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工程会议管理

项目会议管理施行
1.项目会议的分类
〔项目管理〕历经5个不同的工作过程：启动、计划、实施、控制、收尾。
项目实施过程中所涉及的进度、费用与质量是项目实施的三项关键内容，他们之间在项目的实施过程中存在着一个互相协调、互相适应的问题。如何在项目的实施过程中有效的使项目的进度、费用与质量互相配套、互相协调，就构成了项目管理的三坐标管理体系。
项目会议包括启动会(动员会)、计划进度及质量问题协调会、技术状态评审会、交付用户的验收会等。

项目启动会
合同签订后要召开项目启动会，参会的人员有项目发起人(来自管理层)、客户经理、项目经理和项目团队成员等。
会议主要内容：
a项目概述，介绍项目的范围和交付成果。
b组建项目团队，明确团队成员使命分工。
c发布项目进度计划。
d讨论项目的管理办法，包括计划、费用和质量方面。
c项目风险估计以及规避措施。
项目计划会
项目计划会由项目经理/计划主管主持，项目团队成员和负责项目的生产加工、器材〔采购〕等的管理者参加。
会议主要内容：
a依据WBS确定里程碑，讨论完成任务的方法;确定活动和任务的互相关系和顺序，编制项目的具体计划，并完成任务分配。
b依据项目时间表制订项目进度计划、成本计划、质量计划、〔沟通〕计划、风险控制计划和项目采购计划等。
c协调在计划执行过程中制约任务完成因素的相关方之间的关系，保证项目按计划完成。
如何高效成功地开好会议
1.做好会议成本的计算
会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本三种,施行证实,会议成本是非常可观的一笔数目。
通常,会议召集人关于各种直接的会议成本比较关注,而对时间成本、效率成本不大敏感,在不经意间导致无形成本大大增加。
2.做好会前准备
"机遇只偏爱那些有准备的头脑'。对一个人而言,无论做任何事,如果事前没有做好充分的准备,那么等待他的必定是一个注定的失败。对一次会议而言,高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了!
确定会议召开的必要性
一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余,实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个"筛选器',它使那些根本不符合发生条件的"会议'提前落选,从而为高效会议的产生把好第一关。

明确1H5W
1H5W(How、Why、What、Who、When、
Where)是指会议准备工作必须要特别注意的6个方面,用〔英文〕缩写表示1H5W。
准备好会议工作核对单
会议的具体准备工作相当于会议的硬件,因此必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多,然而却是会议成功的有效确保。
企业会议管理系统的制定分析
一、引言
在不断变化的竞争环境之中，企业常常必须要召开有效的会议，进行沟通，迅速做出决策。会议在不断增加，会议的信息量也在与日俱增，这便增加了企业会议管理工作的难度，通过有效的信息化手段提升企业会议管理工作的效益和有效率，关于企业来说，具有极其重要的现实意义。
二、系统分析
必须求性分析是软件定义时期的最后一个阶段，它的基本任务是准确的回答：系统必须做什么。必须求性分析通常提出对系统的功能必须求、性能必须求、可靠性和可用性必须求等多种必须求。会议管理系统应该有对各种会议信息的处理功能，包括会议室的安排，会议设备的安排，以及会议人员的安排等信息的处理，还有对会议主题的描述等，这些都是一个完善的会议系统必备的。举行一个会议时，首先，要对会议室管理部门下个开会的定单，以免会议室没有空闲。然后再由该部门进行会议所必须要的设备的管理和与会人员的管理，当通过审核人审核后，该会议就可以举行。
三、总体制定
(一)系统功能模块制定。企业会议管理系统软件结构必须要进行精化，进行合理的分解，得到尽可能高的内聚、尽可能松散的耦合，最终要的是，为了得到一个易于实现、易于测试和易于维护的软件结构，应该对模块进行再分解或合并。企业会议管理系统可以分为用户管理、会议人员管理、会议管理、系统管理、帮助这五个功能模块。
(二)数据库概念制定。数据库一般分为三级模式：外模式、概念模式和内模式。在此将制定的是数据库的概念模式，通过对数据流程分析及E-R图，制定如下数据项和数据结构。会议设备信息主要包括设备编号，设备名，负责人，使用时间，联系 ，摆放位置，备注等信息。与会代表信息主要包括代表名称，性别，出生日期，年龄，联系 ，审核人，备注等信息。