连锁酒店组织架构及财务采购流程.docx

2.1 -公司组织结构根据公司业务发展的需要，CEO、主管总经理所主管的部门可以调整，执行纵向扁平化横向紧密配合的管理体系，提供执行和决策效率。2.2 -公司部门主要职责商务部职责：负责公司连锁店的发展,包括直营店和特许经营店等-市场信息寻找，可行性方案测算-商务谈判-合同签订及后续协调市场部职责：负责公司统一的市场和销售工作以及中央预订的管理-销售政策制定，对直营店销售辅导和培训-市场推广和促销活动的发起和组织-客户忠诚度计划制定、执行和维护-家宾俱乐部和家宾卡会员促销和管理。-公司和直营店VI系统的实施和管理-自身媒体：-通讯、网站等建设-包括媒体在内的公共关系-广告活动-中央预订平台-客户服务工作，包括投诉处理、客户调研、宾客满意度调查分析等-市场研究，包括市场调研、竞争对手分析等运营部职责：负责直营店日常运营管理-酒店开业准备质量管理体系的执行与维护直营店的质量管理，执行各项质量检查计划：自查、互查和总查计划、暗访计划特许店和连锁酒店的质量检查、评判和反馈特许经营店的特许管理和工作协调品牌部职责：负责-酒店运营的品牌标准-制定和维护-运营服务的品牌标准-建立和维护-公司的培训体系：包括大学、直营店培训、店长见习制度的实施-围绕-品牌，设计和组织服务技能比赛：如“微笑大使技术部职责：-PMS系统的安装和维护-开发和维护-中央预订系统CRS-开发和维护-酒店的管理平台-酒店和公司的计算机、数据和语音系统的设计、采购及维护人力资源部职责：-人才招聘，主要是店长级和公司管理人员-考评工作，并建立人事考评档案-薪酬和福利制度的制订-企业文化的建立-直营店人事制度的辅导和监督-员工满意度调查和分析汇总财务部职责：-制定-财务管理制度和规定-日常财务工作-日常费用控制-法律工作，如合同的审批-选派酒店会计和出纳人员行政采购部职责：-负责-集中米购物品的米购-负责-VI应用品客用品、印刷品的制作-公司日常行政工作工程部职责：-提供项目的工程概算和预算-负责酒店的装修改造-负责酒店日常运营中的设备系统的维护保养2.3直营店组织结构(5.0财务管理制度5.1财务管理体系(1) 分店核算、公司汇总、统一纳税(2) 公司本部财务部*财务总监财务顾问*财务经理*会计*出纳(3) 分店财务人员配备*会计1名*出纳兼文员1名(4) 领导关系业务上：公司财务部统一领导，负责人员5.2财务工作职责公司财务部(1) 公司总部及分店财务制度建立并实施(2) 对公司资本性运作进行控制(3) 编制各部门及分店预算，并监督执行(4) 贯彻落实各部门及分店经济效益及财务考核评价指标(5) 汇总财务报告(6) 各店资金的筹集、调配、收缴和监督使用(7) 各店财务核算及制度执行情况检查落实(8) 分店财务人员考核评价(9) 分店财务人员业务培训直营店财务(1) 建立分店财务核算总帐及明细帐(2) 核算分店营业收入及业务支出情况(3) 核算各分店固定资产的购置、报废并按规定计提折旧(4) 按制度规定预提、分摊各项费用(5) 核算分店人员工资、福利费。建立固定资产、低值易耗品、物料用品三级帐，固定资产建卡，并负责核算、盘点(6) 编制财务报表并按时上交5.3年度预算(1) 公司按部门划分利润中心及费用中心-利润中心：各直营店、市场销售及商务部-费用中心：品牌部、品牌G&A(2) 各中心年初制定全年收入及支出预算(3) 财务部汇总预算(4) 每月预决算比较(5) 年终考核5.4提交月报和日报提交月报表直营店报表(1) 资产负债表(2) 损益表(3) 现金流量表(4) 现金流量附表(5) 直营店经营情况明细表(6) 管理费用明细表(7) 财务费用明细表(8) 应交各种税费明细表(9) 营业外收支明细表(10) 在建工程明细表(11) 应收帐款、其他应收款明细及帐龄表直营店报表核算期间，每月1日至30日(或31日)直营店报表上缴日期，每月5日上午，节假日顺延直营店报表盖章签字(1) 直营店店长盖章(2) 直营店会计人名章(3) 直营店财务章5.5签字审批流程直营店签字审批流程(1) 单项支出20元以下，店长签字审批(2) 单项支出20元以上，公司领导签字审批(3) 正常客用品支出，各店申请，店长审批，公司集中采购，直营店付款(4) 固定资产购置、售出及报废，分店申请，公司领导审批，直营店付款异地签字审批形式(5)(6) 假设审批环节多于3人， 影响效率和申请单清晰度，可以email审批，财务付款时将email打印出来作为附件5.6直营店资金管理(1) 直营店继续实行收支两条线的规定(2) 直营店备用金：银行RMB 5万，现金2万(3) 现金低于RMB 0.5万，向公司申请补足(4) 存款高于RMB 5万，高出存款划拨公司总部帐户5.7直营店资产管理(1) 应收帐款-各店应收帐款由各店负责催收-月末个人借款假设未结清(包括出差等因公借款)可直接从工资中扣除(2) 存货-收：使用部门验收签字-发：领用需店长助理签字-存：文员负责收发存记录(3) 固定资产* 建帐：三级帐* 设卡 采购审批权限：公司领导* 折旧年限：按制度规定5.8采购申请流程(1) 各店申请，公司集中采购，公司统一配送，分店付款食品原材料、库存商品除外，由分店自行采购(2) 采购负责部门：公司财务部(3) 比价政策* 金额10,01,0元，提供不少于2家报价* 金额1,05,0元，提供不少于3家报价* 金额大于5,0元，提供不少于4家报价* 垄断行业除外* 每次采购需注明上次采购价格及库存数量(4) 米购申请流程A. 工程设备/项目采购(a) 项目经理：提供可选方案，包括供应商、技术参数、价格、品牌、品质、规格、型号、外观、颜色等。必要时征询店长意见。(b) 工程部经理：(c) COO审批(d) 财务部：商务洽谈价格、条款(e) CEO审批(f) 财务部：签订合同B. 工程设备/项目付款(a) 项目经理申请：提供验收单(含数量、质量)发票(b) 工程部经理签批：必要时店总经理会签(c) COO签批(d) CEO签批(e) 财务部付款C. 客用品采购(a) 店长申请，提供数据：数量、金额、库存、使用期限(b) COO审批(c) 财务部核对数量、金额(d) CEO签批(e) 财务部采购(f) 供应商送货，验货(质量、数量)(g) 店长：凭验收单付款，付款时间根据合同执行备注：一般印刷品(表格、信封、信纸等)采购流程同上。D. VI印刷品采购(a) 店长申请，提供数据：数量、金额、库存、使用期限(b) 主管市场部总经理审批(c) CEO审批(d) 对已定型的VI应用产品，财务部直接采购(e) 对未定型的VI应用产品，由市场部设计确认后，财务部采购5.9直营店消费签单(1) 适用范围：免房、店内宴请(2) 签单权限：公司主管总经理(副总裁)以上领导、各店总经理(3) 公司各级领导及员工在店消费：以现金结算(取消代用券),价格优惠，报销凭杂项收入转帐单(盖财务章)，注明：事由、招待单位/人员、总人数、我司参加人员、原金额、折扣后金额等；(4) 工作餐：无签单，直接付现；各店总经理每月签单须填写“内部资源使用申请单，注明：使用资源名称、数量、金额、事由、招待单位/人员、总人数、我司参加人员等，签单每月汇总后交公司财务部(5)