行政收发文管理制度-规范和完善各部门对文件的管理.doc

1.目的
为更好规范和完善公司各部门对公司行政收发文的管理，特制定本制度。
2.范围
适用于公司内部各部门行政类文件的收发管理。
3.使命
3.1行政部：负责公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的保管、管理、归档工作及外来行政单位行政类文件的承办、归档工作。
3.2各部门：负责本部门文件的起草、保管和管理工作。
3.3总经理负责及时对各类文件的审批工作。
4.内容
4.1 文件分类。
行政类文件公司内部行政收发文和公司外部行政单位行政收发文，公司内部行政收发文是指以各部门为单位之间的收发文，如请示、报告等，由各部门负责起草、收集、整理。公司外部行政收发文是指公司与外单位之间公文往来，由公司行政部负责起草、收集整理及归档。
4.2文件的保管。各部门文员负责本部门文件的保管。

公司内部行政类文件收发文，应按规定的编号要求编制，各部门文件的编号：
行政部：JFWX***〔文件序号〕
物流部：JFWW***〔文件序号〕
生产部：JFWS***〔文件序号〕
质检部：JFWZ***〔文件序号〕
计财部：JFWJ***〔文件序号〕
业务部：JFWY***〔文件序号〕
前面字母部分为各部门行文代号，后面为文件序号，文件序号每年1月1日重新从001开始编号。
4.4文件的起草、审核、批准和发放、归档。
文件的起草。各部门文件的起草由所在岗位人员负责起草。公司对外文件，由行政部负责起草。公司各类文件的编写必需按照行政部规定的格式进行编写。
各部门文件由各部门主管进行审核后发文，然后上报；公司对外文件由总经理进行审核后发文。
文件的批准。由公司总经理进行批示后执行或处理。
4.4.4关于一些知晓性文件，如通知、规定类的文件，经总经理批准后，由起草部门复印后分发到各部门，文件正本归档保管。
关于一些承办性文件，经总经理批示后，交由承办单位承办。承办单位处理完毕后，在文件上写上处理结果，然后交由文件起草部门存档保管。
4.4.5文件的归档。所在部门文员负责本部门文件的归档工作，所有归档文件应该是“正本〞，而不能是复印件或 件等。
4.4.6文件的发放。各部门发文，各部门文员应在《发文登记表》上登记。各部门之间文件的传递发放时，应让接收部门人员在《收文登记表》上签字。
4.4.7外部单位行政文件。
公司对外单位行文，由行政部负责编制，经总经理批准后寄发至外单位。
外单位来文由行政部登记后，交总经理进行批示，然后由行政部负责承办及归档。
4.4.8各部门文员每年年初负责将上一年度的文件整理完毕后，统一交档案管理员归档。
5.相关记录
《发文登记表》
《收文登记表》
6、相关文件
《文件控制程序》
《档案管理制度》

序号
作 业 流 程
责任部门
责任人
相关表单
作 业 内 容
1
归档
保管
处理
发放
总经理批示
编号、登记
起草
审核

各部门
各部门有关人员
公司报告格式
各部门有关人员将必需要上报的事项编写成报告或申请。
2
各部门
各部门主管

各部门主管负责审核本部门人员必需上报文件。
3
各部门
各部门文员
《发文登记表》

各部门文员负责按上述文件规定的要求编号，并进行发文登记。
4
总经理室
总经理
《收文登记表》
总经理负责按时对文件进行批示。必需发放的文件和各部门之间文件的传递，应做好签收登记。
5
各部门
各部门主管

各部门主管主持做好总经理批示问题。
6
各部门
各部门文员

文件处理完毕后，由本部门起草的，文件应将该文件“正本〞归档保管，由其它部门起草的，应注明处理结果，将“正本〞归还起草部门。
各部门
各部门文员

各部门文件每年年底将上一年度文件整理并移交档案管理员，由档案管理员进行整理、归档。