汽车4S店财务管理规章制度.doc

汽车4S店财务管理规章制度
珠海吉博力
汽车销售服务财务管理制度
公布日期：2021年3月2日
目录
目录 (2)
第一章总则 (2)
第二章现金管理制度 (3)
第三章银行存款管理制度 (6)
第四章财务审批制度 (6)
第五章资金预算管理制度 (7)
第六章员工借款管理制度 (8)
第七章合同、收据、缴款管理制度 (10)
第八章交车管理制度.....................................................................11第九章费用报销制度. (10)
第十章单车结算、公司月报管理制度 (11)
第十一章附则 (13)
第一章总则
第一条、为强化公司资金的内部控制和管理，降低筹资用资成本，防范经营和财务风险，保证公司资金规范、安全、高效运作，实现公司资产和股东资金收益最大化的目标，依据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定并结合公司实际状况，特制定本办法。
第二条、本制度适用于公司及公司所属部门。
第二章现金管理制度
第三条、为了强化公司现金管理，建立健全现金收付制度，严格执行现金结算纪律，对现金管理作如下规定。
第四条、现金使用范围：
1、员工工资、奖金、津贴及劳保福利费用；
2、出差人员差旅费；
3、采购办公用品、零星备件或其他零星开支；
4、新车介绍业务费及业务活动的零星支出备用金；
5、确必需现金支付并经总经理书面同意的其他开支。
第五条、现金收付原则：
1、收付现金必需依据规定的合法凭证办理。
2、因公外出或购买物品，必需借用现金时，出纳一律凭总经理审批的借
支单付款。
3、出纳不得擅自将公司现金借给他人或其他单位，不准谎报用途，套
取现金、不准利用银行账户代其他单位或个人存入或支取现金，不准将公司收入的现金以及个人名义存入银行〔总经理书面许可除外〕，不准保留帐外公款。
4、出纳不准白条顶款，不准垫支挪用公司资金。
第六条、现金收入和支出：
1、不管何种来源收入的现金，金额超过一万元以上的原则上应于当日
送存银行。
2、支付现金，应该从库存现金中支付或从银行存款提取，公司任何员
工不得收入直接支付各项开支，严禁坐支现金。
3、公司任何员工不得以任何借口或理由截留公司的现金收入，在取得
现金收入后应及时上缴财务。
4、支付现金在1-5仟元的，经办人必需提前一个工作日通知财务部门；
5-1万元的，经办人必需提前3个工作日通知财务部门；1万元以上的，必需提前5个工作日通知财务部门；事先未通知的，财务部门有权拒绝办理付款业务〔公司紧急、重大的非日常事项例外〕。
第七条、现金报销时间规定：
1、购买物品借用现金应在购货验收入库后2个工作日内报销，出差人
员所借现金必需在出差返回后3个工作日内报销。如不按时还清借款又不向财务部书面说明原因的，财务部有权从借款人的工资中直接扣除。
2、借用备用金的部门和员工，必需在每月月末前据实报销相关费用，
逾期报销者，财务部有权拒绝办理，并在直接责任人的工资中扣除借出的备用金。
3、报销单填好后交综合管理部审核，由综合管理部审核后找总经理签
字，最后由财务报销。〔综合管理部每周五统一拿一周报销单找总经理签字审核，后经财务部报销〕。
第八条、库存现金的保管：
1、库存现金限额原则上以满足公司5天日常零星开支为标准，超过限
额要当日送存银行。
2、会计人员应于每月末定期清理各类借款，及时催收，发现重大问题，
应及时向总经理汇报，采用措施。
3、出纳办理现金出纳业务，必需做到按日清理，按月结账，及时登记
现金日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符。
4、出纳人员必需每日核对库存现金，坚持账款相符，如发生长短款问
题要及时向财务负责人汇报，查明原因后按照总经理审批签章后的书面处理看法进行处理，不得擅自将长短款项互相补抵。
5、财务负责人每月末必需定期对库存现金状况进行清查盘点﹙每月
不定期对库存现金进行盘点，每月不得少于壹次﹚。重点放在账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无帐外资金等违法违纪行为。
6、现金保管要有安全措施，存放现金要用保险柜，保险柜钥匙要由出
纳专人保管。
第九条、处罚：
1、对违反本制度造成公司损失的，视其情节严重，结予处罚，并保留
以法律手段追究当事人责任的权利。
2、凡超出规定范围、限额使用现金，用不符合制度的凭证冲抵库存现
金，未通过批准坐支现金，私存小金库，编造用途套取现金，公款私存，截留收入，逾期报销的，除给有关人员处罚外，分别给予违纪金额20%的罚款。第十条、公司发生的一切收付款项，除第二章规定的可用现金支付外，都必需通过总经理批准由网上银行和手机银行办理转账结算。
第十一条、为随时掌握银行的收支和结存状况，合理组织货币资金的收入，按各开户银行设置“银行存款日记账〞进行序时核算。
第十二条、出纳应定期到各开户银行收取银行结算凭证。对所有的银行结算凭证，财务负责人必需进行严格审核，以防止和杜绝挪用、贪污等违法犯罪行为发生，并每月末核对银行存款余额。
第四章财务审批制度
第十三条、预算内资金支出，由财务部依据资金的周转状况和项目进度状况拨付〔资源部应在每周末做下一周提车资金安排〕。
第十四条、财务预算外支出：
1、依据公司经营业务的具体状况，发生以下情形时可办理预算外支
出，其他状况一律上报财务汇总后于下月计划安排支付：
﹙1﹚各部门设备意外损坏必需购置设备或配件的；
﹙2﹚发生安全事故导致必需支付款项的；
﹙3﹚员工临时性借款的；
﹙4﹚其他经总经理书面同意必需预算外支出的。
2、员工借款按照第六章规定办理。
第十五条、公司资金预算是公司财务预算的重要组成部分。为有效地反映资金余缺及筹措使用状况，公司及各部门单位均要编制资金预算。
第十六条、资金预算主要包括：
1、应收车款回收预算：应收车款应在车辆到店3日内回款，如客户未
按合同约定的时间付款，我公司将收取千分之3的手续费。
2、其他应收款回收预算：财务部门每月末分析其他应收款项形成的原
因，逐项清理，发现问题及时上报总经理。
3、职工薪酬预算：财务部依据各部门经营状况和员工出勤状况按照规
定的《绩效考核与工资计算制度》预算当月职工薪酬总额和上缴的应由公司支付的职工社会统筹保险金。
4、应付账款支付预算：财务部门依据应收款项回收预算金额和预算的
收现金额扣除上缴税费，发放职工薪酬，并提取一定比例用于公司现金周转和项目资金储备后的余额计算用于支付各供应商货款总额。每月1号-10号支付上月应付款〔其中包括各类精品款、洗车费、光触媒等；每月1号和每月15号结算已产生的业务费〕。
第六章员工借款管理制度
第十七条、为了强化员工借款管理，减少资金占用，更好的服务于公司经营活动，对员工借款作如下规定。
第十八条、员工借款范围及审批：
1、公司员工因公出差、零星采购、工程周转金及处理其他零星支付业
务，依据必需要可借用现金。
2、公司员工借支现金必需要填写“借支单〞，经部门负责人批准，财务
负责人审核后，报总经理签批。现金借支5000元以上，必需要提前1个工作日通知财务部。
3、临时工、试用期员工不能借支现金，有出差任务时，由同行人员借
支现金。
4、现金借款人应亲自到财务部门支取现金并在现金支付凭证上签字，
除经总经理同意外不得委托他人代理借款事项。
5、财务部工作人员不得接受他人委托以委托人名义向公司借款。
第十九条、员工借款额度：
1、员工借支现金前必需估计合理的借支额度，部门负责人应进行额度
的审核，超出合理范围的员工借款，财务部门不予借支。
2、对不同级别的员工设置最高借款限额，未还借款超过限额时，财务
部门有权拒绝再次向其借款。
3、员工借款额度表：

第二十条、禁止白条抵现，关于符合规定的员工借款，财务部要及时进行账务处理。
第二十一条、员工报销的款项应首先用于偿还借款。有工作任务必需要支出现金时，必需再次履行借款审批手续，财务部门不得直接支付现金。
第二十二条、财务部要严格控制员工借款，准确掌握员工现金借支、报销和还款的状况，及时清理借支。
第二十三条、员工借款原则上次月发放工资时扣回。特别状况的，必需由借款人提出还款申请经总经理审批签字后交由财务计划扣款。
第二十四条、出现无法收回借款情形时，由部门负责人﹙或担保人﹚承当还款义务。由财务部工作造成无法收回借款的，由财务经办人和财务负责人共同承当还款义务，总经理承当领导责任。
第七章合同、收据、缴款管理制度
第二十五条、销售部签订销售合同后，由财务部负责收取购车订金〔购车订金收取标准1、车款总价20万以内收取不得少于1万元订金；2、车款总价在20-40万以内收取不得少于5万元订金；3、车款总价在40万以上车辆收取5万-10订金〕和购车款并开具购车缴款收据。汽车代购合同和销售业务代办委托书的公司联交由财务部保管，如后期合同内容发生变化，必需从新签订汽车代购合同或销售业务代办委托书，由销售部经理签字确认后交财务保管。假设交款者不是客户本人，必需让代办人签写车款代付证实。
第二十六条、财务人员休息当天应将刷卡机和购车缴款收据交由销售部负责人管理，如遇客户支付现金车款时，应及时打 通知财务人员回公司收款，如遇特别状况财务人员不能及时到店，销售人员应及时汇报总经理，听从总经理安排。
第二十七条、客户在交车款时，刷卡不得超过3张借记卡，超过3张卡每张
卡收取50元刷卡手续费；假设客户刷信用卡，必需收取0.6%的手续费，如遇特别状况，经总经理签字批准后，可免收手续费，如未通过总经理批准，擅自免收手续费，由销售人员自行承当相应的刷卡手续费。
第八章交车管理制度
第二十八条、交车时客户必需将汽车代购合同和销售业务代办委托书以及购车缴款收据一并交给财务部，由财务部负责存档。
第二十九条、交车时销售人员必需填制车辆放行条，经财务部审核是否交清车款后签字予以出库。
第九章费用报销制度
第三十条、业务招待费、上牌费报销规定：
1、各部门因工作必需要接待客户时，应事先 请示总经理批准，并在
业务招待费报销前补填申请并提交总经理审批。
2、符合以下条件之一的，由部门负责人以上管理人员提出接待申请：
﹙1﹚公司经营业务中的重要客人；
﹙2﹚公司上级主管部门的相关负责人；
﹙3﹚其他经总经理认可的外部合作单位关系人员。
3、业务招待费的报销，应严格按照实际招待对象如实填写费用报销
单，并附合法票据由综合管理部审核经总经理签字后予以报销。
4、上牌员每月月初拿上牌电子票据及明细表报销上牌所支出的给类
费用，交由综合管理部审核，后经总经理批准财务报销。第三十一条、员工活动费报销规定：
a)各部门组织元工集体活动，应事前书面申请经总经理审批签字后方可
执行。未事先审批的，一律不予报销。
b)各部门按照规定组织员工集体活动后，以合法票据附签字后的申请单
据实报销。
第三十二条、佣金支付规定：
a)公司员工在经营业务活动中，不得私自向对方索取有损公司利益的现
金、礼品回扣，一经发现公司保留以法律手段追究相关责任人责任的权利。
b)公司必需对外支付的货币佣金，必需先由经办人填写申请单，经总经理
审批签字后由出纳支付，并及时入账。
c)公司必需对外支付的非货币佣金，由经办人填写申请，经总经理审批签
字交由财务存档后由财务出具统一的非货币佣金支付证实。
第三十三条、其他费用报销规定：公司依据业务状况另行书面规定。〔备注：所有报销单附件发票必需是复印件，原因：原件交由财务公司做账〕
第十章单车结算、公司月报管理制度
第三十四条、每月3日之前销售人员必需把上一个月结算的商品车价内部审批表递交给财务部，由财务部负责审核结算单车利润及员工单车提成。上牌员应在月初和财务核对上月上牌客户名单，由财务结算上牌员提成。
第三十五条、财务部应在每月10号之前做出上月公司财务核算表。
第十一章附则
第三十六条、公司的财务管理工作要严格按照本办法执行，假设有违反，一经发现，公司有权追究和查处相关负责部门负责人和直接责任人的违规责任。
第三十七条、本办法由总经理负责解释。依据公司经营发展状况，财务部可提出本办法的修订草案，报经公司总经理批准后可修订本办法。
第三十八条、本办法自公布之日起实施。
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