资源描述
设备供应管理制度
第一章总则
一、目的
为了规范采购供应管理,确保采购的原辅材料符合标准规定,确
保质量安全,满足生产需求;
二、适用范围
本制度适用于本公司生产所需原辅材料的采购及供应管理;
三、职责
1、采购管理总部负责采购业务管理、支持、指导和监督;
2、产品开发部负责制定原辅材料验收标准;
3、质量管理总部负责原辅料的检验或验证及委托有资质的检测
机构检验;
4、生产管理部负责下达生产计划;
5、采供部负责编制原辅采购请购计划(请购单);
6、采供部负责日常原辅材料采购供应及控制;
7、采供部负责原辅材料的入库、储存、保存及发放;
8、现场生产部负责原辅材料的使用;
第二章管理规定
一、工作流程
1、原辅材料采购供应流程图见附件;
2、请购作业
(1)月度请购:根据计划员下达《月度需求计划》,采供部参照 原材料仓库库存及供应商备货情况,在月底前编制下个月的《月度请 购计划》,月度计划提供给供应商备料参考;
(2)日常请购:根据周生产计划排程表,计划员下达《周需求计 划》,采供部参照原材料仓库库存、原材料合理库存,制订请购单由 采供部的负责人审批并下达;
3、采购作业
(1)月度采购:根据月度请购计划》采供部参照《合格供方清单》、 《价格档案》和《采购基本合同书》在月底前编制下个月的《月度物
料采购计划》报采购分管领导批准后执行,同时编制《月度采购、资 金计划》,报采购分管领导批准后上报;
(2)日常采购:采购专员根据《周需求计划》及材料仓库库存, 填写《订货单》(个别合同),采供部负责人批准,采购员负责实施;
(3)下订单
① 采购员在仔细检查、确认有效性后下《订货单》
② 根据公司仓库物品日报表、原材料合理库存表及最低采购数量 及采购周期,查核《请购单》的合理性。如有问题立即与计划员沟通;
③ 确认《请购单》的有效性和合理性后,根据《合格供方清单》、 《价格档案》,负责在电脑系统中填写《订货单》,详细注明:订货 日期、供货厂家、供方联系人、需方联系人、电话、交货地址、收货 人、品名、规格型号、质量标准、单位、数量、到货日期、含税到库 价;
④ 《订货单》经采供部负责人签字确认后(特殊情况,由负责人 头确认并事后补签,如有问题退回),并以传真(或电话)方式准 确无误地通知采购方,得到采购方确认的答复后,留存备查,并在《订 货单》上记录确认时间(时、分),作为已发送标识;
⑤ 计划外紧急请购的产品,必须由采供部负责人在《订货单》标 明“计划外”字样,按“第一章第3条第(3)点的第③、④条款” 操作;
⑥ 当采购员接到由计划中心、签发的紧急《请购单》(标明“紧急” 字样)时,按紧急订单处理,即不必以正常的请购周期办理,而是在 取得采购方认可的前提下,以最短的时间内交货,必要时少量分批到 货。具体按“第一章第3条第(3)点的第③、④条款”操作;
⑦ 订货操作在一个工作日内完成,并核对《请购单》和《订货单》, 如有遗漏,查实后补订。
⑧ 已发送的《订货单》收存于固定处,于每月5日前整理并保存 在档案袋;
(4)订单跟踪
① 采购专员应该及时跟催货物,并及时与采购方确认是否按《订 货单》要求按期、按质、按量交货;
② 如采购方反映有特殊原因,确实不能按时到货,必须立即向采 供部负责人报告延期交货时间及原因,必要时由采购中心、负责人与采 购方沟通;
③ 采供部负责人得到报告后,立即与生产部门沟通:
•生产部门负责人根据产品库存,如短期不影响生产或产品发货 的与营运沟通调整计划,取得同意后由采供部负责人指令采购专员通 知采购方按延期日交货:
•生产部门根据产品库存,认为延期交货将影响生产或产品发货 时,由采供部负责与采购方沟通能否按时少量供货或通知采购方(按 “第一章第3条第(3)点的第⑦条款”操作),确保物料如期交货 或保证生产;
•如确实因不可抗拒原因引起无法按期到货并影响生产或发货 时,由采供部负责报告采供分管领导。
④ 到货日,采购员查核采购方是否按《订货单》按期、按质、按 量到货。如没有按时到货,按第一章第3条第(4点的第②、③条款” 操作;
(5到货
① 采购专员向生产商索取产品出厂检验报告交质量管理总部:
② 到库后,仓管员立即通知质量管理总部,质量管理总部按规定 进行抽样及检验,并出具《分析报告单》,向采供部(供应)索要有 效的《材料验收入库单》
③ 采购数据员根据到库的产品,向生产商索取增值税发票,登记 后于一周内与《材料验收入库单》交财务部作为结算依据;
④ 采购专员在收到不合格通知单时,按《不合格品控制程序》执 行并立即与生产商沟通:
•生产商(一周内确认)物料不合格:
A、原则上作退货处理,可在下次送货时退回逾期,采供部(供
应)作无主处理,同时按紧急订单操作。
B、必要时请示评审,如评审通过时作让步接收处理:否则作退货 处理。具体操作按照《不合格品处理规范》执行;
•生产商如对检验结果有异议,由采供部协助会同质量管理总部 与生产商协商处理:
⑤ 采购数据员根据《验收入库单》当日登记入帐(包括电脑帐)
4、产品的验证:质量管理总部按《过程和产品的监视和测量控制 程序》执行,负责检验验证。
(1)采购的产品由质量管理总部在供方处验证时,应在采购合 同中规定验证的安排及产品放行的方式;
(2)完成进货检验后,质量管理总部及时把验证结果反馈采供 部(物料供应):
(3)经检验合格的产品,由质量管理总部及时通知采供部(物 料供应)接收入库、发放:
(4)采购产品中发现不合格品按《不符合品控制程序》执行
5、(到库)入库
1)采供部(供应)根据订货单》内容和生产领用动态,随时跟 踪到货;
① 收到采供部《订货单》后,物管员及时确认与《请购单》是否 一致,以防遗漏:
② 《订货单》到货日,物管员查核供应商是否按《订货单》如期 到货。如生产商没有按时到货,立即报告采供部(供应)负责人,采 供部(供应)负责人查实后立即通报采购员,采购员按“第一章第3 条第(4)点的第②、③条款”操作;
③ 物管员根据生产领用动态和库存,参照《公司仓库物品日报表》 和《合理库存表》认为按《订货单》到货将影响交货,必须立即报告 采供部(供应)提前到货。采供部(供应)查实后立即通报采购员, 要求提前(日期、少量)到货(采购员按第一章第3条第(3)点的 第⑦条款),确保物料供应,保证交货。
④ 如无法提前到货并可能影响交货时采购员立即报告采供部负 责人,由采供部负责人及时与销售部沟通。
⑤ 到货后,物管员立即通知质量管理总部抽样检验,并通报采购 员;
⑥ 对于不合格的到货(质量管理总部当场结论为不合格),采供 部(供应)立即通报采供部,采购员第一章第3条第(5)点的第② 条款;
⑦ 如到货的数量与《订货单》不符,采供部(供应)及时通报采 购员,采购专员根据对项目的影响程度按相关条款操作;
(2)采供部(供应)根据《订货单》到货内容及质量管理总部 结论为合格的入库。
①物管员根据《订货单》内容,仔细查实品名、规格型号、数量 安排库位入库,并做好相应标识、开具《验收入库单》
•待检的产品经质量管理总部初步结论入库后,应采取隔离措施,
并在作“待检”标识,以免误用;
•《验收入库单》一式四份,经采供部审批后,一份留存,其余 三份上交采供部。
②物管员根据《仓储管理规范》,做好盘点工作;日常发放随时 记录,库存物料定期盘点;保持账、卡、物相符;
•每月1日配合财务部对产品全面盘点及账物核对工作,及时办 理报废和盘亏手续;
•盘存结论经财务部会计签字确认后,物管员和采供部负责人签 字确认,作为物料管理月报表;
6、出库
(1)接到生产部《取货单》后,物管员仔细审核检查,确认有 效性后发放,生产部负责审核确认并双方签字;
(2)出库的产品当日登记入账(包括电脑账)、标识记录;
(3)对生产部退回的材料,物管员对照《领料单》及《退料单》, 核实物料品种、数量、质量无误后分别安排库位入库,当日登记入帐
(括电脑帐)、标识记录;
7、记录要求
(1)采供部保存采购相关的信息和记录,按《文件控制程序》 和《记录控制程序》执行;
(2)采供部(供应)保存物管相关的信息和记录,按《文件控 制程序》和《记录控制程序》执行;
二、采购控制
1、采购过程按此规范执行。到货后,采供部验证生产企业提供
的质量证明文件是否符合本公司提供的产品企业标准要求;
2、采供部及时联系质量管理总部对产品进行严格抽样检测,检
测不合格作退货处理
3、生产企业必须通过ISO90质量体系认证:
三、委托检验(产品和计量器具)
6.1质量管理总部确定产品送检的委托单位
6.2受委托单位必须是国家认可的
6.3质量管理总部负责编制年度送检计划和月度送检计划,并经
过部门确认;
四、相关文件或支持性材料
1、《中华人民共和国合同法》
2、《文件控制程序》
3、《记录控制程序》
4、《生产和服务提供控制程序》
5、《过程和产品的监视和测程序》
6、《不符合品控制程序》
7、检验和试验状态管理规范》
8、《搬运、储存、包装、防护和交付管理规范》
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