财务数据及资料对外输出管理制度.docx

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财务数据及资料管理制度
为加强财务数据及资料的管理和监督，确保财务数据及资料的及时、准确、完整，做好财务数据、资料的保密和归档管理工作，根据本公司的内控要求，制定此规定.
第一条适用范围
本规定适用于公司全体员工.
第二条财务数据及资料定义
本规定所指“财务数据及资料”，指财务部通过直接或间接方式提取、获得的反映公司整体或某一方面经营情况的文件。
它的形成方式主要是：（1）通过业务管理、财务管理等系统产生、提取；（2）通过手工分析、整理等形成；（3）由我方主动或被动通过外部监管机构、中介服务机构产生.
它的存在形式可以是：电子文档、纸质文档。
第三条 财务数据及资料的外部报送
外部报送是指以本公司的名义向本公司以外的其他单位进行数据及资料的报送。必须按照报送日期、报送用途、接收单位及部门、资料内容、数量、资料印章情况、经办人及备注等填写《外部资料报送登记审批表》，经申请部门负责人签批后，由财务部负责人审核并签字批准，方可对外报送。
第四条财务数据及资料的内部提供
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内部提供是指以财务部名义向本公司内的其他部门进行数据及资料的提供.必须按照需求日期、内容、使用部门、数据用途、接收人、经办人、备注等填写《内部数据提供登记表》，经申请部门负责人签批后，由财务部负责人审核并签字批准，方可提供。接收日期、接收人，由数据使用部门的数据接收人员填写并签字确认.
第五条数据需求分类
根据数据及资料的需求时间不同，分为定期和临时的数据需求.
（1）定期，是指每月固定时间段内必须报送或提供的数据及资料；
内部各部门有此数据需求，必须填写《财务数据需求申请单》，并由部门负责人签字，交至财务部，由财务部负责人批准后方可备案，每月按时提供。
（2）临时，是指不定期的临时性的数据或资料需求；内部各部门有此数据需求的，每次都必须要填写《财务数据需求申请单》，并由部门负责人签字，交至财务部，由财务部负责人批准后予以提供。
第六条 电子档数据、资料操作要求
电子档数据及资料的报送及提供,必须进行如下操作：
（1）电子表格形式的数据对修改权限设密；
（2）电子文档形式的数据及资料以PDF格式；
（3）以电子邮件的形式发送，需保存至已发邮件中；不许直接用U盘或是相关软件直接发送，电子信箱中的已发邮件记录保存期为一个会计年度.
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第七条数据及资料的归档及管理
建立外部报送资料及内部管理档案，并按日期顺序进行归档,如有资料的查阅需要，必须填写《归档数据查阅登记表》；如需要使用，按本规定第二条、第三条规定办理。
第八条处罚措施
相关部门不按本规定办理的，财务人员有权利拒绝提供数据；财务部各岗位工作人员，不按本规定办理的，一经发现按相关规定处理。
第九条 本规定由财务部负责解释。
第十条 本规定自2015年8月1日起开始执行。
第十一条附件：
1、 外部资料报送登记审批表；
序号
日期
用途
接收单位
/部门
资料
内容
数量
印章
情况
经办
申请部门负责人
财务部
负责人
备注

2、内部数据提供登记表;
序号
日期
用途
使用部门
资料
内容
数量
接收
经办
申请部门负责人
财务部
负责人
备注

3、财务数据需求申请单;
4、归档数据查阅登记表。