物控的工作目标与内容-物控管理制度-物控人员工作守则.doc

物 控 管 理 制 度

[编号：PTT-004]

编 号 目 录
PTT-004-01 物控管理工作目标与内容
PTT-004-0101 物控与采购工作管理目标
PTT-004-0102 物控与采购管理工作内容
PTT-004-02 采购作业程序与实施细则
PTT-004-0201 采购作业程序
PTT-004-0202 采购作业实施细则
PTT-004-03 物控作业管理程序
一、 申购、配送、物控管理工作流程
PTT-004-04 仓贮管理工作制度
PTT-004-0401 原物料仓贮管理规定
PTT-004-0402 工具、器具管理规定

制定：
物控部经理/主管

生效日期： 年 月 日

物控管理目标与内容
[编号：TW-004-01]
一、物控、采购管理目标〔如下表〕
目标
内容
正确计划用料
1、配合营业目标
2、增加资金预算灵活度
3、减少呆滞料的产生
4、强化用料控制
5、便于存量管理
适当存量管理
1、强化重点管理效果
2、提升存货周转率
3、适时、适量的供料
4、适量的库存
5、提升库位使用率
强化采购管理
1、适质、适量
2、适价、适时
3、充分掌握市场行情
4、和供料厂坚持优良关系
发挥盘点功效
1、消除料账差异
2、保证材料量
保证产品质量
1、强化验收管理
2、增加材料的使用性
发挥储运功能
1、保证材质
2、安全维护仓库
3、合理的储存成本
4、正确的收发作业
更低成本
1、采购或自制的合理性
2、以旧换新物尽其用
3、积极开发替代品
4、余料再使用
5、防止滞料发生
6、降低采购、储存成本
7、提升人员工作效率
合理处理滞废料
1、资金灵活
2、避免无谓损失
3、增加储位的有效空间
降低配送成本
1、工程用料合理配送降低运输成本
2、有利车辆合理调度
强化物料管理
1、防止物料流失
2、计量、审核在线物料消耗定额
3、强化物料施工现场管理

二、物控与采购管理工作内容〔如下表〕
人员
工作内容
物控
1、请购方式与存量基准的设定
2、生产用料的统计及预估
3、生产用料的请购与余料转用
4、进料异常与生产管理、采购协调处理
5、物料合理配送
6、监督在线物料计量、消耗、现场管理等
采购
1、建立供应商与价格记录
2、采购方式的设定及市场行情调查
3、询价、比价、议价、定购作业
4、交料进度控制与逾交催促
5、进料质量、数量异常处理
6、内外销差价、退税资料提供
7、付款整理、检察
外协
1、外协厂商开发与签约
2、建立外协厂商与工缴记录
3、外协产量、交货期、尾期控制
4、外协用料出厂管理
5、外协品的质量异常处理
6、外协用料与工缴结算
材料
1、进厂材料、外协品点收及不合格品退回
2、材料发放批号管理，余料提报
3、材料保管及账务处理
4、库位规划、整理与安全维护
5、滞料及有价值废品的库存提报
6、库存盘点与账物核对
7、提供有关库存动态资料
成品
1、成品缴库的点收核对
2、成品出库交运处理
3、成品保管及账务处理
4、成品库位规划、整理与安全维护
5、库存盘点与账物核对
6、滞存品库存提报
7、提供有半成品库存资料
采购作业程序与实施细则
[编号：TW-004-02]
一、采购作业程序
采购作业内容包括从收到“请购案件〞开始的进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料〞、“采购记录〞及其他有关资料后，开始办理询价，在报价后，整理报价资料，拟定议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核定购。具体作业程序及要点如下：
采购作业程序及要点表
程序
要点

接件分发
1、请购单各栏填写是否清楚
2、按分配原则分派请购案件
3、急件优先分派办理
4、无法在必须用日期办妥者利用“交货期联系单---通知请购部门〞
5．撤销请购单应先送办理

询价
1、交货期无法配合必须用日期时联系请购部门
2、充分了解请购材料的用品、规格
3、急件或必须用日期接近者应优先办理
4、向厂商具体说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法
5、同规格产品有几家供应商均应询价
6、有否其他较有利的代用品或对抗品
7、应对同规格，不同厂牌做比较
8、是否有必要办理售后服务及保修年限
9、新厂商产品，是否必须经检验试用

比价
议价
1、厂商的供应能力是够能按期交货、质量确认
2、是否殷实可靠的生产厂或直接进口商
3、其他经销商价格是否较低
4、经成本分析后，设定议价目标
5、是否必要向厂商索取型录比较
6、价格上涨下跌有何因素
7、是否必要开发其他厂商或转外购
8、规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标

呈核
1、请购单上应具体注明与厂商量定的买价条件
2、买卖惯例必须超交者应注明
3、现场选用较贵材料时，联系请购部门述明原因
4、按核决权限呈核

定购
1、必须预订定金，内外销价必须办退税或规定多少金额以上或有附带条件等应制订买卖合同
2、再向厂商确认价格、交货期、质量条件
3、分批交货者在请购单上盖分批交货单
4、定购单〔采纳联系函或 机〕寄交厂商，无法按必须用日期交货的案件联系请购部门

催交
1、约交日期前应再确认交货期
2、无法在约交日期前交货时联系请购部门并列入交货期异常控制表内催办
3、以逾约交货日期尚未到货应加紧催交
程序
要点

整理付款
1、发票抬头及内容是否相符
2、发票金额与请购单价格是否相等
3、是否有预付款或暂借款应处理
4、是否必须要扣款
5、必须要办退税的请购单转告退税部门
6、以内销采购供外销用材料，应先收齐退税同意书方可办理付款
收件、分发、
核对
1、收件
2、按分配原则指派经办人
3、核对品名
4、核对规格
5、核对数量
6、核对必须要日期

询价
1、选择询价对象及地区
2、询价
3．整理报价资料
4、确认请讲内容
5、寻找对抗品
6、选择开发对象
7、询价索样
8、整理对抗品资料及样品送样
9、整理检验结果

程序
要点

装运
1、催促预定装船期
2、申请“工业用〞证实
3、申请分期缴税
4、申请预报火险及动产抵押
5、催促装运文件
6、确认船期
7、整理装运文件
8、申请管理品放行证
9、联系及安排卸货
10、确认船代理
11、确认公证处〔所〕
12、联系交货期异常修改

报关
提货
1、银行背书
2、办理担保提货
3、整理文件报关
4、缴税提货
5、收料

索赔
1、核对材料检验报告
2、填写索赔记录单
3、向保险公司、船公司索赔
4、向材料厂商索赔
5、办理退货换掉作业

跟催
1、催促收料单
2、控制长期合同的交货
3、控制外购资金
4、整理采购案件
5、计算卸货延制费及奖金
6、办理退汇

二、采购作业实施细

〔一〕请购

第一条 请购部门的划分
各项材料的请购部门如下：
1、常备材料：工程部。
2、预备材料：物控部〔采购部门〕。
3、非常备材料：
〔1〕订货生产用料：工程部。
〔2〕其他用料：使用部门或物控部。
第二条 请购单位的开立、递送
1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存状况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、必须求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号〔由各部门依职能部编订〕，“请购单〔内购〕〔外购〕〞附“请购案件寄送清单〞送采购部门。
2、必须用品日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
3、紧急请购时，由请购部门于“请购单〞“说明栏〞注明原因，并加盖“紧急采财章〞，以急件卷宗递送。
4、材料检验须待试用方能实施者，请购部门应于“请购单〞上注明“试用检验〞及“预定试用期限〞。
5、庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并合计库存状况，填制“请购单〞提出请购。

附表3 原物料——请购∕配送单
部门： 日期： 年 月 日 填制：
材料别

编号
核对码
新旧废

名称

规格

部门
请购∕送数量

核定数量

估计单价

估计总价

预算月份

用途

申请单位

必须用日期
年 月 日
配送地点

备注

请料单
字第 号
上级核决

第三条 免开请购单部分
1、以下总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单〞委托总务部门办理，但其核决权限另订，其罗列如下：
〔1〕贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。
〔2〕招待用品：饮料、香烟等。
〔3〕书报〔含技术性书籍及定期刊物、名片、文具等。
〔4〕打字、刻印、报表等。
2、零星采购及小额零星采购材料项目。
第四条 请购核决权限〔依财经核决权限〕
1、国内采购：
〔1〕原物料：
① 请购金额预估在2000元以下者，由采购主管核决。
② 请购金额预估在2000元至5000元以下者，由物控经理核决。
③ 请购金额预估在5000元以上者，由总经理核决。
〔2〕财产支出：
① 请购金额预估在200元以下者，由采购主管核决。
② 请购金额预估在200元至500元以下者，由物控经理核决。
③ 请购金额预估在5000元以上者，由总经理核决。
〔3〕总务性用品：
① 请购金额预估在50元以下者，由总务主管核决。
② 请购金额预估在50元至100元以下者，由行政经理核决。
③ 请购金额预估在100元以上者，由总经理核决。
附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出，核决权限呈核。“
2、国外采购：
〔1〕请购金额预估在2000元〔含〕以下者，由经理核决。
〔2〕请购金额预估在2000元以上者，由总经理核决。
第五条 请购案件的撤销
1、请购案件的撤销应由原请购部门马上通知采购部门停止采购；同时在“请购单〔内购〕〞
“请购单〔外购〕〞第一、二联加盖红色“撤销〞的戳记及注明撤销原因。
2、采购部门办妥撤销后，依以下规定办理：
〔1〕采购部门于原请购单加盖“撤销〞章后，送回原请购部门。
〔2〕原“请购单〞已送回物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以原请购单退回请购部门。
〔3〕原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

〔二〕一般采购规定

第六条 采购部门的划分
1、国内外采购：均由物控部〔采购部门〕负责办理。
2、总经理或经理关于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商量价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条 采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择以下一种最有利的方式及进行采购：
1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
2、长期报价采购：凡常常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依必须要提出请购。
第八条 采购作业处理期限
采购部门应依采购地区，材料特性及市场供必须，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参照，遇有变更时，应马上修正。

〔三〕国内采购作业处理

第九条 询价、比价、议价
1、采购经办人员获“请购单〔内购〕〞后应依请购案件的缓急，并参照市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准应以 询价之外，另必须精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2、假设厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检查所附资料并于“请购单〞上予以证实，经主管核准后，先让使用部门或请购部门签注看法后呈核。
3、属于买卖惯例超交者〔如最低采购量超过请购量〕，采购经办人员议价后，应于请购单“询价记录栏〞中注明，经主管签认后呈核。
4、关于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以 等联系方式向厂商量价。
5、采购部门接到请购部门以 联系的紧急采购案件，主管应马上指定经办人员先进行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
6、“试车验骝的采购条件，采购经办人员应于“请购单〞注明与厂商一定的付款条件呈核。
第十条 呈核及核决
1、采购经办人员询价完成后，在“请购单〞上详填询价后议价结果及拟定“定购厂商〞“交货期限〞与“报价有效期限〞，经主管审核，并依请购核决权限呈核。
2、采购核决权限〔附表4〕
采购类别
核决权限
采购核决权限
列属统购项目的原料、物料〔包括燃料〕
不管金额多少
经理＋总经理
非属统购项目的原料、物料〔包括燃料〕
2000元以下
5000元以下
5000元以上
采购主管
采购主管+经理
经理+总经理
财产支出〔包括杂项购置〕的非生产器材
200元以下
500元以下
500元以上
采购主管
采购主管+经理
经理+总经理
财产支出〔包括杂项购置〕的生产器材
500元以下
500元以上
采购主管
经理+总经理
庶务用品
200元以下
500元以下
500元以上
采购主管
采购主管+经理
经理+总经理
附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出〞，核决权限呈核。

第十一条 定购
1、采购经办人员接到经核决的“请购单〞后，应以“定购单〞向厂商定购，并以 或 确定交货〔到货〕日期，同时要求供应商于“送货单〞上注明“请购单编号〞及“包装方式〞。
2、假设属于分批交货者，采购经办人员应于“请购单〞上加盖“分批交货〞章以资识别。
3、采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单〞加盖“暂借款采购〞章，以资识别。
第十二条 进度控制及事务联系
1、国内采购部门应分询价、定购、交货三个阶段，以“采购进度控制表〞控制采购作业进度。
2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单〞并注明“异常原因〞及“预定完成提起〞，经呈主管核实后转送请购部门，依请购部门看法拟定对策处理。
第十三条 整理付款
1、物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单〞连同“材料检验报告表〞〔其免填“材料检验报告表〞部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表〞等〕送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。如为分批收料的，“请购单〔内购〕〞的会计联须于第一批收料后送会计部门。
2、内购材料须待试用检验的，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
3、短交应补足的，请购部门应依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
〔四〕境外采购作业处理〔略〕

〔五〕价格及质量的复核

第十四条 价格复核与市场行情资料提供
1、采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参照。
2、采购部门应就企业内各部门所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决各价格的参照。
第十五条 质量复核
采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核〔如材料选用、质量检验〕等。
第十六条 异常处理
检察作业中，假设发现异常状况，采购单位检察部门应马上填制“采购事务看法反映处理表〞〔或附报告资料〕，通知有关部门处理。

〔六〕附则

第十七条 本办法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。

物控作业管理程序
[编号：TW-004-03]
一、申购、配送、物控管理工作流程

办公，总务等
统购物料
请购单〔计划单〕
工程生产
原物料
请购单〔计划单〕
物控部统计预估
统购物料
计划单

采购物料
计划审核
采购
总计划拟定
报总经理批准
物料采购作业
物控
审核监督
品质检验作业

验收入库作业
核实在线
物料存放
用料消耗
计量监督
由施工员盘点
签收回执
配送运输
制定地点
现场物料
管理监督
工程物料
配送申请单
物料消耗
定额审核
领料
办理出库手续
在线物料月报
表由施工员报
财务部物控部
回执交仓库员
入账