热电公司档案管理办法.docx

热电公司档案管理办法
1总则
1.1为了加强公司的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
1.2凡公司各部门，在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件、设备材料，必须按规定定期向公司档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为已有。
1.3公司的文书立卷工作和档案管理工作由公司总经办负责监督和指导。
2归档范围
2.1凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。
2.2上级机关文件材料应归档的有。
1）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料。
2）上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
3）其他文件材料。
2.3公司文件材料应归档的有：
1）公司颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改
稿。
2）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门请求与本公司的批复文件。
3）公司及各部门的工作计划、总结、报告。
4）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料。
5）反映公司经营和管理的专业文件材料，如信贷、租赁、设备等业务中产生的各种文件、资料、合同等。
6）公司领导或中层领导任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、奖惩等工作形成的文件材料。
7）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料。
8）公司或部门与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
2.4公司技术资料应归档的有：
1）凡公司新上设备招标至安装结束过程中形成的各种文件、资料、合同、验收和安装纪录等。
2）设备损坏后更换的新设备资料、合同、施工、验收等。
3）凡公司扩建过程中形成的设备资料、文件、合同、各种报告、检验证书、验收资料、安装记录、试验记录等。
3）机组初建及扩建过程中由设计院提供的各专业施工图，及工程结束后施工竣工图。
4）大修、技术改进工程或其它技术项目资料。
5）特种设备合格证、检验报告、设备资料等。
6）其它技术资料等。
3立卷归档要求
3.1公司各部门兼职档案员应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司档案室移交。所移交的材料一律为正本。
3.2新上或更换的设备在任务完成或告一段落时，应将归档的资料由各专业专工或项目负责人审核后由兼职档案员向档案室移交并履行存档手续。设备资料必须完整、齐全、字迹清晰。
3.3公司扩建的设备资料由扩建部门收集，扩建结束后向公司档案室移交。所移交资料必须有详细资料目录清册，并履行移交手续。扩建资料必须齐全、完整、字迹清晰。
3.4大修、技术改进工程或其它技术项目，在任务完成后，由专工或项目负责人审核资料后，由部门兼职档案员将技术资料向档案室移交。
3.5各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件及各设备资料，如有些资料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
3.6各部门向公司档案室移交档案时，要严格履行移交手续。
3.7归档案卷的总要求是：遵循文件和设备材料的形成规律和特点，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
1）归档的文件材料和设备资料种类、份数以及每份资料的页数均
应齐全完整。
2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的。
5）需归档资料未按规定时间向档案室移交，给公司里造成重大损失者，责任自负。
4档案保管期限
4.1文书档案的保管期限定为永久、定期（长期30年、短期10年）两种。技术档案保管期限定为永久、定期（长期30年、短期10年）。
4.2确定公司档案保管期限的原则
1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期
保管。
4）发电机组工程设计、施工、安装、验收、调试、并网的图样和技术文件永久保管。
5）质量管理，技术引进，技术改造和标准化、计量、能源、环保、科技情报管理中形成的各种文件资料长期或永久保管。
6）设备制度的图样和技术文件，设备安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备运行、维修记录、设备改进、改装和报废材料长期或永久保管。
5档案的鉴定与销毁
5.1公司总经办对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
5.2档案鉴定工作由总经办主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
5.3档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。
5.4销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
6档案的借阅
6.1公司技术员、专工以上人员有借阅资格，其他人员确因工作需要需借阅资料者需经部门领导签字方可借阅。
6.2每位借阅人允许借用一份资料，并在规定借阅时间归还（15天）。因工作需要需借两份资料者，需经部门领导及总经理签字同意后，方可查看、借阅。
6.3借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
6.4借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经部门领导及生产副总签字批准。
6.5借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十五天。确因工作需要需再借用时可办理续借手续。
6.6借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第条进行处罚。
6.7若过期不还或遗失，给公司里造成重大损失者，责任自负。
6.8未经档案管理员许可，借阅人私自进入档案室查看、借阅资料者，造成重大损失者，责任自负。
7罚则
7.1公司各部门凡违反第3.1条者，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款1元〜5元，并予以通报批评。
2公司各专业专工违反制度第3.2条者，无故延期或不交应归档的设备资料者，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，对当事人罚款1〜5元，并通报批评。
7.3公司各部门凡违反制度第6.4条，泄露秘密，按《公司保密