物料供应管理制度-购买计划、采购基准、物品保管规定.doc

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物料供应管理制度

受控状态
文件编号：QP17 版本状态：0/A
生效日期：2018/03/01
编制

批 准

第一条 供应事务的方针

1、供应部门必需常常从经济与使用效果两个方面出发，选择最合适的物品。
2.、必需认真制订并检察采购计划，努力掌握采购技巧与技术；并且常常能站在公司的全局态度上，冷静思索与推断，谋求最有利的采购机会。
3、与供应商协调好关系，努力提升自身的谈判地位，以最小的代价与最正确的采购条件，达成每一笔交易。
4.、避免供应业务给整个公司整体事务运作带来不利影响，有效地安排好物品的采购与供应工作。
5.、强化成本意识，在不影响各部门事务工作正常展开的前提下， 严格控制物品的收发领用量，杜绝一切浪费与不当消耗，保管好物品，使供应工作及时、准确。
第二条 供应事务的机构

1、供应事务分别由定购、验收入库与保管出库三个组承当，不同事务不得由同一个人兼管。
2、为了使供应工作专业化，使供应人员具有较高的商品知识、市场交易知识以及与供应商打交道的技能，可以按物品品种，如印刷制品、消耗品、杂品与器具等等，来划分各供应人员的职务工作。

3、主管科长乃至主管部长，有责任落实供应事务的方针，使供应机构的工作能紧紧围绕方针展开。
4、为了常常地把握市场中合适且合格的物品，从各部科选拔合适的人选，组成“供应物品研究委员会〞。
5、定期或不定期召开“恳谈会〞，邀请相关行业的关系户，共同探讨有效的供应问题，收集有关物品的信息，把握购买市场的方向。
6、定期与物品生产制造企业、中间商、批发商以及相关的协作企业进行联系，把握动向。
第三条 供应设置

1、定购、验收与保管三个组必需分开设置，但又不能完全割裂开来；分组设置以及有关布局要便于三个组彼此联系。
2、定购组的事务室，要布置在便于外来联系业务者进出的位置。有关接待业务尽可能规范化与程序化，包括应答、交涉与接洽的语言都尽可能规范化。
3、物品接受与检验或盘点，尽可能设置在宽广的场所，并配置适当的设备，以便进行充分的检验与核对。验收环节不充分，后患无穷，质量不合格，或数量不够等等，都成为本企业的损失。
4、保管场所一定要有遮掩与隔离，领用者或其他部门人员，不得或不能随便进入物品保管场所与仓库。
第四条 购买计划

1、供应物品的采购，原则上有计划，按批量统一进行。任何零星、分散的、无计划的采购，都会加大采购成本，并且不能保证获得最合适的物品。
2、定购组应该常常地对主要中间商与生产企业，以及市场状况进行调查研究，并把各种调研结果记录下来，汇编成册。并且， 由一线人员天天记录物品市场的价格变动状况，以及商品目录变动状况，使本公司的定购与交易谈判工作更富有计划性。
3、平常注意各种有利的交易条件，包括交货期、规格、支付条件、物品退换、折扣、送货与交货条件、交易方式，以及有关定购与接货事务等等。
4、如果分事业单位所在地的物品价格便宜，或者在当地采购合算，不必按总公司的采购计划进行，同意按以下程序进行当地采购：
〔1〕 填写“当地采购申请传票〞〔一式三份〕，其中两份交总公司供应科。在申请传票中如实写清当地的价格。
〔2〕 供应科据此进行测算，包括合计批量采购折扣、运输费与采购或定购费等等，作出决策，在申请传票上作出批示，返回分事业单位，指示其按供应科的决定行事。
〔3〕 返回分事业单位的“申请传票〞，作为日后向总公司财务科结算的凭证。
第五条 用品规格及采购基准

1、编制标准的物品目录及其分类，对器具、备品、账票、消耗品等主要物品作出规定，以作为制订供应计划与供应事务的基准。标准目录尽可能具体、明确。
例如账票，写明〔1〕名称， 〔2〕 格式，〔3〕纸张质地，〔4〕大小尺寸，〔5〕装订，〔6〕每册
〔本〕页数，〔7〕单价，〔8〕色彩等等。
2、确定采购或定购规格与样品，在采购或定购时参照选购，或者提供给供应商，按规格与样品供货，并作为接货与验货的基准。
3、对特别重要的物品，必需从使用成本的角度审阅，确定采购物品的规格及采购基准。
4、制订有关物品采购、供应以及改良物品的提案制度，改善物品供应事务。
第六条 供应事务的运行

1、供应事务的主管，应该常常检查部下在执行定购方针、计划以及处理事务过程中的状况，发现问题及时予以改正。
2、任何一项定购或采购，都必需两人以上进行合议与商定后进行，以便使两个人的知识与见解互相补充，并且防止在选择供应商方面出现偏颇与作弊行为。
3、采购人员必需公正自律，从企业的利益出发，采购合适与价格合理的物品。

4、在采购上既要注意“货比三家〞，利用竞争竞价，谋求低成本购买上的好处；又要善于利用集中定购，以及长期定购的手段，提升交易地位，谋求有利的采购条件。
5、有组织地对供应商进行调查与选择，把握供应商的供货信誉、资信以及物品质量。
6、在选择新供货伙伴时，必需进行实地调查，按事先制定的调查用表进行填写，交给供应科长裁决。对一些重要的供应商，在确定供货关系前，双方的主管至少见面会谈一次。
7、原则上必需以定购单的方式进行定购。定购单一式三份，一份用于定购，一份用于进货验收，一份上报主管备案。
8、供应科应该不断地改善工作，促进供应业务合理化。
〔1〕 设立定购台账，并依靠台账，对整个供应过程，包括申请、预算、定购、收发领用等过程，进行系统管理。
〔2〕 编制定购日报，按日向主管、财务部门和保安部门作出报告。
〔3〕 编制假设干种标准的契约书格式，以提升供货或采购契约缔结的效率，避免签约时的失误。
〔4〕对样品按各种规格、型号与形状，进行分类整理，便于采购计划的制订、预算的编制，以及定购与验收。
〔5〕 对交易伙伴前来参观，以及对本企业供应设施、机械和操作方法进行研究，应予以接待。

〔6〕 定购预算，以及与供应商有关的各种通报，必需尽可能转告相关部门。
〔7〕 运用定购管理板，对定购事务进行管理。另外，运用定购管理卡，对定购与接货责任人员进行管理。
〔8〕 对采购价格状况进行统计分析，按类别编制报表，以示明供应商的价格状况，以及各供应商定购成本降低的意义。
第七条 物品的保管

1、对保管物品的仓库设施，包括货架、货柜进行更新改造，提 高物品存放领取的效率，提升仓库面积利用效率，并且对各种物品进行合理分类，便于取存与有规则地码放。
2、保管物品的分类，原则上按以下标准进行：
〔1〕 印刷物〔按通用品、各部科用品，以及功能或性能进行细分〕 。
〔2〕 备品〔按通用、特别进行细分〕 。
〔3〕 低值易耗品〔按使用频率细分，或按价格细分〕 。
〔4〕 其他按容量、重量、体积以及放置场所细分〕 。
3、仓库中货架、货柜等，都得挂上现有物品领用登记卡，对收 发领用量进行登记，并核算其余量，以防止丢失与被盗。
4、在物品仓库的事务室中，设置管理板，展示各物品申请必需用量、库存量及必需要定购量。

5、保管物品组，必需常常清理仓库各货架与货柜，及时清理死货、无用物品及废品，移入统一存放这类物品的指定地点或场所。
6、保管物品组必需制作仓库物品放置平面图，并在货架货柜上贴上分类与编号标签。分类与编号可以用不同颜色标出，或依物品类别用不同色彩表示。
7、按所保管物品品种统计并编制“收发领用月报〞，送报定购组，以及主管科长。在收发领用月报中，对各部科实际领用数量进行统计。在库存余量边上，注明各部科已经提出的申请定购量。