在X市展览会接待服务工作动员会上的讲话.doc

在X市展览会接待服务工作动员会上的讲话

在X市展览会接待服务工作动员会上的讲话
再过60天，我市第一届特色商品交易展览会就将拉开帷幕，展览会接待服务工作也将全面启动，今天我们召开的会议，既是一个动员会，也是一个明确任务的会议。展览会接待服务工作是今年全市商务部门连接上下、服务各地、沟通内外的“第一名片、第一窗口〞，这是一项光荣而艰巨的任务，是一项十分重要的工作。展览会接待服务工作做得是否到位，不仅代表X市商务部门的工作能力和水平，也是体现X市工作能力的水平。日前，市里召开了展览会接待服务指挥部成立大会，市领导对全市的展览会接待服务工作作了动员并提出了原则要求。刚刚，XX同志介绍的XXX展览会接待服务的总体方案，望各XXX在会后从本单位的实际出发，也制定一个相应的工作方案。下面，我就圆满完成好展览会接待服务工作再提六点要求，具体说就是必需讲求“细、新、勤、思、律、和〞。
一、要讲求“细〞
接待工作无小事，细节见真章。把握好细节，在展览会接待中显得尤为重要。展览会期间宾客云集，资源将非常紧张，吃、住、行、观等都不同于平常，届时很多事项并非我们能完全把控。因此，接待服务必需周全，要细化每一个环节、注重每一个细节，以严密细致的安排、以无微不至的关怀、以热情周到的服务，保证接待工作零失误。〔一〕前期对接要细。接待工作的负责人要亲自了解来宾到达的时间、人数、性别、民族等要素，以及他们的基本必须求，同时，也要适时将展览会期间，展览会场馆参观人数可能较多，参观热门馆排队时间可能较长，园区内外交通可能不太便利等实际状况预先做一些解释说明，让来宾有心理预期，使之能充分体谅、理解我们的接待工作。〔二〕制定方案要细。在前期联系的基础上，有针对性地制定接待计划，将各项工作明确分工、责任到人，要安排好出行车辆、参观路线，预约的要及早、及时预约，做到计划在前、成竹在胸。还要充分估计到展览会园区内外可能出现的问题，并能对出现的问题采用有效办法妥善处置。〔三〕接待措施要细。在接待过程中，将“接待链〞中的每一个环节紧紧相扣，细心、耐心对待每一批、每一位宾客，始终保持以来宾安全为前提，以来宾满意为标准，尽可能满足来宾活动意愿，达到宾客来访目的。要想在前、走在前、干在前，来宾没有想到的要提前替他们想到，参观过程中要引好路、提好醒，主动积极尽可能地为来宾提供好服务。
二、要讲求“新〞
我市举办特色展览会是首次，接待服务工作也是一项全新的工作，无直接经验可循，无直接方法可鉴，无直接套路可依，因此在日常接待工作基础上唯有不断革新思维、革新工作，展览会接待服务工作才干顺利展开、成功完成。〔一〕思想观念要新。办好展览会是今年全市的大事，而做好接待工作则是其中的一个重要环节，全市商务部门要从接待工作是迎来送往的浅层次熟悉，转变到展览会接待是增加对外交流、展示XXX形象、促进社会和谐、推动经济社会发展的深层次熟悉上来。特别是各级XXX的领导要树立展览会接待服务工作也是政治任务，搞好展览会接待也是服务大局的理念，将展览会接待服务作为今年XXX接待工作的重中之重，亲自过问、亲自参加，给予关注、给予支持。〔二〕方法手段要新。展览会接待有别于日常接待，单凭以往的接待经验、接待方法是不够的，接待的方式和手段要依据展览会的有关状况及时更新、不断革新，形成一套行之有效的办法。比如，针对展览会园区内热门展馆参观人数有限制，提前预约可能预约不上，园区外停车不方便等实际状况，有条件的XXX是否可以采用将安排来宾参观展览会园区外包给可靠的旅行社，总之，要尽量多想些新招。全市商务部门各级领导要对展览会接待工作的革新给予支持，接待人员要活跃思路，因“园〞制宜、因时制宜、因事制宜。〔三〕角色定位要新。每一位展览会接待工作人员都要充分利用好展览会接待这个平台，当好接待员、解说员，要有热情、周到的服务态度，深厚的人文底蕴，从容淡定的接待气质，大气谦和的接待品位。要充分利用好展览会接待这个载体，通过自身优良素养展示我市的形象，借此机会让大家多了解X市，留下美好而深入的印象，让大家难忘展览会，难忘X市。
三、要讲求“勤〞
接待工作中的“勤〞包括手勤、眼勤、嘴勤、脑勤等多个方面。〔一〕要勤动手，多记录。“好记性不如烂笔头〞，碰到问题要及时记录下来。如在接待一批客人前，要依据来客的活动日程，精心编制接待流程。接待过程中，关于必须要办理的事项，认真做好记录。必要时可以制作《接待工作备忘录》，专门记录我们在展览会接待服务中碰到的并必须要注意的问题，给其他同志作一个工作提醒。〔二〕要勤动眼，多阅读。多看看，要养成“勤检查，多留心〞的好习惯，学会察言观色，善于观察领会客人的必须求，力求做到“让来客满意、让领导放心、让社会称赞〞。眼勤要体现在服务的细节上，尤其是要关注变化中的细节，要关注接待场所、接待路线、开馆时间等外在条件的变更，更要关注客人的感受和必须求变化，动静结合，随机应变。〔三〕要勤动口，多提问。凡事多问一句。因为接待工作最必须要协调联系，最必须要沟通交流。如在接到宾客团队预约 后，应该第一时间内向有关领导汇报，并主动与对方取得联系。接到客人后，沿途要主动向客人介绍状况，征求看法，让客人对此次活动有大体的了解。关于那些前后必须要交接的事项宁愿多说一句、多提醒一句，争取无缝衔接，防止那种自以为你知道、他知道，最后就是没做到的状况出现。〔四〕要勤动脑，多思索。遇事多想想。要有预见性，要充分估计可能出现的问题，做好预案，随机应变地处理突发状况，做到忙中有序、忙而不乱。特别是对一些重要的接待任务，事前要想周全，可以召集相关部门开个会议，明确各自的工作使命。对相关的视察点无妨进行踩点，从点上到线上，环环紧扣，万无一失。
四、要讲求“思〞
“勤于思而敏于行〞，展览会接待服务工作也是如此。具体来说，就是要做到三点：〔一〕要善于学习。接待工作是一门学问、一门艺术，如何提升展览会接待服务工作的水平，必须要我们强化学习。要强化接待人员的展览会知识的专题培训，还有服务、规范、细节、保密、节俭、效率、协作和革新等方面的学习和培训。可以展开展览会接待服务的岗位练兵活动。要编写“接待服务工作手册〞介绍一般的接待常识、接待礼仪和展览会知识，互相学习，互相借鉴。〔二〕要善于总结。完成一批接待任务后，接待人员可以对本次活动进行认真总结，要养成接待任务结束后进行交流、分析、总结、评议的好习惯，好的方面要持续发扬，不够之处注意弥补改善。要通过总结不断提升我们接待的质量和效率。〔三〕要善于积存。在接待中要注意搜集各项资料，如除了要了解面上的展览会知识外，关于各个展馆的特点、参观的线路以及交通、食宿等，均要依据必须要搜集整理。如在完成每一批团队的接待之后，可把接待的全过程以书面的形式记录下来，以便积存经验、弥补不够。
五、要讲求“律〞
展览会接待工作涉及面广、接待时间跨度长、协调衔接事务多，只有遵守纪律，才干保证展览会接待工作的规范、高效、清廉。〔一〕要熟悉接待规则。“没有规矩，不成方圆。〞全市商务部门要抓好展览会接待服务的制度建设，以制度建设确保展览会接待工作规范化。全市商务部门的接待部门要按照市《接待工作方案》确定的“统分结合、对口负责、预约参观、总量平衡、分流接待〞总体思路，依据自身实际状况，进一步细化展览会接待的归口、食宿、参观、车辆接送事宜，使接待工作有章可循，有据可依，有序展开，避免出现擅自决断、违反纪律等现象。〔二〕要严守接待纪律。展览会接待既要真诚、热情、大方，特别展览会特色，体现展览会风情，又要遵守财务纪律、接待纪律，厉行节约，杜绝铺张浪费，务实节俭，反对讲排场、摆阔气。还要把好政治纪律关，遵守保密制度。全市商务部门监察系统要强化监督，接待部门要强化管理，强化指导、检查。〔三〕要坚持清廉自律。展览会是X市的大事喜事好事，在展览会接待工作中决不同意出现任何违纪现象、给展览会添乱的状况。从事接待工作的同志都要提升思想素养，加强清廉意识，遵守廉政规定，按规矩办事，按程序运作，时时到处严格约束自己。
六、要讲求“和〞
万事“和〞为贵，展览会接待工作更要突现出一个“和〞字，在“和〞字上着力。〔一〕坚持和气。展览会举办期间，来X市参观的客人很多，特别是在展览会试运行和举办期间,还要举办XX协作论坛、XX理论研究会年会等大型会议。来的都是客，无论是否主动邀请而来，全市商务部门都要尽好地主之谊，做到用心接待、用情服务，用“和〞感人。具体参加接待的同志要做到和气、朴实、真诚、热情，使客人有“宾至如归〞的感觉。〔二〕坚持和睦。目前，全市商务部门不同层面的展览会接待人员小组都相继成立。无论是一个临时性组织，但作为一个团队，则是展览会接待服务工作的主体，也是展览会接待任务的具体落实和落实者。在展览会接待服务过程中，要在市接待领导小组的统筹协调安排下，团结协作、统一行动，互相支持，互相补台，不推诿、不扯皮，以互相间的和睦、合作促进展览会接待团队整体战斗力的发挥。〔三〕坚持和谐。接待工作强调协调与和谐，展览会接待活动的顺利展开单靠某个人、某一个部门、某一个单位是完成不好任务的。我们要积极争取展览会事务协调局、公安局乃至宾馆酒店等相关单位的支持，强化沟通协调、做到和谐运作。树立一盘棋的全局观念，强化上下级、同级、本级各部门之间的协作，上下联动，左右衔接，保证展览会接待工作切实取得优良的效果。
同志们，展览会接待服务工作要求高、任务重、压力大、周期长，做好这项工作意义十分重大，让我们齐心协力，全力以赴做好展览会接待服务工作，让各方来宾真切感受到X市的热情、周到的服务，能够乘兴而来，尽兴而归。