提高工程项目档案管理的方法.docx

提高工程项目档案管理的方法

管理方法一
①要按照"超前介入、同步管理、依法治档、从严要求'的方针，确保工程项目档案的"三率'达到100%。建立纵向到底、横向到边覆盖工程建设各个方面、各个层面的工程档案收集管理三级网络体系。即一级管理网络由企业档案部门领导挂帅，专业员分系统进行指导监督管理验收工程项目档案;二级管理网络由项目经理部领导负责，收集使命落实到工程各专业员，项目专职档案员负责指导并兼任工程项目档案收发管理;三级管理网络分别分解到制定勘探、施工单位和监理单位，明确总工负责，各专业员配合，专职资料员负责工程项目档案过程收集、完工后整理和移交管理。同时，在工程项目建设初期，工程项目项目经理部成立之时，必须设置档案资料室和配置档案管理设施、设备，设立专职档案人员，进一步明确档案管理制度、归档标准、质量及进度要求，保证档案管理与工程建设过程同步。
②要依据工程项目建设档案收集涉及面广，周期长，难度大等档案形成的特点，区别不同状况，按照"三率'指标采用科学的档案搜集办法。有的档案资料形成周期较长，必须要参照投资计划划分时间区段进行搜集整理，也可以按照工作阶段或工作内容来划分。另外，还要核查当年年度已完工验收的工程项目是否全部归档，并在签订制定、施工、监理合同时，明确工程项目档案的版本、份数、质量及移交方式，确保所有资料全部归档。

③制定工程项目档案编制规范。档案管理部门应该密切联系各职能部门，从监理、造价、施工等部门选调经验丰富的专家组建课题组，依据工程项目建设管理部门和国家、省档案行政管理部门有关文件的规定以及"三率'指标，编制一套合适本单位的《企业档案归档范围和案卷组成标准》，为企业内部的工程档案管理工作提供参照依据。 　　3 把控工程项目完工档案形成全过程，是提升工程建设项目档案"三率'的根本确保
管理方法二
强化档案宣扬，提升职工意识
要提升全体职工的档案管理使命意识[2]。首先，企业管理者在制定各个规章制度时，应从制度上为档案重要性宣扬做好铺垫，让广大职工明白强化档案管理使命、提升档案管理能力是关系到企业长期利益，关系到每个人切身利益的。其次，制定的档案管理制度应明确各级部门形成的重要档案要指定专人及时整理，集中归档，集中储存。同时强化各部门之间的〔沟通〕，实现档案的有效利用。再次，在提升职工档案管理意识的同时，领导层的重视程度也是直接影响档案管理工作的重要因素。企业管理者，尤其是高层管理者应定期对档案管理工作进行检查，奖励优秀，调整中庸，淘汰落后。
落实管理使命，建立长效机制
企业建立的各级档案管理部门均有对应的管理使命必须要严格落实，在多数状况下，部门之间的业务必须要上级领导协调统一，而非按照制度规定来执行。 要使广大职工自动自觉落实自己的档案管理使命，必须要求各级档案部门强化"按制度办事'的意识，认真及时落实各自管理使命。 建立及时有效的奖惩机制，对档案管理有积极贡献的职工予以实质性奖励，同时对领导不利、管理不善、甚至管理混乱，为企业形象带来负面影响的职工予以一定惩处。

提升操作能力，保证后继有人
针对各级档案管理人员，尤其是工程项目档案管理人员，要组织专业化培训、定期学习，以提升其管理和操作能力。新进入的档案管理人员，应合计其档案管理操作培训周期，使其在具备一定的实操能力之后再从事相关业务管理。 不管企业内档案管理还是工程项目档案管理，专业化管理始终是最终管理方式。专业的人才干做专业的工作，获得与职位相适应的劳作报酬，才干使得企业档案管理工作实现长期稳定发展与进步，确保企业利益趋于最大化。
管理方法三
(1)建立完善的组织机制，主要包括分管领导、档案人员、档案管理网络及其使命分解、活动规则等机制的建立和完善，形成自上而下的、多层次的项目档案管理网络，对其实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确在各阶段和各环节的使命和工作任务，全面掌握完工档案的归属与流向，实时梳理各个环节，为实现从源头上控制项目档案管理质量目标而提供组织和人员上的确保，搭建一个强有力的平台。
(2)将项目档案的管理机制和项目的整体管理机制有机地结合起来，把档案管理触角渗透到工程管理的全过程，落实在项目实施的全阶段，完善和规范项目档案的工作程序，确保完工档案的编制工作与工程建设的"三同步'(即技术交底时同步布置完工档案的编制任务，检查工程进度与工程质量时同步检查完工档案编制进度与质量，工程初验时同步检查完工档案编制工作)，真正实现建设项目档案工作与工程建设同步布置、同步检查和同步验收。