材料管理部部门职责及各岗位职责.docx

材料管理部部门职责
一、材料管理部部门职责
• 根据集团公司工程施工计划进度安排，负责汇总、编制集团公司材料设备采购计划，制订和完善材料设备定额控制和管理办法,并监督实施.
•负责集团公司下发流程制度建设、优化及完善。
• 负责集团公司各种大额材料的招投标工作、小额材料及钢材水泥等市场价格浮动较大的金属材料的询价、比价及甲指乙供材料的认价工作。
• 负责集团公司工程材料、设备采购合同的拟订、审批与签署工作及工程有关材料、设备的价格审查，组织采购合约或协议的拟写、生意洽谈和相关事项的跟进、管理。
•熟悉主要建筑材料的产品特点和质量要求，掌握并制定及监督实施采购管理制度和采购管理业务流程.
•选择和评估供应厂商，包括新产品、新材料供应商的寻找，资料收集及开发。
•负责集团公司各种材料的现场验收工作以及各种材料验收单的签发工作。
• 负责集团公司工程材料、设备采购合同执行情况的监督与货款支付审查工作，按照计划组织采购，保证物料采购的适时、适地、适量、适质和适价。
•确保质量管理体系、文件控制程序、工作流程程序在材料管理部的有效实施；
二、材料管理部经理岗位职责
1、主要工作：
• 采购管理.
•制度流程建设、优化及完善管理。
• 合同管理.
• 计划管理。
2、采购管理
•大宗材料设备招投标采购：电梯设备、配电箱、开关插座灯具、电缆桥架、外墙砖、内墙砖、地面砖、排污泵设备、卫生洁具、太阳能、给排水管材等大宗材料设备根据公司流程及工程进度适时进行招投标采购。
• 甲分包工程招投标采购：楼内窗、外窗、防火门、入户门及单元门、玻璃幕墙、石材幕墙、无负压设备、园区道路石材、荷兰砖、烧结砖铺装、智能化系统、亮化工程、交通设施等甲分包工程,根据招投标流程及工程进度适时进行招投标采购
• 材料比价议价采购：钢材、电线电缆、水泥等价格易变化材料进行比价采购
• 小额采购:零星用材料以及临时用小额材料进行小额比价采购
•负责材料设备的认质认价。
3、制度流程管理
• 根据实际工作进一步完善集团公司下发流程：《采购方式流程》、《甲指乙供采购流程》、《招标采购流程》、《小额采购流程》.
•进一步完善集团公司下发制度以及本部门合同管理制度、采购管理制度。
• 新建《材料设备供应商考察流程》
•进一步完善各种表格，包括认价单提报格式、甲供材料计划提报格式、合同交底单格式、材料设备验收表格式以及招投标小组成员职责.
4、合同管理
• 合同的拟定:确定厂家后，安排资料管理员及时拟定合同，对材料价格、规格型号、材质要求、数量、工期、付款方式、技术要求、违约责任、安全事故、双方权利义务等进行详细的规定,形成合同初稿。
• 合同的审批：形成合同初稿后，对合同进行初审，初审完成后根据合同审批流程，经由相关部门负责人以及分公司经理、工程总监、财务总监等审核后，最终由总经理签字形成合同定稿.
• 合同的签订:合同审批完成后，根据审批部门及领导审批意见,对合同进行修改形成定稿，与厂家签订合同。
• 合同的跟踪:签订合同后，根据合同要求，对乙方进行生产、工期跟踪及进场验收。
• 合同履约：货物进场后，根据合同要求，对所供货物质量、工期等进行详细的确定，形成合同履约情况表.
5、计划管理
• 根据施工进度及材料需求计划，制定下月资金需求计划。
•根据施工进度及材料需求计划，制定采购计划及月供料明细、月常用材料信息表并上报。
6、成本控制管理
• 协助成本控制部在工程招标中的材料设备价格的提供。
三、材料管理部采购主管岗位职责
1、做好采购工作
•协助部门经理做好各种大额材料的招投标工作、小额材料的采购工作。主要工作有：土建材料（主要包括水泥、钢材、墙面砖、地面砖、门窗、防火门、防盗门、地下室铁门、单元门等）的招投标工作以及日常土建材料的认价工作.
•负责编制招标、采购计划，审核项目采购需求计划，协助成本控制部编制的招标工程量清单中价格的提供。
• 负责投标单位的选择、发标及答疑.
• 协助部门经理做好甲分包工程及材料设备招投标。
2、做好计划管理
•根据施工进度及材料需求计划，协助部门经理制定下月资金需求计划。
• 根据施工进度及材料需求计划,协助部门经理制定下月工作计划。
3、负责材料的询价比价及甲指乙供材料的认价工作.
4、做好合同管理工作
•负责合同初稿的审核。
• 负责合同的签订：合同审批完成后，根据审批部门及领导审批意见，对合同进行修改形成定稿，在一定的权限范围内与厂家签订合同。
• 负责合同的跟踪：签订合同后，根据合同要求，对乙方及时进行生产期间的跟踪，包括进货前的验收以及进货后的验收.
• 合同履约：货物进场后，根据合同要求，对所供货物质量以及工期等进行详细的确定，形成合同履约情况表.
5、其他职责
• 参与项目后评估，总结招投标采购管理经验。
负责材料设备的货款支付审查工作。
协助部门经理组织相关部门进行供方及材料设备的考察。
• 完成上级交代的其他工作。
四、材料管理部采购专员岗位职责
1、做好供方管理
•负责多方收集汇总供方信息库，建立、更新、完善供方信息库。
• 协助部门经理及相关部门共同确定供方 选择方式，协助部门经理考察筛选工程供方名单。
•负责供方资格初审.
•负责跟进供方考察、资质预审及履约评估情况，编制考察报告。
2、协助部门经理做好采购工作
• 协助部门经理做好各种大额材料的招投标工作、小额材料及钢材水泥等市场价格浮动较大的金属材料的询价、比价工作.主要工作有：水电安装材料（主要包括给排水管材管件、电线电缆、配电箱、电缆桥架、开关插座、灯具、卫生洁具等）、装饰材料以及大型设备及分包工程（电梯、无负压、换热站以及玻璃幕墙、石材幕墙、智能化、车辆管理系统等）的招投标工作以及小额材料的采购工作，装饰材料的认价工作。
• 负责编制招标、采购计划，审核项目采购需求计划，对成本控制部编制的招标工程量清单中价格的提供。
3、协助部门经理及主管做好合同管理工作。
4、协助部门经理及主管做好计划管理工作。
5、协助部门经理做好制度流程的建设及完善。
6、其他工作
• 协助部门经理及主管做好工程材料、设备采购合同执行情况的监督与货款支付审查工作，按照计划组织采购，保证物料采购的适时、适地、适量、适质和适价.
•完成上级交代的其他工作。
五、资料管理员岗位职责
1、做好合同管理，负责合同台帐的建立以及合同的归档。
• 拟定合同初稿，并组织与工程承包商和供应商洽谈合同条款.
• 协助部门经理组织合同审核及会签工作。
• 协助部门经理组织经办合同的交底工作.
• 协助部门经理进行合同执行过程中的条款解释。
2、做好招投标文件管理以及招标过程中资料的整理归档。
•负责招标文件的起草与编制。
• 协助部门经理组织相关部门进行招标文件审核。
• 协助部门经理做好各类供方选择及招标文件的发标。
• 负责做好招投标记录及汇总招标情况、出具招标汇总表提交招投标委员会。。
3、做好各种样品材料的仓库保管及使用工作。
4、负责业务联系单、认价单的制定、发放、回收、登记归档。
5、做好材料的出入库管理，供料明细的台帐建立工作并整理存档及时到位，并且做好与施工方以及供应商的对账工作.
6、做好钢材、水泥、铜、铝等价格变化较大材料的月报表工作。
7、配合部门经理做好月资金计划、月工作计划、月供料明细信息表的制定。