物业管理档案管理设想计划.docx

物业管理档案管理设想计划
1.档案管理制度
1）整个物业项目的档案资料由管理中心经理负责监督保管，各级管理人员按照 分工负责汇集整理，由管理中心管理中心文员负责文件存档工作。
2）对有关物业验收档案、图纸、管理制度、合同及附件、设施设备档案及保养 制度、管理报告、员工人事资料等档案要集中存档，档案柜要求上锁，钥匙 由文员保管，未经经理/部门主管许可，他人不得查阅。
3）档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编写 目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4）档案的目录及存档文件清单每季度上报公司行政管理中心备案。
5）经理/部门经理调职或离任应向接任者办理移交手续，经公司确认后方可离 任。
6）因工作需要借阅、复印有关档案资料的，需经经理/部门主管书面确认，如 有违反作泄密处理。
1.2物品档案交接
交接前，我司将认真核对及施工单位移交的相关文档和物品帐册；交接时， 逐项核对资料是否与实情、实物相符；接收以后，审视移交设备、工具是否符合 工作所需，根据实际需要调整配置。
1.3档案管理归类表
档案大类
归档内容
一
行政后勤管理材料

1
行政综合
物业管理中心、组织沿革、大事记及工作计划、总结
管理中心会议纪要、会议记录
规章制度
文秘、档案、印章管理记录
文件、档案接收及移交、销毁清册
物业管理发展规划、计划、总结
物业管理的请示、批复、报告、通知等
专题调查、调研、考察、普查工作材料
物业管理区域验收、接管记录
2
劳资管理
机构设置与人事管理规定
员工花名册

员工工资表、劳动工资表、员工考评记录
用工合同台帐、社会保险记录
员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩
人员增补申请表
3
后勤管理
固定资产登记册
办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录
行政办公设备领用、维修、报废记录表
物料采购计划表、供方评价记录
物料管理、盘点资料、调离人员移交清单
区域通讯工具管理材料
员工福利管理材料
二
业主、租户资料

业主/租户入驻通知

管理公约/用户手册

租户登记表

租赁物业清单、合同
三
物业装修材料

装修申请审批表

商铺楼宇装修审批表

装修违章处理通知单
四
日常运行材料

1
日常运行综合
投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录
员工住户合理化建议
日常工作检查记录

分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务 记录、不合格报告、纠正措施报告
服务要求评审记录、车辆缴费换证记录
突发事件处理记录、预防措施报告
公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录
2
园林绿化
植物档案及补种、病虫害检查、防治材料
3
保洁工作
保洁工具领用、维修、报废记录表
保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表
环境卫生消杀记录
4
治安工作
工具领用、维修、报废记录表
治安事件处理记录
带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、
来访人员登记表、搬运放行记录登记表
车辆进出登记表、异常车辆进出登记表
5
设备运行记录
设备汇总表
设备值班、操作运行及保养、检查记录
运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表

故障（事故）处理单
6
消防工作
消防中心值班情况记录
消防设备月、季度检查记录表、维修记录表
消防设备运行记录表
消防安全检查记录表
火险隐患整改通知书
五
会计档案

原始凭证、记账凭证、汇总凭证

总帐、明细账

银行日记账、现金日记账

停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统 计等会计月、季度报告

年度会计报告（决算）

会计移交清册

会计档案销毁清册

会计档案保管清册
六
接管验收资料

设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料

工程竣工图

验收交接材料

公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料