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设备供应管理制度
第一章总则
一、目的
为了规范采购供应管理，确保采购的原辅材料符合标准规定，确
保质量安全，满足生产需求；
二、适用范围
本制度适用于本公司生产所需原辅材料的采购及供应管理；
三、职责
1、采购管理总部负责采购业务管理、支持、指导和监督；
2、产品开发部负责制定原辅材料验收标准；
3、质量管理总部负责原辅料的检验或验证及委托有资质的检测
机构检验；
4、生产管理部负责下达生产计划；
5、采供部负责编制原辅采购请购计划（请购单）；
6、采供部负责日常原辅材料采购供应及控制；
7、采供部负责原辅材料的入库、储存、保存及发放；
8、现场生产部负责原辅材料的使用；
第二章管理规定
一、工作流程
1、原辅材料采购供应流程图见附件；
2、请购作业
（1）月度请购:根据计划员下达《月度需求计划》，采供部参照 原材料仓库库存及供应商备货情况，在月底前编制下个月的《月度请 购计划》，月度计划提供给供应商备料参考；
（2）日常请购:根据周生产计划排程表，计划员下达《周需求计 划》，采供部参照原材料仓库库存、原材料合理库存，制订请购单由 采供部的负责人审批并下达；
3、采购作业
（1）月度采购:根据月度请购计划》采供部参照《合格供方清单》、 《价格档案》和《采购基本合同书》在月底前编制下个月的《月度物
料采购计划》报采购分管领导批准后执行，同时编制《月度采购、资 金计划》，报采购分管领导批准后上报；
（2）日常采购:采购专员根据《周需求计划》及材料仓库库存， 填写《订货单》（个别合同），采供部负责人批准，采购员负责实施；
（3）下订单
① 采购员在仔细检查、确认有效性后下《订货单》
② 根据公司仓库物品日报表、原材料合理库存表及最低采购数量 及采购周期，查核《请购单》的合理性。如有问题立即与计划员沟通；
③ 确认《请购单》的有效性和合理性后，根据《合格供方清单》、 《价格档案》，负责在电脑系统中填写《订货单》，详细注明：订货 日期、供货厂家、供方联系人、需方联系人、电话、交货地址、收货 人、品名、规格型号、质量标准、单位、数量、到货日期、含税到库 价；
④ 《订货单》经采供部负责人签字确认后（特殊情况，由负责人 头确认并事后补签，如有问题退回），并以传真（或电话）方式准 确无误地通知采购方，得到采购方确认的答复后，留存备查，并在《订 货单》上记录确认时间（时、分），作为已发送标识；
⑤ 计划外紧急请购的产品，必须由采供部负责人在《订货单》标 明“计划外”字样，按“第一章第3条第（3）点的第③、④条款” 操作；
⑥ 当采购员接到由计划中心、签发的紧急《请购单》（标明“紧急” 字样）时，按紧急订单处理，即不必以正常的请购周期办理，而是在 取得采购方认可的前提下，以最短的时间内交货，必要时少量分批到 货。具体按“第一章第3条第（3）点的第③、④条款”操作；
⑦ 订货操作在一个工作日内完成，并核对《请购单》和《订货单》， 如有遗漏，查实后补订。
⑧ 已发送的《订货单》收存于固定处，于每月5日前整理并保存 在档案袋；
（4）订单跟踪
① 采购专员应该及时跟催货物，并及时与采购方确认是否按《订 货单》要求按期、按质、按量交货；
② 如采购方反映有特殊原因，确实不能按时到货，必须立即向采 供部负责人报告延期交货时间及原因，必要时由采购中心、负责人与采 购方沟通；
③ 采供部负责人得到报告后，立即与生产部门沟通:
•生产部门负责人根据产品库存，如短期不影响生产或产品发货 的与营运沟通调整计划，取得同意后由采供部负责人指令采购专员通 知采购方按延期日交货：
•生产部门根据产品库存，认为延期交货将影响生产或产品发货 时，由采供部负责与采购方沟通能否按时少量供货或通知采购方（按 “第一章第3条第（3）点的第⑦条款”操作），确保物料如期交货 或保证生产；
•如确实因不可抗拒原因引起无法按期到货并影响生产或发货 时，由采供部负责报告采供分管领导。
④ 到货日，采购员查核采购方是否按《订货单》按期、按质、按 量到货。如没有按时到货，按第一章第3条第（4点的第②、③条款” 操作；
（5到货
① 采购专员向生产商索取产品出厂检验报告交质量管理总部：
② 到库后，仓管员立即通知质量管理总部，质量管理总部按规定 进行抽样及检验，并出具《分析报告单》，向采供部（供应）索要有 效的《材料验收入库单》
③ 采购数据员根据到库的产品，向生产商索取增值税发票，登记 后于一周内与《材料验收入库单》交财务部作为结算依据；
④ 采购专员在收到不合格通知单时，按《不合格品控制程序》执 行并立即与生产商沟通：
•生产商（一周内确认）物料不合格:
A、原则上作退货处理，可在下次送货时退回逾期，采供部（供
应）作无主处理，同时按紧急订单操作。
B、必要时请示评审，如评审通过时作让步接收处理:否则作退货 处理。具体操作按照《不合格品处理规范》执行；
•生产商如对检验结果有异议，由采供部协助会同质量管理总部 与生产商协商处理：
⑤ 采购数据员根据《验收入库单》当日登记入帐（包括电脑帐）
4、产品的验证:质量管理总部按《过程和产品的监视和测量控制 程序》执行，负责检验验证。
（1）采购的产品由质量管理总部在供方处验证时，应在采购合 同中规定验证的安排及产品放行的方式；
（2）完成进货检验后，质量管理总部及时把验证结果反馈采供 部（物料供应）：
（3）经检验合格的产品，由质量管理总部及时通知采供部（物 料供应）接收入库、发放：
（4）采购产品中发现不合格品按《不符合品控制程序》执行
5、（到库）入库
1）采供部（供应）根据订货单》内容和生产领用动态，随时跟 踪到货；
① 收到采供部《订货单》后，物管员及时确认与《请购单》是否 一致，以防遗漏：
② 《订货单》到货日，物管员查核供应商是否按《订货单》如期 到货。如生产商没有按时到货，立即报告采供部（供应）负责人，采 供部（供应）负责人查实后立即通报采购员，采购员按“第一章第3 条第（4）点的第②、③条款”操作；
③ 物管员根据生产领用动态和库存，参照《公司仓库物品日报表》 和《合理库存表》认为按《订货单》到货将影响交货，必须立即报告 采供部（供应）提前到货。采供部（供应）查实后立即通报采购员， 要求提前（日期、少量）到货（采购员按第一章第3条第（3）点的 第⑦条款），确保物料供应，保证交货。
④ 如无法提前到货并可能影响交货时采购员立即报告采供部负 责人，由采供部负责人及时与销售部沟通。
⑤ 到货后，物管员立即通知质量管理总部抽样检验，并通报采购 员；
⑥ 对于不合格的到货（质量管理总部当场结论为不合格），采供 部（供应）立即通报采供部，采购员第一章第3条第（5）点的第② 条款；
⑦ 如到货的数量与《订货单》不符，采供部（供应）及时通报采 购员，采购专员根据对项目的影响程度按相关条款操作；
（2）采供部（供应）根据《订货单》到货内容及质量管理总部 结论为合格的入库。
①物管员根据《订货单》内容，仔细查实品名、规格型号、数量 安排库位入库，并做好相应标识、开具《验收入库单》
•待检的产品经质量管理总部初步结论入库后，应采取隔离措施，
并在作“待检”标识，以免误用;
•《验收入库单》一式四份，经采供部审批后，一份留存，其余 三份上交采供部。
②物管员根据《仓储管理规范》，做好盘点工作；日常发放随时 记录，库存物料定期盘点；保持账、卡、物相符；
•每月1日配合财务部对产品全面盘点及账物核对工作，及时办 理报废和盘亏手续；
•盘存结论经财务部会计签字确认后，物管员和采供部负责人签 字确认，作为物料管理月报表；
6、出库
（1）接到生产部《取货单》后，物管员仔细审核检查，确认有 效性后发放，生产部负责审核确认并双方签字；
（2）出库的产品当日登记入账（包括电脑账）、标识记录；
（3）对生产部退回的材料，物管员对照《领料单》及《退料单》， 核实物料品种、数量、质量无误后分别安排库位入库，当日登记入帐
（括电脑帐）、标识记录；
7、记录要求
（1）采供部保存采购相关的信息和记录，按《文件控制程序》 和《记录控制程序》执行；
（2）采供部（供应）保存物管相关的信息和记录，按《文件控 制程序》和《记录控制程序》执行；
二、采购控制
1、采购过程按此规范执行。到货后，采供部验证生产企业提供
的质量证明文件是否符合本公司提供的产品企业标准要求；
2、采供部及时联系质量管理总部对产品进行严格抽样检测，检
测不合格作退货处理
3、生产企业必须通过ISO90质量体系认证：
三、委托检验（产品和计量器具）
6.1质量管理总部确定产品送检的委托单位
6.2受委托单位必须是国家认可的
6.3质量管理总部负责编制年度送检计划和月度送检计划，并经
过部门确认；
四、相关文件或支持性材料
1、《中华人民共和国合同法》
2、《文件控制程序》
3、《记录控制程序》
4、《生产和服务提供控制程序》
5、《过程和产品的监视和测程序》
6、《不符合品控制程序》
7、检验和试验状态管理规范》
8、《搬运、储存、包装、防护和交付管理规范》