仓储公司办公管理制度.docx

办公管理制度
第一章工作纪律
第一条保持工作环境的宁静，不得高声说话、唱歌，传递信息不得高声传呼；
第二条工作时间不得闲逛、串岗、聊天；
第三条工作时间不准看报刊杂志、听录音机、MP3等；
第四条不得利用公司电脑玩电子游戏、上网聊天，不得在工作时间处理私人事务；
第五条避免长时间占用电话；
第六条迅速接听电话，电话铃声尽量不要超过三声，并使用规范用语；
第七条保持公共办公区域干净，利落，要求物品摆放整齐，桌面清洁。
第八条遵守公司服务标准、培训指引及各项规章制度。
第二章工作礼仪
第一条员工须保持仪表的整洁、干练。
第二条接待客户、打电话须耐心、礼貌，使用文明用语；
第三条接听电话首先要报“您好！（公司名尸，。如遇同事不在，其他的员工都有义务代为接听，并作简单记录，避免电话铃长时间回响。
第四条 尊重同事，礼貌待客。胸怀坦荡，为人公正。
第三章工作关系
第一条员工工作由直接上级安排，并向直接上级负责；
第二条员工对上级领导指派的任务有疑问或意见，应向直接上级反映，未获答复前，必须执行被指派的任务；
第三条若与其他员工或领导之间在工作中产生意见分歧，应首先向直接上级反映，或转告有关部门求得沟通，通过沟通，化解分歧，相互理解。
第四条全体员工要有精诚合作，积极向上的团结精神，一切以公司利益为中心。
第五条工作态度
合作：良好的合作会令每位员工积极思考，并从工作中得到乐趣；
尊敬：员工与客户之间、员工与员工之间都应该相互尊重，这是做好一切工作的
前提；
守时：时间即生命，守时是具有责任感的表现；
整洁：个人外表和公司环境的整洁是员工及公司整体精神面貌的直观反映。要求着装整洁，举止大方、文雅，礼貌待人；
忠诚：需要员工尽职尽责工作，认真对待，严守公司商业秘密。
第四章工作例会制度
第一条公司实行部门周例会制度
为总结部门阶段性工作情况，调整和部署部门下一阶段工作，及时解决发生的问题，实现员工的有效沟通，各部门实行每周例会制度。例会可邀请其他部门有关人员列席参加。
1. 与会员工需于每周四例会前，向部门经理递交本周工作小结及下周工作计划；
2. 部门经理安排每周四上午10:召开本部门周例会，帮助员工分析工作问题，
适时开展部门内部讨论，并部署下周工作。
第二条公司月总结大会、半年总结与年度总结大会制度
为及时总结公司整体阶段性经营情况，修正经营策略，灵活调整公司部署，合理规划各部门下阶段工作重点，公司实行阶段性总结大会制度。
1. 与会员工需于每月26日前，向部门经理递交本月工作总结及下月工作计划；
2. 部门经理、副经理需于每月28日前，提交部门工作总结及下月工作计划、目标给所属本部总监审阅后，交总经理。
第三条会议纪律
1. 本条例所列条款适用于正式会议；
2. 严格遵守会议时间，不得迟到、早退。如因特殊情况不能参会，须在会前一小时向会议召集人请假；
3. 在会议开始前，应对所携带手机等通讯设备或其他有声设备做消音处理。会议进行中，无特殊情况不得接听电话；
4. 在会议进行当中，会场内不得随意走动、交谈、要保持良好的秩序。如因特殊
情况要求暂时离开会场，须在征得会议主持人同意后方可离开会场；
5. 会议主持人在会前要明确会议主题、会议时间、地点、参会人员及其他特殊要求，并及时通知参会人员。
第五章员工建议及申诉管理制度
第一条员工建议管理
为了集思广益，增强员工的主人翁责任感，发挥民主管理和监督的作用，建立员工与公司的沟通渠道，不断改进公司各项目工作，特别制定本制度；
1. 公司将开设合理化建议区和电子信箱，收集员工建议和意见；
2. 如因特殊原因，不便以书面说明，而须头报告者，可直接与行政部经理面谈；
3. 员工的建议、意见经采纳施行后，视贡献大小予以奖励。属检举行为，经查明属实，除对检举人酌情奖励外，并为其严格保密；
4. 行政部对定期收集到的意见或建议分类整理，一般事项送相关部门处理，重要事项送总裁批阅；
5. 各部门必须定期召开工作总结会，接受意见、建议，改进工作，提高效率。
第二条员工申诉管理
1. 申诉内容：
员工在工作中感到自己受到不合理待遇，包括所在岗位设置不合理、本人不适合或不满意在某岗位工作、工资待遇偏低、直接主管管理方式难以接受等问题时，有权进行申诉。
2. 申诉程序：
员工可以直接向行政经理或隔级主管申诉或发电子邮件；
行政经理负责申诉处理；
处理结果将及时以面谈形式反馈申诉员工。
第六章财物管理制度
第一条公司内部物业管理
为了方便员工的业务工作，避免无序和浪费，凡涉及以下事项请提前与办公室联系：
1. 部门所需订阅的报纸、刊物、请于每年11月10日前到办公室登记；
2. 往来信件、特快专递、报刊的发送（商品、货物运输除外）；
3. 各部门所需的低值易耗品及办公用品，请部门经理提前到办公室申请，由办公室统一购买、保管，领用时需在登记本上签字；
4. 如果需要购置贵重办公用品应写申请报告，经部门负责人及总经理或副总经理同意后方可购买。领用时应登记，并负责物品的完好，如出现人为损坏应负赔偿责任；
5. 空调、灯、电话、等公共设施出现损坏或故障时，请马上与综合办公室联系。
第二条办公用品的购买与领用
1. 范围：计算器、文件夹、笔、本、电池、装订用品等与日常办公相关的物品
2. 购买：各部门在办公室处提出申请，由办公室部门统一购买。
3. 领用：领取办公用品需在登记簿上登记，单价在50元以上的物品需由领用本人签字。
第三条车辆管理
由于公司车辆有限，随着公司各项业务的不断发展,各项工作对公务车的需求却有所增加。为了使公务车能够合理使用及时到位，适应公司工作的需要，为此确定公司汽车的使用原则和公司汽车的管理程序。
1. 用车原则
先来先用原则、重要性优先原则、共同原则。
各部门要对自己部门的工作加强计划和预见，促成在公务车的安排调度过程中，能几
件事一次出车办理的就不出两次车，克服无效劳动和不必要的浪费。
2. 车辆管理
车辆由综合部统一管理，各部门用车须提前半天到综合部登记，（返回公司时到综合部
去登记旅程数及还公司车时间）。
车辆出长途前（超出北京市范围），司机应对出行车辆进行全面检查，确保车辆无故障；
车辆外借必须经总经理批准。
3. 公务车的维护
司机负责保证车辆的清洁和整齐。驾驶人出发前应对机油、汽油、水、刹车、
喇叭、
灯光、轮胎等基本车况进行检查。车辆出现问题应立刻反映到办公室，并填写“维修申请单”报告故障原因及相关费用额，经批准后，及时修理解除故障。
司机全面负责车辆的车容车况维修、保养（在力所能及的前提下小修不出门，其它
维修、保养、送修进厂）。对公务车辆状况做到心中有底，保持各项技术指标正常。
车辆维修费用超过10元的，必须书面写出维修报告交至办公室，经总经理批准签字
后方可实施。报销时需将此报告附上。
4. 其他
车辆养路费、车船税、车辆年检、驾驶证年审等相关手续按时办理。
司机领油卡应做好记录。
驾驶员必须遵守一切交通法规制度，违反交通规则造成的罚款和车辆损坏由驾驶人负
责承担责任。
5. 加班
驾驶员平日下班后因公出车加班两小时以上的或双休日、节假日因公出车按加班计算，
加班原则上不计发加班费，在不影响正常工作的前提下，安排轮休，但不累计跨年。
《公司用车登记》
第四条办公设备管理规定
为了对公司内部办公设备进行统一管理，公司就打印机等设备的使用方法和程序，作如下规定：
1. 打印机的管理：
打印机的维护由行政部相关人员负责管理、维护，其他员工不得随意改动打印机内部程序；
打印文件时，应尽量避免打印草稿，打印出的文件，应及时拿走，不要堆积在打印机旁。不得打印与公司业务无关的文件，一经发现，予以警告，警告三次以上者，予以罚款；
2. 电脑的管理：
行政部门负责把所有公司内部设备编号，并列出设备配置明细，电脑专人专用；
分属个人使用的电脑设备，应于领用时签署个人领用单，并应正确操作电脑设备，并在下班前把电脑关闭，如发现未关闭者，予以公开批评，批评三次以上者，予以罚款50元；
使用人因正常使用导致设备损坏，应事先提出书面申请（填写资产变动申请表），由行政部门专人负责维修。任何人员无权自行拆装设备，若自行拆装设备造成设备损坏，视情节轻重由使用人自付修理费用或予以赔偿（ 1—10元罚款）；
如使用人发生变动，应事先通知行政部，并作设备变更手续（填写资产变动申请表），行政部相关人员及时更新设备使用状况。未完成更换手续的，视设备使用人未更换，原使用人仍对设备负责；
使用人离职前，应由行政部相关人员检查其设备状况，如无问题，在离职清单上签字确认。
3. 空调等公共财产的使用：
空调为公司财产，员工在使用时应爱护并使用正确的操作；
下班后，行政部人员负责把所有空调关闭，方可离开，如发现未关闭者，予以公开批评，批评三次以上者，予以罚款。
第五条公章及合同管理规定
1. 各部门使用公章需携带盖章资料到办公室登记《用章登记表》，由经理审批后方可
盖章。
2. 公章原则上不得带离公司，如有特殊情况必须填写《用章申请》，并做好携带公章
记录。
3. 凡涉及有关公司声誉、财产、委托书等内容的文件用章，需填写《用章申请表》，
由总经理或副总经理审核签字后方可盖章。
4. 公司行政、人事、业务无关的内容一律不予盖章。
第六条保密制度
1. 公司的员工有责任保守公司的商业机密，并妥善保管所持有的文件；
2. 保密的范围：纸质、电子文档、往来传真及电子邮件、客户资料等商业信息；
3. 员工不准对外提供公司的商业秘密及未公开的经营情况和资料，也不准擅自复印和拷贝商业资料；
4. 发现他人有泄密或窃密的行为要坚决制止；
5. 对于不遵守保密制度的员工做开除处理，情节严重的应追究法律责任，并要求经
济赔偿。
6. 涉及保密工作的需签定《保密协议》。