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[规章制度]公司文件管理制度
公司文件管理制度
公司文件管理制度〔一〕
一、总则
第一条为减少发文数量，提升办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，依据有关规定，结合企业实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理
第三条公文的签收
1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均必需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口〞核定，如果其中一项不对口，应马上报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均必需由秘书依据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条文件的传阅与催办
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示〞、“拟办看法〞，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作必需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5、行政秘书对文件负有催办检查催促的责任，承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放或分散，如必需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
三、文件借阅和清退
第六条各部门有关人员因工作必需要借阅一般文件，必需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。
第七条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不同意拆卷和在文件上勾画等。
第八条各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
四、文件的立卷与归档
第九条文件的归档范围
凡以下文件统一由行政秘书归档：
1、企业领引发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领引发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等；
2、各种专业例会记录；
3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
4、有储存价值的客户资料及处理结果；
5、企业日志和大事记。
第十条立卷要求
1、文件的立卷应按照内容、名称、、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要保持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
五、文件的销毁
第十一条关于多余、重复、过时和无储存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。
六、附则
第十二条本制度解释权归行政部。
第十三条本制度自公布之日起执行。
公司文件管理制度〔二〕
〔一〕总则
第一条爲减少发文数量，提升办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，依据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办〔以下简称两办〕归口管理。
〔二〕收文的管理
第四条公文的签收
1、凡来厂公啓文件〔除厂领导订啓的外〕均由厂收发员登记签收〔由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外〕後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均必需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应马上报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登
记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。
2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人储存。
第六条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均必需分别由两办主任〔或副主任〕依据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导〔或分管领导〕亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。
3、爲加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天〔特别状况例外〕。
第七条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办看法两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作必需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5、两办机要秘书对文件负有催办检查催促的责任，承办部门接到文件、函电应马上指定专人办理。不得将文件压放分散，如必需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
〔三〕发文的管理
第八条发文的规定
1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各群衆团体、部门必需要向上反映汇报重要状况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。
3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围：
1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、党委、厂部下发文件主要用於：
〔1〕公布全厂规章制度；
〔2〕转发上级文件或依据上级文件精神制订的工厂文件；
〔3〕公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
〔4〕公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
〔5〕公布有关奖惩决定和通报；
〔6〕其他有关全厂的重大事项；
3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：
〔1〕对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
〔2〕同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布暑、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件公布。
5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函〔应各自编号备查〕不用厂部名义发文。
〔四〕发文程式与要求
第十条发文程式规定：
1、各单位元必需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际必需要草拟文件初稿；
3、草拟文稿必需从全厂角度出发，做到状况确实、观点鲜亮、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5、两办应依据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行检察和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6、经两办检察修改後的文稿，送部门主管领导核稿〔对文稿内容、质量负责〕；
7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；
8、必需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；
10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；
11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实状况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
〔五〕文件的借阅和清退
第十一条各部门有关工作人员因工作必需要借阅一般文件，必需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不同意拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。〔一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清〕。如发现文件丢失，必需及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
〔六〕文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围：
1、凡以下文件统一分别由两办负责归档：
〔1〕上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
〔2〕党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领引发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
〔3〕厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
〔4〕厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
〔5〕有储存价值的人民来信来访记录及处理结果；
〔6〕叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
〔7〕上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；
〔8〕反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
〔9〕工厂日志和大事记；
〔10〕工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要保持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆〔室〕移交，清单一式两份。〔接交单位各留存一份备查〕。
〔七〕文件的销毁
第十七条对於多馀、重复、过时和无储存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
公司文件管理制度〔三〕
第一章总则
第一条为强化公司文书档案、声像档案资料的管理工作，确保文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制定本规定。
第二条负责档案资料的归档催促和日常管理工作。对档案资料必需按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有储存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
第三条保持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并催促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章文书档案立卷归档方法
第一节文件资料的收集管理
第四条凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。
第五条一项工作由几个部门参加办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。
第六条公司员工外出培训、学习、视察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必需将有归档价值的文件资料向本部门档案员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才给予核报差旅费。
第七条各系统、部门档案员的使命：
〔一〕了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。
〔二〕认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平常收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。
〔三〕承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。
第二节归档范围
第八条重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。
第九条上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。
第十条公司对外的正式发文与有关单位来往的’文书。
第十一条公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。
第十二条公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录〔表单〕及工作简报。
第十三条信访工作资料。
第十四条公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。
第十五条公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。
第十六条公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。
第十七条公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第十八条公司保密制度中规定的保密范围材料。
第十九条公司重要设备档案、财会档案材料。
第三节平常归卷
第二十条各部门都要建立健全平常归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。
第二十一条各部门应依据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平常文件资料归卷使用的〞案卷类目〞。〞案卷类目〞的条款必需简明确切，并编上条款号。
第二十二条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。
第二十三条档案员应及时将已归卷的文件资料，按照〞案卷类目〞条款，放入平常储存文件卷夹内〞对号入座〞，并在文件处理登记薄上注明。
第四节立卷
第二十四条立卷工作由相关部门档案员配合，档案员负责组卷、编目。
第二十五条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十六条归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十七条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十八条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十九条卷内文件资料应区别不同状况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第三十条卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。
第三十一条永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十二条有关卷内文件资料的状况说明，都应逐项填写在备考表内。假设无状况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十三条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清楚。
第三十四条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
〔一〕案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
〔二〕案卷各部分的排列格式：软卷封面〔含卷内文件目录〕一文件一封底〔含备考表〕，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内储存。
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