单位公司企业规章制度档案管理办法.docx

档案管理办法
第一章总则
第一条为加强档案工作，逐步实现档案工作的规范化、科学化管理，有效地为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 档案是指企业在管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有利于档案的利用。
第三条 文件材料的归档工作应纳入企业的工作计划；纳入各部门的管理制度；纳入管理人员的职责范围。
第四条 文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。
第五条 综合部为公司档案管理工作的主管部门，负责制订档案管理办法，并组织实施和监督检查。其他各部门均为立卷单位，立卷单位应指定专人，做好本部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作。
第二章档案工作的基本职责和任务
第六条分管档案工作领导的职责和任务
1. 贯彻国家有关档案管理的法律、法规及上级主管机关对档案工作的要求，将档案工作纳入公司的发展规划和工作

计划，纳入公司与各部门的日常管理之中。
2. 审定各项档案管理制度并督促执行，协调档案工作与公司各项工作的关系，帮助解决档案工作的实际问题，保证档案工作与其他工作协调发展。
第七条综合部档案工作人员的职责和任务
1. 贯彻和督促执行档案分类、归档、保管、借阅、保密等项制度。
2. 负责接收并统一管理公司在各项工作活动中形成的各种载体的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案。
3. 对公司各职能部门与企业文件材料的形成、积累和整理、归档工作进行指导。
第八条 公司各部门档案人员的职责和任务
1. 具体落实公司关于档案工作的各项规章制度。各部门应指定一名专人负责所在部门各类文件资料的管理，并在规定时间内负责与综合部档案员对接。
2. 负责本部门在工作中形成的有保存价值的各种载体等档案材料的收集、管理、预立卷保管工作。即按照“立卷类目”及预立卷要求，负责本部门平时档案的预立卷、组卷、归卷，保证案卷的完整、准确、系统。
3. 每年度终了，填写档案材料移交目录，并将初步组卷后的档案材料送部门负责人审查、签字后，于次年三月前移交综合部档案室（下称“档案室”）。

第三章立卷与归档
第九条 立卷与归档是指公司各部门将本部门处理完毕的文件分类整理立卷，定期移交给档案室集中保存。
1. 各部门要建立健全收发文制度，并确定专人负责文书处理工作，收发文要统一登记、编号。在登记时，可根据“立卷类目”将需要归档的文件左上角用铅笔标明该归的条款号。承办文件要有记录，办理完毕的文书材料（包括内部形成的文件）要定期清理、分类预立卷、统一保管。
2. 及时做好文书材料的收集、整理、归档工作是文书处理工作的重要环节，也是做好档案工作的基础，各部门领导应重视档案工作，并由部门负责人分管档案工作。
第十条立卷分工
1. 由上级部门下达的文、电材料，属综合性的，由综合部立卷归档。
2. 属专业性或具体业务性的文件材料，由承办部门立卷归档。
3. 各部门以公司名义发文或以部门名义发文，由部门立卷归档，发文均应保存三份。
4. 由两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档。
5. 公司召开的各类会议所形成的文件材料，由综合部统一立卷归档。

6. 各职能部门召开的专门会议所形成的文件材料，由主办部门立卷归档。
7. 重要的来信来访材料，由综合部立卷归档。
第十一条归档范围
办理完毕的具有保存和查考利用价值的各种文书材料，包括党、政、工、团以及各职能部门、公司的工作形成的多种形式和载体的文件材料均应归档。主要有：收发电文、上级来文、请示、报告、上级批复、计划、总结、情况反映、简报、重要会议记录、会议纪要、调查报告、访问记录、合同、协议、契约、公司的各类相关营业执照、组织机构代码证及各类经济信息、广告宣传、各种统计报表、规章制度、机构设置、奖金分配方案、职工奖惩、干部任免、人民来信以及本单位领导人进行重要活动的照片、录音、录像、讲话稿等等。另外，财务档案及科技档案所包括的归档内容，如财务凭证账册及票据、基建图纸及设备图纸等，也须由部门档案管理人员收集整理后归档。
电子文件的档案管理按《电子文件档案管理规定》（详见附件）执行。
第十二条归档时间
1. 凡办理完毕的文书材料要做到年年清，不得借故拖延和积压，为减少年终工作压力，一般要求第二年三月份前完成上一年的文书材料归档工作。

2. 对于重要会议或专项工作，坚持专题收集整理。即每开一个重要会议或每搞一项专题工作，都要抓紧一切机会，掌握信息，及时做好文件材料的收集、整理、归档工作。
第十三条归档要求
凡属归档范围的文件，向档案室归档时，一般应符合以下要求：
1. 归档的文件要收集齐全、完整，一律使用钢笔，字迹要工整、清楚。不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写、绘制。
2. 归档的文件材料应保持相互之间的历史联系，分类整理，一般都要标出作者、时间、主要内容或文件名称。
3. 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、打印件与底稿、请示与批复、转发文与原件放在一起，不得分开，拟稿、签发、盖章均要完备。
4. 不同年度的文件一般不得放在一起。已跨年度的请示与批复，放在复文年，没有复文的，放在请示年，跨年度的规划放在针对的第一年，跨年度的总结放在针对的最后一年，跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5. 摄影、声像材料归档时，应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容。
6. 凡归档的文书材料用纸要求为A4纸，书写或打印时，左边要留出3cm宽度，以便装订。
第十四条归档方法
Xxx (单位)公司
1. 根据公司实际情况，对档案归档工作的具体职责划分为：需归档的文书材料的形成和积累、整理由公司各部门负责，档案的分类、立卷、编目、装订及总目录的编写由档案室负责。
2. 为做好文书材料的积累和整理工作，要求公司各部门建立预立卷制度，具体要求是：
(1) 建立预立卷初始化。部门档案管理人员按本部门“立卷类目”准备好足够的卷夹，卷夹封面及卷背上标明案
卷名称、编号、类目号，在卷首设立卷内目录空白表，以备存放各类文书材料。如实际工作中形成的材料分类在“立卷类目”中空缺的，可自行增补“立卷类目”并增设类目号。
(2) 按预立卷保管材料。平时各部门在日常运作中形成的所有文书材料均按预立卷的卷夹分类存放，并按形成时间用铅笔标上序号，填写好卷内目录表。如需临时抽出使用，必须在该份文件上注明归入卷夹的编号，以保证其用完后仍能归入原卷夹内的原位置上，以保持收集材料的完整。
(3) 预立卷中的“待归文件气 对实际工作中遇到的由于各种原因暂时不便归类的文书材料，可单独设立一个卷夹，注明“待归文件”，用来暂存这些文件，待正式归档时再确定分类。
(4) 年终归档时，要核对卷内目录，收齐所有临时抽出的材料，并与归档“立卷类目”对照整理后归档。材料移交

归档后，原预立卷夹作为新一年的初始化卷夹继续使用。
第四章档案移交
第十五条 工作中形成的文件材料是一个整体，根据《档案法》实行集中统一管理，不能任意分散，更不能留存在个人手中占为己有，公司（部门）档案管理人员有责任催办收交。
第十六条档案移交前应将文件材料收集齐全，并按照规定分类预立卷，按期交档案室验收归档，并列为年度工作考核指标。
第十七条公司各部门向档案室移交档案时，要编制好移交目录清单一式两份，经档案室验收，双方各执一份。为明确责任，交接案卷时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。
第五章档案室资料借阅
第十八条 查阅公司本部门形成的机密档案材料，须经本部门领导批准，查阅其他部门形成的机密档案材料，须经综合部经理批准。
第十九条外单位来公司档案室查阅档案，须持单位介绍信，写明查阅人的政治身份，查阅档案的内容、范围与目的，并经公司分管领导批准，否则不予查阅。
第二十条凡要查阅档案室的档案都要办理借阅手续，查阅的档案内容以批准的为限，不得翻阅其他档案材料。

第二十一条 在查阅档案时，不准抽烟、批点、涂改、折叠、抽换、拆散和损坏档案，违反上述规定者，根据情节轻重，追究责任，并予以处理。
第二十二条 凡要摘抄复制档案内容时，必须说明理由,经档案管理人员同意后，方可进行。摘抄的档案，应注明档案号、页号、保管期限及摘录日期和摘录人姓名，以便以后核实，摘抄的档案材料须经档案工作人员核对盖章后方可带走。
第二十三条 查阅档案原则上在档案室内阅览。
第六章档案库房管理
第二十四条档案库房是保管本公司档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。
第二十五条加强库房安全管理，认真做好保密、防火、防盗、防潮、防光、防尘、防蛀等保护工作。
第二十六条 库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟，须按规定配备灭火器材。
第二十七条 库房内要定期吸尘、吸湿、吸潮，并安装窗帘，避免阳光的直线照射。
第二十八条出入库房随手关门，下班前要进行安全检查，切断电源，并关闭门窗。
第二十九条库存档案要做到每半年检查核对一次，对借出档案要及时催还。

第七章 档案鉴定与销毁
第三十条档案室每年接收档案并立卷装订完毕后，须根据公司的档案保管期限表，确定每卷档案的保管期限。
第三十一条 档案保管期满后，在销毁前应组织由公司分管领导、专业技术人员和档案人员参加的小组，对档案进行鉴定，写出鉴定报告，在备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名并注明签定日期。
第三十二条 经鉴定须销毁的档案，由档案室编制档案销毁清册，提出销毁报告，经分管领导审批并报上级档案主管部门备案。
第三十三条销毁档案时，由档案室和有关部门共同派员监毁。监销人员在销毁档案前，应认真进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章，注明销毁日期，将销毁情况报告公司领导及上报档案主管部门。
第八章附则
第三十四条本办法及附件由综合部负责解释。
第三十五条 本办法及附件自发文之日起执行。