文件管理办法.docx

文件管理办法
第一章总则第1条为使集团文件管理工作科学化规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复遗漏等问题，便于文件的检索存档，特制订本办法
第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作
第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》《档案管理办法》《文件法律法规要求控制程序》等
第4条主要职责
1. 集团领导:负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批
2. 集团企业管理中心:负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施,包括管理手册程序文件记录格式和相关文件资料等的组织拟定保管发放管理控制;监督指导集团各中心各区域公司管理好相关文件资料
3. 集团行政管理中心:负责公文档案类文件的整理存档 废弃等工作
4. 集团各中心、:负责编制 修订完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理
5. 集团监督审计中心:负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查提出改进意见
6. 区域公司:负责执行集团下发的各项文件;收集所在地的相关法规与其他要求;建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心
第二章文件的类别第5条文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文档案体系文件制度文件四大类同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案
第6条公文
1. 定义:公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件
2. 分类:公文常见文种包括指示决定决议通知通告布告通报报告会议纪要请示申请批复和函等
3. 公文管理:包括公文的收发 传阅 督办和归档等，详见《公文管理办法》
第7条档案
1. 定义:档案是指集团各部门区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的
全部档案的总和
2. 分类:档案包括纸质档案电子档案照片档案磁性载体档案实物档案等
3. 档案管理:包括档案的收集 整理 归档和保管等，详见《档案管理办法》
第8条体系文件
1. 定义:管理体系一般有质量环境职业健康安全等管理体系，俗称三大体系,是现代法定企业行业管理制度中的题中之义
2. 分类:体系文件包括手册程序文件记录和操作规程等
3. 体系文件管理:包括文件的编写编号更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司”三合一”管理体系
第9条制度文件
1. 定义:指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律法令政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规章程规划管理制度工作文件等的总称
2. 分类:本办法将制度文件分为指令文件规划策划等）管理文件（综合型管理办法）流程文件（各类流程及其规范）作业文件说明书工作操作手册等）和表图文件各类统计图表分析图表）
3. 制度文件管理:包括文件的编写编号更新和归档等
第三章文件的管理第10条企业管理中心为集团文件的归管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转
第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理所谓受控文件就是指有效文件有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件
第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责
第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单,以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件
第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目登记和管理 管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄
第15条工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制
第16条集团企业技术中心负责及时核查每半年一次）法律法规 标准 规范图集等外来文件是否为现行有效版本,并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司地方性法规规范标准图集等由区域公司技术部进行核查,并将变更情况通知集团及所属项目部
第17条企业管理中心负责及时评审每年不少于一次）集团公司管理手册程序文件目标 指标和公司下发文件的有效性,并将变更情况及时以书面形式通知相关部门
第18条体系文件在实施中发现由于组织结构产品工作流程法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准第四章文件的编制与审批
第19条文件格式要求
1. 文件要有名称编号版本实施日期编修/审核/批准人等
2. 文件的内容包括:目的适用范围职责程序内容相关记录等
3. 文件应字迹清楚，标示明确
第20条管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核,集团总裁批准
第21条体系文件由有关职能部门编写,部门负责人审核，交企业管理中心复核,行政副总批准
第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计方案管理办法》《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制
及定期评价控制程序》
第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核,集团总裁批准
第24条制度文件由各职能部门编写,部门负责人审核，相关部门会签,集团领导批准
第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批
第五章文件的编号第26条公文的编号公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办
法》和《公司公文编号规则》
第27条档案的编号档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》
第28条体系文件的编号主要包括整合程序文件质量管理体系文件环境管理体系文件职业健康安全管理体系文件环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件法律法规要求控制程序》
第29条制度文件的编号
1. 编号规则：
WYJS-OOOO-XOO-OOOO
部门代号顺序号发布年号
2. 部门代号:以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示经营管理中心工程管理中心企业技术中心财务管理中心行政管理中心人力资源中心企
业管理中心 监督审计中心的的代号依次为"JYGL" "GCGL" "QYJS" "CWGL”"XZGL" "RLZY" "QYGL" "JDSJ"
3. 文种代号:X表示文种代号，其中A代表”指令文件”B代表”管理文件”C代表”流程文件”D代表”作业文件”E代表”表图文件”
4. 顺序号:以两位或三位阿拉伯数字表示,如01,02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布
5. 发布年号:以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2011,视情况可省略
第六章文件的发放与签收第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围,根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录
第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规标准等文件的名称代号书面或在OA办公平台上通知有关部门单位，由有关部门和单位自行购买收集
第32条国家行业发布的有关建筑业法律法规技术质量标准规范图集,由集团企业技术中心把标准规范图集的名称代号书面或在OA办公平台上通知有关部门单位，由有关部门和单位自行购买 地方发布的有关建筑业法规 技术质量标准规范图集等由区域公司收集报企业技术中心备案
第33条施工图施工图会审纪要工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理
第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止,且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁
第35条集团发放的文件必须办理签收手续由行政管理中心提供《文件发放登记表》见附件1）和《文件回收登记表》见附件2）交相关收文人签收
第七章文件的保存第36条文件的保存形式文件可以以书面形式或电子版形式保存,以电子版形式保存应有备份
第37条文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部门负责保存
第38条文件要分类保存，便于阅览查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》
第39条当文件被毁坏污染 脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件 文件丢失时,向文件发放部门重新申请领取新文件
第八章文件的更改第40条文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》见附件3）说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据
第41条文件更改的审批,应由原审批部门审批，当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批
第42条文件更改批准后，由文件归部门实施更改
第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门
第44条文件的更改/修订方式
1. 划改:当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单,写明更改内容，由文件使用部门（人）在相应位置上划改
2. 换页:当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页
3. 换版:当文件需多处更改时,并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新
版，进行更换
4. 文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版管理手册换版时,所有程序文件应随之换版
第45条文件版本修订状态对于需要修订的体系文件制度文件等，应在文件标头栏，按ISO90标准标明文件的版本/修改状态，例如初版未修改文件的”版本/修改状态”为"A/0"第4次修改后的”版本/修改状态”为"A/4"第5次修改则需换版,版本/修改状态”变为"B/0"
第九章文件的废弃与销毁第46条作废文件从各使用现场收回后，由归部门填写《文件销毁审批表》见附件4）文件归部门负责人批准后，统一销毁作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁
第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识
第十章附则第48条本办法由集团企业管理中心行政管理中心负责起草修订与解释与监督执行
第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行
第50条附件：（1文件发放登记表；（2文件回收登记表；（3文件更改申请表；（4）文件销毁审批表