物业管理档案制度.docx

物业管理档案制度
一、档案资料管理
1、档案的建立
我们将按工程技术、设备管理档案和日常管理档案三部分进行档 案的建立和集中管理。
1）收集：从承接开始的所有工种技术、维修、改造资料，业主 资料、证件、装修申报表。
2）整理分类
① 产权资料
A项目批准文件
B用地批准文件
C建筑执照
D拆迁安置资料
② 技术资料
A规划图
B竣工总平面图
C单位建筑、结构、设备竣工图
D地下管网竣工图
E地质勘查报告
FH程合同及开、竣工报告
GH程预、决算
H图纸会审记录
I工程设备变更通知及技术核定单
J隐蔽工程验收凭证
K沉降观察记录
L竣工验收说明书
M钢材、水泥等主要材料的质量保证书
N新材料、构配件的鉴定、合格证书
O水泥、采暖、空调、消防、卫生器具、电梯等检验合同证书
P砂浆、混凝土试块试压报告
Q供水、供暖的试压报告
R绿化工程竣工图
日常管理档案，包括：公司大型活动档案、重大事件记录、顾客 意见征询调查表、服务质量回访表、顾客投诉记录及处理情况、员工 档案、员工调入/调出记录、用户特殊要求记录、装修及维修档案、 财务档案等等。
2、档案的管理
原则：安全、完整、保密、方便
1）配备专业的档案管理用具：电脑、光盘刻录机、档案柜等；
2）专人兼管，由管理处办公室文秘专人管理；
3）借阅档案资料时，必须经专职管理人员同意后，方可借阅， 并办妥借阅手续。借阅完毕，及时归还，并办理还档手续；
4）档案原则上不允许外借（上级房管部门调阅除外），因特殊 需要，经管理处项目主任同意后方可外借;
5）将档案的收集和管理工作纳入部门考核范围。
二、工作档案建立
1、目的
规范公司项目承接工作程序，确保项目承接工作得到有效控制， 保证各项物业管理工作顺利进行。
2、职责
1）公司签订项目委托管理合同后，公司总经理负责指定公司主 管领导、各职能部门负责人及专业的工程技术人员组成项目承接验收 小组。
2）验收小组负责对本公司所承接的物业进行各项验收并向公司 各部门办理移交工作。
3）物业管理部为项目承接过程的归管理部门，编制楼宇验收 计划，组织实施验收，负责保存各种资料和记录。
4）新成立管理处组织物业管理工作的开展。
三、记录控制程序
1、目的
本程序规定了记录的标识、收集、编目、借阅、归档、保管和处 理的职责和方法，以证明服务质量符合规定的要求并为确认质量 管理体系的有效运行提供可追溯性依据。
2、职责
1）物业管理部负责记录的归管理。
2）各部门文件管理员负责本部门记录的收集、整理和归档、存 贮、保管及处理。
3、工作程序
1）记录的分类
本公司所有与质量管理体系有关的记录分为质量管理体系实施 方面的记录和质量管理体系验证方面的记录两大类。
A、《员工培训记录》、各种提供服务的记录（包括有偿、无偿 维修服务及其它项目服务等）、《不合格/纠正预防措施报告》等属 质量管理体系实施方面的记录。
B、、《回访记录》、《内部质量管理体系审核报告》、检查评 定记录等属服务质量验证方面的记录。
2）记录表格的编码见《质量管理体系文件编码规则》。
3）记录的填写
记录应填写清晰、及时、正确、内容完整，填写人、审核人、批 准人应履行签字手续。
4）记录的收集、整理和归档
A、物业管理部负责制订《记录总览表》，内容包括表格编号、 名称、填报部门、保管部门、保留期限等。
B、各部门负责制定本部门管理的《记录一览表》。
C、记录的收集保管由各部门文件管理员负责，并依据《记录总 览表》相关的内容要求进行归档。
D、各项记录要求清晰、及时、完整，签字手续齐全，在保存的
有效期内不得有破损残缺。
5）记录的贮存
A、各部门的记录由各部门文件管理员或指定人员负责贮存，期 限按《记录一览表》的要求进行，贮存地应保持干燥通风，并采取适 当的防护措施。
B、每年一月各部门应将一年的记录装订成册上交管理督查部予 以保存。
C、记录还可以用磁盘方式贮存。
6）记录的查阅
A、如因工作需要，需查阅存档的记录时，应先填写《记录查阅 审批表》，经主管领导批准，可以查阅存档的记录。
B、在合同规定或用户要求情况下，经部门负责人批准后可以查 阅记录。
C、各部门文件保管人员负责办理查阅手续。
7）失效及过期记录处理
对过期的记录或需销毁的记录，应由保管部门填写《记录处理审 批表》报请物业管理部批准并及时进行销毁。
8）供应商的记录是公司记录组成部分，予以等同管理。