物业公司仓库管理作业规程-仓库物品进行安全有序管理.doc

仓库管理标准作业规程
目的
规范宁德银典物业管理仓库管理工作，确保对仓库物品进行安全、高效、有序的管理。
适用范围
适用于宁德银典物业的仓库管理工作。

职责
公司采购人员负责物品的采购工作。
3.2 管理处仓库管理员（兼职）负责管理处物品采购计划的汇总编制，仓库物品的验收，3.3 分公司仓库管理员（兼职或专职）负责分公司仓库物品的验收，出、入仓手续的办理、库存物品的保管和盘点工作，以及各管理处仓库物品的库存量校核工作。出、入仓手续的办理以及库存物品的保管和盘点工作。
分公司财务会计负责分公司仓库管理工作以及各管理处仓库管理工作的监督。
、分公司负责人负责仓库的监察审核工作。
仓库必须严格执行出入库管理制度，物品领用人必须提供领用用途（在领用单上注明），按需领用，不能将所有计划物品一次性全部领用出来。
程序要点
物品采购管理
公司在实施采购时须注意以计划性采购为主，零星类采购主要针对应急维修及紧急情况处理设置，是针对计划性采购的补充，公司应注意在采购过程中不得大量出现零星类采购，同时严禁发生化整为零、划分单项采购等违规情况，零星类采购公司须注意每月控制在3次以下。
公司采购人员根据管理处上报的采购计划，结合公司的采购，制作采购计划总表，连同库存物品盘点表（汇总管理处及总库的库存用品数量）上报分公司负责人审批、修改。最后上传总公司审批（如上报采购计划不批的项目，采购人员应及时反馈给管理处，以免影响工作）。
4.1.3公司必须按采购计划集中采购，可根据各自情况选定相对固定的供应商并向总公司报备。
4.1.4应急性采购由使用部门负责人填制采购计划经分公司负责人批准后，向分公司材料采购员报备后可自行采购。并工作完成后2日内由使用部门负责人补报专项计划，逐级审批。
4.1.5公司每月上报的采购计划，必须标明：品名、品牌、产地、规格型号、供应商、单位、单价、数量（采购计划表附后）。
4.1.6项目部会计、仓管员于每月25日下午盘点，根据库存及对次月的预见性计划采购提出申购计划。并在每月26日前上报分公司采购人员。注：上月若有库存，月采购计划须附库存表。
4.1.7 公司采购人员根据总公司审批的采购计划统一申购物品（可选择几家信誉好的单位长期合作，统一结账），
.8 二级仓库仓库管理员（兼职）应在每月25日前根据仓库实际库存量，结合管理处各部门上报的采购计划编制下月物品采购计划。
.9 公司仓库管理员（兼职或专职）应在每月30日前根据分公司仓库实际库存量，各管理处上报的采购计划编制公司下月物品采购计划。
.10 公司仓库管理员（兼职或专职）应在每月30日前将采购计划交公司财务负责人、分公司负责人、总公司财务中心、总公司管理中心逐级审核。
.11 依据下列内容审核：
a) 仓库实际库存量；
b) 历史实际消耗量；
c) 下月各管理处预计消耗量；
d) 下月资金预算。
.12 公司负责人、财务部负责人审核：
a) 采购计划不合理的，公司负责人、财务部负责人应及时予以调整申购计划；
b) 采购计划合理的，应在审核栏内签署姓名、日期。
.13 采购计划在每月3日前报总公司，由总公司管理中心审批采购的价格、数量，财务中心审批资金。
.14 经总公司审批同意后，交分公司采购员按照审批后的采购计划和《采购管理标准作业规程》中的相关规定进行采购。
物品入库管理
物品的入库程序：
a) 采购员应在物品采购回来的当日，将物品送交仓库验收，如有特殊情况不能在当日入仓的，应报公司办公室批准后另行处理；
b) 如采购员通知物品供应商送货上门，采购员应陪同供应商一起到仓库验货；
c) 仓库管理员应对符合购买计划的物品按照《物品验收标准作业规程》中的相关规定进行验收；
d) 经验收合格的物品，仓库管理员应开具《物品入库单》，并将物品分类存放；
e) 仓库管理员应根据当天的物品验收单，及时登记物品明细账；
f) 仓库管理员应在每周末下班前，将《物品入库单》汇总后，交分公司财务会计根据《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行账务处理。
退回物品的入仓程序：
a) 相关人员将未使用完的物品送到仓库；
b) 仓库管理员应根据核查结果，按照《物品验收标准作业规程》中的相关规定进行验收：
—— 合格品，填写《物品入库单》，在备注栏内填写“退回物品入库”字样，存入合格品存放区内；
——不合格品，填写《不合格品处理表》
c) 仓库管理员应在每日下班前，根据退回的《物品入库单》，登记仓库物品明细账，并将《物品入库单》汇总后交分公司财务会计按照《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行相关的账务处理。
设备工具的入仓程序：
a) 新采购的工具按物品的入仓程序执行；
b) 以旧换新的设备工具入仓程序：
—— 经办人应凭其所在管理处负责人签名确认的《工具借、领单》到仓库办理旧工具入仓手续；
—— 仓库管理员经检查无误后予以办理入仓手续，同时在使用《工具登记卡》上由经办人签名确认；
c) 退还的设备工具入仓程序：
—— 仓库管理员根据使用人的《工具登记卡》上的项目，逐项清点退还工具；
—— 仓库管理员应按照《物品验证标准作业规程》中的相关规定对退回的设备工具进行验收；
—— 仓库管理员应在《工具登记卡》上登记，并由使用人所在部门负责人签名确认后存档。
d) 借用工具入仓程序：
—— 工具借用人在工具送还仓库前必须把工具清理干净；
——仓库管理员根据设备工具的领用记录，按照《物品验收标准作业规程》中的相关规定进行验收；
——仓库管理员应及时在《工具登记卡》上登记。
应急采购物品应当在物品采购到位后通知仓库管理员现场验收办理入库手续。
仓库物品的领用管理
4.3.1 更新，更换物品必需以旧换新，交回代换的旧材料。如：维修配件材料、器械工具、保安器械、办公文具、福利物资等，属于新入职领用、新安装或特殊原因无法回收旧材料的需管理处或分公司负责人签字确认后方可发放。确因工艺程序需要先取新物品后代换旧物品的，需在领取新物品后2日内交回旧物品。
4. 物品领用程序:
a) 物品领用人应凭其所在管理处负责人签字确认的《领料单》到仓库办理材料领用手续；
b) 仓库管理员根据《领料单》上所列品种，逐一发放；
c) 仓库管理员根据《领料单》内容登记仓库物料发放明细登记；
d) 仓库管理员应于每周下班前，将《领料单》汇总后交分公司财务会计核对，并根据《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行相关的账务处理。
工具的领用管理:
a) 工具使用人应凭其所在管理处负责人签名确认的《领料单》到仓库领用工具；
b) 仓库管理员应根据使用人《工具登记卡》的记录，核对原卡上的领用工具是否有重复现象：
—— 如经核对，已有领用记录，但没有报废或其他处理记录，仓库管理员应拒绝发放；
—— 如经核对没有该工具的领用记录，将工具发放给领用人后，并在《工具登记卡》上登记。
c) 仓库管理员应在每周下班前将工具《领料单》，汇总后交管理处财务会计核对，财务部会计根据《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行相关的账务处理。
借用工具的领用程序：
a) 凡因工作需要借用工具的人员，应凭其所在管理处经理签名确认的《工具借领单》，到仓库办理工具借用手续；
b) 维修人员也可凭有效的维修单借用工具；
c) 仓库管理员根据《工具借领单》，与仓库建立的借用工具登记卡核对无误后发放；
d) 仓库管理员对借用的工具应根据规定的归还期限督促借用人按时归还。
仓库物品的存放管理
物品存放仓库的自然条件：
a) 有通风设备；
b) 光线充足；
c) 面积宽敞。
仓库物品的存放分类：
a) 易燃、易爆、与挥发性强的物品
b）有毒物品；
c) 吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物品；
d) 常用工具、材料和配件等；
e) 易碎、易损物品；
物品存放仓库的区域划分：
a) 合格物品存放区；
b) 不合格物品存放区；
c) 待检物品存放区。
d）可再利用物品区
e）报废待处理物品区
仓库区域划分的方法：
a) 在货架上标识并隔离；
b) 划线挂标牌。
仓库物品的存放要求：
a) 易燃、易爆与挥发性强的物品应单独设置仓库存放，存放时应注意：
—— 周围无明火、远离热源；
—— 摆放在地下；
—— 配备灭火器；
—— 保持包装完好；
—— 库房结构坚固，门窗封闭牢固；
—— 库房门内开。
b）有毒物品存放要求
—— 摆放在地下；
—— 保持包装完好
—— 库房结构坚固，门窗封闭牢固；
—— 设立专用存放柜并严格上锁，非专业人员不得接触。
c) 吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品存放时：
—— 用经过防水处理的货架放置；
—— 放在干燥的地上或货架上；
—— 配备防潮通风设施。
d) 常用工具、材料和配件等：
—— 不规则物品，用盒或袋装好后摆放；
—— 规则的物品整齐地摆放在货架或地上；
—— 体积较大、体重较轻的可靠墙立放或挂在墙上。
e) 易碎易损的物品:
—— 体积较小或瓶装物品，放置货架的底层、整齐的摆放在地上；
—— 体积较大的，应靠墙立放，放置上方不悬挂物品；
—— 放置位置有胶垫。
仓库物品的清点管理
.1 每月25日前，仓库管理员与管理处主任应对仓库内物品进行逐一清点。
.2 根据清点结果，填写《物品盘点表》。
.3 仓库管理员应将库存物品明细账的余额和盘点表上的实物余额进行核对：
a) 经核对无误的，仓库管理员应根据当月发生的入库单及出库单，编制《仓库物品进、耗、存表》，同时编制下月采购计划；
b) 如经实地盘点，实物与账簿记录不符的，应查明原因，分别报财务负责人/分公司负责人/总公司财务中心。
.4 仓库管理员应在每月1日前将上月《物品盘点表》、《仓库物品进、耗、存表》、本月《物品申购计划表》报送分公司财务部负责人审核。
.5 分公司财务部会计应定期或不定期对仓库物品进行抽样或全部核对，并在该月月末将核对结果报财务部负责人。
仓库物品报废与清理
报废的标准：
a) 物品超过有效期；
b) 客观原因造成物品工具已无使用价值的；
c） 以旧换新交回旧物品。
c) 按其他有关规定需报废。
物品报废的程序：
a) 报废物品经办人凭其所在分公司负责人、财务负责人签名确认的《物品报废单》到仓库办理物品报废手续；
b) 物品报废，由仓库管理员负责填写《物品报废单》；
c) 仓库管理员准备好报废物品的有关原始资料：
—— 入库时间；
—— 物品性能介绍；
—— 使用时间；
—— 使用说明；
—— 其他有关资料。
d) 公司财务部负责人，应组织相关人员验证，并填写《物品验证记录》；
e) 报废物品单位价值在500元以上的，由仓库管理员填写《物品报废单》附《物品验证记录》报总公司财务中心审批；
f) 报废物品单位价值在500元以内的，由仓库管理员填写《物品报废单》附《物品验证记录》交分公司负责人审批；
g）仓库管理员根据审批意见，会同财务负责人一同检查报废物品，能做废旧物资变卖的，变卖后收入费用交财务入账，不能变卖的统一清运。并将报废物品的相关财务资料交分公司财务会计按照《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行的账务处理。
仓库物品管理资料管理
.1、二级仓库指定负责仓库管理人员必须在人事月报中体现。二级仓库也必须严格执行出入库管理制度，物品领用人必须在领用单上注明领用用途。
.2、每月二十五日，各分公司财务要派员参与仓库盘点，各仓管员按实际发生制作当月收发存表（表格附后），并与下月采购计划一起报各分公司财务审核。
.3各分公司每月上报的采购计划，必须标明：品名、品牌、产地、规格型号、供应商、单位、单价、数量（采购计划表附后）。有多个管理处的需合并于一份采购计划上报。
.4仓库管理员应在每月1日前将上月《物品盘点表》、《仓库物品进、耗、存表》、本月《物品申购计划表》报送分公司财务部负责人审核。
.5坚决杜绝未经二级仓管员入库/出库，直接买回直接使用，只是在填报销单时临时补入库/出库手续的现象。
4.7..6 分公司财务会计应在每月末将仓库物品的财务原始单据编制记账凭证、登记账簿，并根据《会计核算标准作业规程》中的相关规定进行账务处理。
4.7..7 仓库物品管理的财务资料交财务部负责人审核无误后，加密在分公司财务部长期保存。
4.8 仓库物品的管理情况，作为分公司负责人、财务部相关人员绩效考评的依据之一。
5.0 相关记录
5.1 《物品入库单》
5.2 《领料单》
5.3 《工具借领单》
5.4 《工具登记卡》
5.5 《在用低值易耗品盘点表》
5.6 《库存物品进销存、盘点汇总表》
6.0 相关支持性文件
6.1 《采购管理标准作业规程》
6.2 《物品验收标准作业规程》
6.3 《行政处罚标准作业规程》

物 品 入 库 单
年 月 日 NO：
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
供应商
备注

仓库管理员： 采购员：

领 料 单
领料部门： 年 月 日 NO：
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
用途

领料人： 部门负责人： 仓库管理员：

工具借领单
部门： 借领人： NO：
序号
借用日期
名称
单位
单价
数量
用途
发放人
借用日期
交回日期

借领人： 部门负责人： 仓库管理员：

工具登记卡
领用人： 领用日期： NO：
序号
领用日期
名称
单位
单价
数量
用途
发放人
备注

以下为该员工离职交回工具时记录
交回日期

移交工具 （填写领用记录序号）

应扣款
使用人签名
借领人： 部门负责人： 仓库管理员：
库存物品进、耗、存盘点表
年 月 日 NO：
序号
名称
规格
单位
单价
账存数量
实盘数量
盘点差异
差异原因
期末结存金额
上月结存
本月购入
本月发出
本月结存

审核： 仓库管理员： 制表：

在用低值易耗品盘点表
盘点日期：

序号
名称
规格型号
单位
领用数量
实盘数量
差异
差异原因
使用人
备注

分公司负责人:
财务部:

管理处负责人:
制表:

不合格品处理表
日期：
不合格品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
供应商

不合格原因

检验人：

处理意见

负责人审批意见