员工档案管理的方案.docx

员工档案管理的方案
1. 总那么
1.1制定目的
为保证公司档案科学、完整，为公司资源管理提供真实、有效的依据，特建立此。
1.2适用范围
公司所有在职员工的档案
1.3权责单位
（1）办公室负责本方法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本方法制定、修改、废止之核准。
2. 员工档案管理方法内容
2.1公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人根本情况及、奖惩、职位、薪资变动情况，以下资料纳入公司档案范围内：
（1）个人简历
（2）《应聘人员登记表》或《员工登记表》
（3）身份证复印件
（4）学历证书复印件
（5）驾驶证复印件
（6）劳动（详见附件一）或用工协议（详见附件二）
（7）《员工转正考核表》
（8）《申请薪资调整表》
（9）《调令单》
（10）奖惩记录
（11）与公司签订的其它合同、协议，如保密协议（详见附件
三）、廉政协议（详见附件四）
（12）《离职申请单》
（13）《离职人员结算单》
（14）其它有必要纳入档案的资料
注意：档案单独管理，不纳入员工档案范围内。
2.2档案建立、维护及销毁
（1）人事专员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、调整等资料在调整后的一周内放入员工档案；
（2）员工档案管理人员负责将员工档案按工号统一管理，以便查询；
（3）、员工的档案从在职人员档案中提出，单独保管2年后销毁。
2.3档案查询权限
员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，办公室主任因工作需要可以查阅员工档案，本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经办公室主任同意前方可查询员工档案。
3. 本管理方法所指的员工档案指员工进入本公司后的档案，不含员工进公司前的人事档案。
4. 附件
附件一：《劳动合同》
全日制劳动合同
甲方（用人单位）名称：
住所：法定代表人（或主要负责人）：
乙方（劳动者）姓名：性别：居民身份证号码：
文化程度:住址：
根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等法律、法规、规章的规定，在平等自愿，协商一致的根底上，同意订立本劳动合同，共同遵守本合同所列条款。
第一条劳动合同类型及期限
一、劳动合同类型及期限按以下第项确定。
1、固定期限：自年 月 日起至年 月日止。
2、无固定期限：自年 月 日起至法定的解除或终止合同的条件出现时止。
3、以完成一定工作为期限：自年 月 日起至 终止。
二、本合同约定期，试用期自年 月 日起至年 月 日止。
第二条工作内容、工作地点及要求
乙方从事工作,工作地点在。
乙方工作应到达以下标准。根据甲方工作需要，经甲、乙双方协商同意，可以变更工作岗位、工作地点。
第三条工作时间和休息休假
一、工作时间按以下第项确定：
1、实行标准工时制。
2、实行经劳动保障行政部门批准实行的不定时工作制。
3、实行经劳动保障行政部门批准实行的综合计算工时工作制。结算周期：按结算。
二、甲方由于生产经营需要经与工会和乙方协商后可以延长乙方工作时间，一般每日不得超过一小时；因特殊原因需要延长工作时间的，每日不得超过三小时，但每月不得超过三十六小时。甲方依法保证乙方的休息休假权利。
第四条劳动报酬及支付方式与时间
一、乙方试用期间的月劳动报酬为元。
二、试用期满后，乙方在法定工作时间内提供正常劳动的月劳动报酬为元，或根据甲方确定的薪酬制度确定为。
乙方工资的增减，奖金、津贴、补贴、加点工资的发放，以及特殊情况下的工资支付等，均按相关法律法规及甲方依法制定的规章制度执行。甲方支付给乙方的工资不得低于当地最低工资标准。
三、甲方的工资发放日为每月 日。甲方应当以货币形式按月支付工资，不得拖欠。
四、乙方在享受法定休假日以及依法参加社会活动期间，甲方应当依法支付工资。
第五条社会保险
甲、乙双方必须依法参加社会保险，按月缴纳社会保险费。乙方缴纳局部，由甲方在乙方工资中代为扣缴。
第六条劳动保护、劳动条件和职业危害防护
甲乙双方都必须严格执行国家有关平安生产、劳动保护、职业卫生等规定。有职业危害的工种应在合同约定中告知，甲方应为乙方的生产工作提供符合规定的劳动保护设施、劳动防护用品及其他劳动保护条件。乙方应严格遵守各项平安操作规程。甲方必须自觉执行国家有关女职工劳动保护和未成年工特殊保护规定。
第七条劳动合同变更、解除、终止
一、经甲乙双方协商一致，可以变更劳动合同相关内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。变更后的劳动合同文本由甲乙双方各执一份。
二、经甲乙双方协商一致，可以解除劳动合同。
三、乙方提前三十日以书面形式通知甲方，可以解除劳动合同。乙方在试用期内提前三日通知甲方，可以解除劳动合同。
四、甲方有以下情形之一的，乙方可以解除劳动合同：
1、未按劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的；
2、未及时足额支付劳动报酬的；
3、未依法缴纳社会保险费的；
4、规章制度违反法律、法规的规定，损害乙方权益的；
5、以欺诈、胁迫的手段或乘人之危，使乙方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同致使劳动合同无效的；
6、法律、法规规定乙方可以解除劳动合同的其他情形。
甲方以暴-力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫乙方劳动的，或者甲方违章指挥、强令冒险作业危及乙方人身平安的，乙方可以立即解除劳动合同，不需事先告知甲方。
五、乙方具有以下情形之一的，甲方可以解除本合同：
1、在试用期间被证明不符合录用条件的；
2、严重违反甲方的规章制度的；
3、严重失职、营私舞弊，给甲方造成重大损害的；
4、同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成甲方的工作任务造成严重影响，或者经甲方提出，拒不改正的。
5、以欺诈、胁迫的手段或乘人之危，使甲方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同致使劳动合同无效的。
6、被依法追究刑事责任的。
六、以下情形之一，甲方提前三十日以书面形式通知乙方或者额外支付乙方一个月工资后，可以解除本合同：
1、乙方患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工
作，也不能从事由甲方另行安排的工作的；
2、乙方不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
3、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经甲乙双方协商，不能就变更劳动合同内容达成协议的。
七、甲方依照企业破产法规定进行重整的；或生产经营发生严重困难的；或企业转产、重大技术革新或者经营方式调整，经变更劳动合同后，仍需裁减人员的；或其他因劳动合同订立时所依据的客观经济情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行的，应当提前三十日向工会或者全体职工说明情况，听取工会或者职工意见，裁减人员方案以书面形式向劳动行政部门报告后，可以解除劳动合同。
八、有以下情形之一的，劳动合同终止：
1、劳动合同期满的；
2、乙方开始依法享受根本养老保险待遇的；
3、乙方死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；
4、甲方被依法宣告破产，被撤消营业执照、责令关闭、撤销或者甲方决定提前解散的；
5、法律、行政法规规定的其他情形。
九、劳动合同期满，乙方具有以下情形之一的，劳动合同应当续延至相应的.情形消失时终止；
1、从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业安康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；
2、在本单位患职业病或者因工负伤被确认丧失或者局部丧失劳动能力的；
3、患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；
4、女职工在孕期、产期、哺乳期的；
5、在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄缺乏五年的；
6、法律、法规规定的其他情形。
十、乙方具有本条第九款情形之一的，甲方不得依据本条第六款第七款的约定解除本劳动合同。
第八条违反劳动合同的责任
甲方违法解除或终止本合同，应向乙方支付赔偿金；乙方违法解除本合同，给甲方造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。
第九条双方需要约定的其他事项
第十条 其他
1、本合同在履行中发生争议，任何一方均可向企业劳动争议调解委员会申请调解，也可向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。对仲裁裁决不服的，可以向人民法院起诉。
2、本合同未尽事项，按国家有关法律法规执行。
3、本合同条款如与今后国家公布的法律法规相抵触时，按国家新的法律法规执行。
4、本合同依法订立，双方签字盖章后生效，双方必须严格履行。
5、本合同一式两份，甲乙双方各执一份。
甲方（盖章）：乙方（签字）：
法定代表人（主要负责人）签名：
签约日期：签约日期：
附件二：《用工协议》
用工协议
甲方：
乙方：姓名：身份证号码：
1. 协议期限：
1.1. 本协议期限从年月日起至年月日止。
1.2 .试用期从年月曰起至年月日止。
2. 工作内容及要求：
3.1. 乙方安排在部门岗位，从事该岗位职责范围内的工作。
3.2. 乙方的岗位、职责及工作质量要求，按照甲方的有关规定执行。
3.3. 乙方应完成工作任务，执行平安规程，遵守劳动纪律和职业道德。
3.4. 因甲方生产（工作）情况发生变化或乙方不能胜任该岗位时，乙方应服从甲方的工作安排和调配。
3. 工作时间：
实行标准工时制，乙方每日工作8小时，每周40小时，休息两天。甲方由于生产经营需要而延长乙方工作时间的，应按《劳动法》第四十一条的规定执行。
4. 劳动报酬和支付时间：
4.1. 乙方的月工资为元，甲方于每月 日发放，不得无故拖欠。
4.2. 乙方工资的增减，奖金、津贴、补贴、加班加点工资的发放，以及特殊情况下的工资支付等，均按相关法律法规及甲方依法制定的规章制度执行。
5. 劳动纪律：
乙方应严格遵守国家各项法律规定，遵守甲方的工作标准、操作规程、劳动平安卫生制度等各项规章制度，包括《员工手册》中写明的各项规定和要求。同时，保护甲方财物，保守甲方机密，维护甲方利益，服从甲方的领导、管理和教育。
乙方违反劳动纪律，甲方可对其进行批评教育，直至按有关规定给于必要的纪律处分和解聘。
6. 协议的终止、变更、续签和解除：
本协议期限届满时即终止，由于生产、工作需要，在双方同意条件下，可续签协议，并应提前1个月办理续签协议手续。
经双方协商同意，可以变更协议有关内容并办理协议变更手续。
甲方可以根据国家有关规定和生产经营状况解除本协议。
有以下情形之一者，乙方可以解除本协议：
经国家有关部门确认，生产平安、卫生条件恶劣、严重危害员工身体安康，甲方又不加以改善
甲方违反劳动协议或法律、行政法规，侵害乙方合法权益的。
任何一方提前解除协议，均应提前15天通知对方。
7. 违反本协议的责任：
甲乙任何一方违反本协议，给对方造成经济损失，应当根据后果和责任大小，向对方支付赔偿金。
乙方在合同期内，由甲方出资进行职业技术培训，当乙方在甲方未满约定效劳年限解除协议时，甲方可按实际支付的赔偿费（包括培训期间的工资）计收赔偿金，其标准为每效劳一年递减实际支付的培训费总额的50%。
乙方违反本协议中保守商业秘密和技术秘密的约定，对甲方造成损失的，应当依法承担赔偿责任。
8. 其他：
本协议如有未尽事宜，凡属国家规定的，按有关规定执行；凡属国家没有规定的，甲乙双方可协商修订、补充。
本协议一式二份，甲乙双方各执一份，双方签字盖章后即生效。甲方：乙方：
签订日期：年 月 日签订日期：年 月 日
附件三：《保密协议》
保密协议
我同意与（以下简称公司）雇佣关系成立的前提条件之一是我本人签署本雇员保密协议（以下简称本协议）。
一、保密信息
1、“保密信息”是指专有信息、具有保密性质的信息、技术资料、商业秘密或专有技术，
具体包括以下各项与公司有关的专门信息。
（1）产品信息。包括产品有关的计算机软件（包括原码和目标码）、硬件、固件及产品方案、效劳、客户资料和客户（包括但不限于本人于受雇期间曾因业务往来而拜访过的或逐渐熟悉的公司客户）等；
（2）技术信息。包括工艺流程、制造程序中的数据及统计、产品质量以及分析方法；
（3）市场信息。如：销售价格、销售收入、应收款项、客户情况、竞争对手情况等；
（4）贸易秘密、销售策略、方案、方法和手段；
（5）所有与财务有关的信息，如：财政预算、本钱状况、公司日常开销情况、银行借贷情况、固定资产规模、公司负债状况等；
（6）公司人力资源管理的各种信息，如：公司的职位等级、薪酬标准、流失率、组织结构等，以及本人及他人的工资和各项补贴；
（7）公司专有的与公司业务有关的各类文件；
2、我同意在本人受雇期间对以上所定义的保密信息必须审慎对待并严守秘密，除非为公司或集团（“集团”一词专指公司的控股公司）之利益，不得使用保密信息。未经公司的书面同意，不得向公司外部人员或内部无关人员提供或披露保密信息，也不得将保密信息用于内部无关员工或外部第三者的事务中。
二、创造
1、在受雇期间，本人单独或与他人合作制造、创作、设计或以其他方式获得的创造、
新著、创作、设计、改良、工序、专有技术等，无论上述内容能否申请专利或注册，本人都应及时地以书面形式通知公司，并向其披露详细内容。假设该履行以某些人（包括但不限于任何合作创造者）的同意为前提，本人应及时通知他们。
2、在法律允许的范围内，公司对我于受雇期间所取得的任何创造享有完全的、绝对的、排他的所有权。该创造、作品在中华人民共和国专利法及著作权法中分别被界定为“职务创造”及“职务作品”。
三、记录的保存及返还
1、我同意并确认对我直接、间接从公司处获得的或工作中创造创造的所有文件、
记录、数据、笔记、报告、来往信函、说明、蓝图及纲要，不管上述内容是否涉及保密信息，公司均享有排他的、绝对的财产所有权，公司得在任何时间获取之。
2、我进一步同意并保证，我在受雇期间或在离任之时，应按公司的要求，毫不拖延地返还和送交所有上述文件及记录，我不能以个人名义占有或控制，也不能以任何方式再次、复制或传递给任何人。
四、我同意，在与公司结束雇佣关系后（24个月内），本人均不能直接地或间接地通过
任何手段为自己、他人或任何实体的利益拉拢、引诱、招用或鼓励之手段使公司雇员离职或试图拉拢、引诱、招用、挖走公司雇员。不得直接或间接转移或试图转移公司的任何客户。更不得泄漏公司的任何保密信息。
五、我同意，在与公司结束雇佣关系后三年内不得从事IC卡智能气表、水表及机具行业，
不得在与公司有竞争关系的行业和企业中工作。
六、我同意，任何违反本协议的行为均属于严重违反公司规章的行为，公司可以对本人进
行处分，甚至解除劳动合同，并有权要求本人赔偿公司直接或间接的任何经济损失，如损失难以计算，我同意承担根本赔偿金为人民币伍万元。如有必要，本人将承担相应的法律责任。
七、本协议包含并取代以前所有本人与公司就该主题进行的商定及达成的任何书面或其
他形式的协议。本协议内容之修改、修正以及本协议项下权利之放弃，必须由受约束方以书面形式作出并签字前方可生效。公司就本人的工作职责、薪水与酬金及其他事项的调整并不影响本协议的效力及适用范围。
八、特殊约定事项：
九、本协议在本人无论任何原因离开公司后三年内继续有效。
本协议一式两份，公司和本人各持一份
公司：部签署人：
盖章：年 月 日
附件四：《廉政协议》
廉政协议
为推进公司廉政建立，加强各部门员工廉政意识，保障公司和员工的实际利益，本人自愿与签订廉政协议（以下简称本协议）。具体内容如下：
1. 以公司的利益为重，选择信誉好、性价比高的供应商，并尽量抵抗供应商的无端涨价行为。
2. 在工作中应厉行节省，反对铺张浪费。
3. 不利用职权和工作之便暗示所属部门与自己的亲戚或朋友做生意；如有亲戚或朋友承接采购或其他敏感业务，须报总经理审批。
4. 不以各种名义到供应商处“吃、拿、卡、要、报”；不与公司有业务联系的单位借钱（包括私人借支）、赌博或有意识的变相享受消费。如有发生以上行为，本人愿承受实际金额三倍的赔偿和记过处分，对所发生的事件承担相应责任。
5. 不从事有偿中介活动，不利用职权干私活，在采购中决不吃回扣。私下收受回扣、有价赠券、消费卡等行为视为受贿行为，公司有权追究其法律责任。
6. 本协议与劳动合同同时签订，一式三分，双方各执一份，一份存入人事档案，经双方签字盖章后生效。
员工档案管理的方案xx-09-14 10:56
一、目的：
为标准员工在公司内部及外部的资料管理，特制订本方法。
二、范围：
天津某实业所有员工的档案管理均需按本方法执行。
三、定义：
1. 外部档案指员工在人才效劳中心存档的人事档案；
2. 内部档案指员工从入职到离职，所有岗位异动、薪酬异动、身份证明、资料、资质证明等资料；
四、权责：
1. 人事企划部负责对本方法的修订及执行；
2. 员工负责个人资料的提供；
3. 人事企划部负责对员工资料的、记录及保管；
五、管理要点：
1. 内部档案
1）为使公司全面掌握解员工的根本情况，从员工进入公司之日起，
人事企划部应为每名员工建立个人内部人事档案。
2）内部人事档案包括以下员工本人资料：
a. 根底资料（复印件）：
身份证
户本
学历证书、学位证书
专业技术职称证书
职业资格证书
退休证
与原单位的《解除/终止劳动合同证明书》
b. 应聘资料：
《入社志愿书》
应聘资料（简历等）
某防疫站出具的“安康检查报告”、照片等相关资料；
c. 录用、转正手续：
《试用期满考核表》
员工签字的《入职确认书》
员工签字的《个人档案及社会保险关系确认书》
d. 异动资料：岗位异动记录、薪酬异动记录、辞职/辞退资料；
e. 奖惩记录、考核记录、培训记录等资料；
f. 其它有价值的资料。
3）员工人事档案中包含的资料内容发生变化时，员工本人应及时报告人事企划部；
4）如果员工提供了虚假信息（如：学历证明、工作经历等），一经查证，做解除劳动合同处理；
5）人事档案的保管应遵守保密规定，借阅人事档案须经人事企划部同意；
6）为保护员工隐私，未经同意不得随意出示人事档案、不得将人事档案带出公司、不得复印。以下情况除外：
a. 因工作需要查阅、使用人事档案的；
b. 公安、保卫部门由于特殊需要，查阅、使用人事档案的；
c. 其它必须出具人事档案的情况；
7）员工档案、信息保管人员如将员工档案信息内容泄露，做解除劳动合同处理；
8）员工离开公司时，内部人事档案由公司保存。
2. 外部档案
1）员工应在转正后30日内将档案调入公司，特殊原因无法调入的应提交存档证明原件；
2）人事企划部担当负责将员工档案转入“某人才效劳中心”存档，公司负担存档期间所发生的费用；
3）员工离职后15日内，须将人事档案转出。逾期不转者，须支付由此产生的各项费用。
六、参考文件
《入社志愿书》《入职确认书》《试用期满考核表》《员工异动申请表》《员工奖惩审批表》 《辞职书》 《个人档案及社会保险关系确认书》
七、政策之解释及修改
1. 此方法的任何修改，公司将以书面公告形式通知。
2. 事企划部负责此政策之解释。
3. 此规定自发布之日起生效，之前相关规定文件作废。