综合部-办公用品管理制度.docx

办公用品管理制度
第一章总则
第一条目的：为进一步规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为，提高办公用品使用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费，特制定本制度。
第二条适用范围：公司总部及各分公司。
第二章具体规定
第三条 办公用品的管理责任部门：办公用品的管理统一归为人事行政管理中心-综合部。
第四条办公用品分类
办公用品按使用的性质分为易耗低值品和耐用办公品。
1. 易耗低值品：主要指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、A4纸、笔记本、印泥、文件夹、复写纸、大头针、回形针、线插板、钉书机、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。
2. 耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用的办公用品。
第五条办公用品的采购
1. 办公用品、文印用品等行政用品的购买由各部门在年初部门计划中显示，并列入预算，一次购买金额达3万元以上，或年消耗量达5万元以上的，经主管上级、分管副总、总经理审批后由公司组织统一招标。
2. 不在招标范围内的办公用品由行政办统一采购。行政办要做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
3. 行政办于每月底编制出当月各部门办公用品使用情况、费用统计表和下月公司办公用品使用计划，报分管副总、总经理审核。
4. 每月1日，负责办公用品管理的仓库保管员（以下简称仓管员）根据审批过的当月办公用品使用计划，结合办公用品库存情况，提出书面采购建议（含库存情况）。
5. 采购人员根据仓管员的书面采购建议，填写采购申请单（附件1）。采购固定资产办公用品时，要有财务部审批意见。购买2元以下办公用品由部门主管审批，2至5元的要经分管副总经审批，5元以上的要经分管副总和总经理审批；购买非常用或专属办公用品时，由申购部门填写采购申请单，由部门负责人、行政人事主管、分管副总、总经理审批同意后，交由采购人员予以采购。
6. 审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签订合同的，按照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购，采购人员可凭审批后的采购申请单到财务部借支现金，进行采购。
7. 常用办公用品至少要保持五天的安全使用库存。
8. 人事行政管理中心要加强对办公用品采购、仓库保管的监督和管理，如发现采购人员和仓管员有违规行为，视情况轻重给予警告、书面检查、停职、开除等处分。
第六条办公用品的入库
1. 采购人员在采购后半日内，凭借采购申请单、对方出具的物资
清单、发票等到仓管员处办理办公用品入库手续，未经入库不得领用。
2. 仓管员办理入库时须核对采购申请单、发票与实物是否一致后，方可办理入库手续，填制办公用品入库单。采购经办人、仓管员、行政人事主管在入库单上签字。
3. 仓管员凭入库单登记存货数据和相关账目。
第七条 办公用品的保管、申请、领用、使用及管理
1. 备用的办公用品由仓管员统一进行封闭保存，并实行每月盘存制。行政办于每月末后两天进行办公用品的盘存，盘存内容包括库存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况，并让相应的保管人签字确认，以确保耐用高值品的使用效率。
2. 办公用品的领用都需要填写《办公用品领用申请单》（附件2），易耗低值品由部门负责人、行政人事主管审查批准，耐用高值品的申请由部门负责人、行政人事主管、分管副总、总经理审批。
3. 各部门凭借审批过的《办公用品领用申请单》到仓管员处领取所需办公用品。领取人要在《办公用品发放表》上签署本人姓名和领取日期。涉及耐用高值品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。
4. 已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%, 50%, 20%的损失赔偿比例。损失由财务部计算计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）
第八条办公用品的报废
公司对耐用高值品的报废实行审批管理。各部门如有耐用高值品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。
1. 对一些简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。
2. 可维修品出现问题的应当提交《办公用品报修单》（附件3）至行政办，由行政办联系专业维修人员统一处理。
3. 对维修不成的耐用高值品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过行政办的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》（附件4），经所属部门负责人、行政办、财务部签字确认后，报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过10元的，须报请分管副总批准;原购买价值单件超过30元的，须报请总经理批准。
4. 耐用高值品在经过报废审批后，由行政办进行回收处理，以求尽可能的开源节流。
5. 耐用高值品完成报废程序后，应当从《耐用高值品登记表》内核销，核销时须附上《办公用品报废申请单》。
第九条辞职清退情况处理
对于辞职、离职或不在公司工作的员工，须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资领取事项。
第三章附则
第十条本制度由人事行政管理中心制定，并负责解释。
第十一条本制度自下发之日起执行。
附件2
办公用品领用申请单
领用部门
领用人领用日期

办公用品名称
数量
用途
使用人
备 注

部门负责人：
行政人事管理中心：
分管副总理：
总经理：

附件3:
办公用品报修单

设备名称

报修部门

使用人

设备编号

故障现象

处理结果或建议

报修部门意见
负责人签字：年 月日
维护人员签字

备注或其他

综合部签字

报修时间:
编号:

附件4:
办公用品报废申请单
申请人：所属部门：一年一月一日
办公用品名称
报废日期
申请报废原因
所属部门
备注

所属部门：
总经理：
人事行政管理中心：
分管副总：
财务部：