物资验收管理制度与流程-物资入库验收与不良品处理程序.docx

物资验收管理制度与流程
一、总则
目的
为规范宁夏XX能源集团有限公司（以下简称集团公司）物资验收管理，确保采购物资符合要求，为生产经营提供更好的物资支持，特制定本制度。
适用范围
本制度适用于集团公司采购到货物资的验收管理。
定义
采购计划：经过供应公司审核、平衡库存后批准执行的计划。
验收组织单位：根据验收性质特指供应公司库存管理部验收组、使用单位（或采购计划提出单位）、集团办公室。
职责
供应公司库存管理部验收组（以下简称库存验收组）
负责对采购中心采购的通用件的到货验收。
负责组织验收组、使用单位人员对专用备品、备件等物资的验收。
负责组织验收组、使用单位、总工办人员对设备的验收。
负责组织安监部对劳保用品的到货验收。
集团办公室（以下简称办公室验收组）
负责物业公司采购的行政办公资产、办公用品、标识牌、印刷品等物资的到货验收。
负责组织信息部等相关专业人员对办公自动化设备等物资的到货验收。
总工办、集团公司设备归口管理部门（以下简称设备管理部门）
总工办负责设备等随机资料收集归档。
参加设备到货验收。
使用单位（或采购计划提出单位）
负责与库存管理部验收组共同对专用备品、备件的验收。
负责与库存管理部验收组、设备管理部门对设备进行验收。
供应公司库存管理部
库管员依照验收单对物资外观、包装、数量和规格型号进行点验收货。
二、管理要求及验收依据
管理要求
验收组组织到货物资验收，负责对物资的数量、质量、规格型号、品牌、材质、技术参数及物资随附文件（产品合格证一份、产品使用维护保养说明书四份、送货清单一份、其他随机资料一份）的符合性进行验收，签署验收结论；
备注：设备到货随机备品备件，由验收组按照合同清单验收，验收合格由供应公司统一保管，建立台账，设备随机备品备件出库按集团公司正常领料程序执行。
验收组对本制度.1及1.4.2.1规定因验收把关不严，造成物资误接收承担相应管理责任。
库存验收组、使用单位对本制度.2规定因验收把关不严，造成物资误接收承担共同管理责任。
库存验收组、使用单位、设备管理部门对本制度.3规定因验收把关不严，造成物资误接收承担共同管理责任。
办公室验收组、信息部对本制度.2规定因验收把关不严，造成物资误接收承担共同管理责任。
验收依据
合同（包括随附技术协议），没有采购合同按采购计划验收；
紧急采购物资由使用单位现场确认验收；
合同没有涉及到的物资标准，按国家、行业对相关产品的标准执行。
三、物资验收流程
物资到货后，采购单位初验，初验合格通知验收组，验收组组织验收。
验收组人员到现场验收时，采购人员需提供采购合同及相关技术附件。
所有到货物资必须填写“到货验收单”（详见附件四、五）验收人员在验收单上必须明确验收意见，不合格必须注明原因。
无采购计划的到货物资，验收组不得验收，库管员不得办理入库。
计件物资在验收过程中，数量超过计划采购数量的部分予以退回（赠品除外）。以计重或长度计算的物资，超出计划5%以内予以接收；批量物资验收必须抽检在40%以上。
没有验收、验收不合格的物资不得入库、暂存待验区，并由验收组通知采购中心或物业公司，请供应商撤走不合格的物资。
集团公司紧急采购物资到货由使用单位现场验收，验收合格直接领用，在次日补办计划及领料单，领料单经本单位调度签字、车间主任、本单位分管领导确认，领料单签字确认后，转供应公司补办出入库手续。
集团公司园区外各项目部物资到货，由于客观条件限制，物资不能直接到现场，或现场不具备物资管理的要求，此类物资直接进供应公司总库，待具备条件后由项目部领用。
集团公司园区外各项目部（如：四股泉煤矿项目部、红四煤矿项目部、丁家梁煤矿项目部、物流项目部等）申请购买的材料、行政办公用品、行政办公设备，到货验收由各项目部物资计划科（工程管理科）组织内部物资计划提出单位、库管员进行验收，在验收过程中对所到物资质量有争议时，提请库存验收组仲裁。
集团公司园区外各项目部（如：四股泉煤矿项目部、红四煤矿项目部、丁家梁煤矿项目部、物流项目部等）申请购买的设备到货验收由供应公司负责协调交通工具，库存验收组、设备管理部门人员去现场验收。
集团公司各项目部甲供材料由供应公司组织基建实业部、项目部、监理单位、施工单位共同验收。
各项目部施工单位乙供材料到货验收由项目部组织，基建实业部、供应公司、监理单位、施工单位共同验收。
四、验收时间节点
到货数量在300项/台/套以内的物资，须当天验收完毕并办理入库手续；
到货数量超过300项/台/套的物资，须在两日内验收完毕并办理入库手续；
供应公司库存管理部于次日上午10点钟，将随货清单、验收单、入库单匹配送采购中心及本单位材料会计。
五、不合格物资的处理
在验收过程中，发现不合格物资，由采购部门或物业公司负责退换货。
在验收过程中，由于书面材料不全（如合格证等等）无法验收，验收小组将具体情况通知采购中心，由采购中心负责协调提供相关材料，该物资放入待验区，待材料提供齐全重新组织验收。
在物资领用或使用过程中发现物资质量不合格，使用单位有权不领用或退货并书面向验收组反馈，并由验收组负责处理后续相关事宜；如有异议，验收组可邀请集团公司专家或第三方进行鉴定，如是制造质量问题，属于验收把关不严造成的对验收单位考核，同时责成采购单位处理；不属制造质量问题由使用单位承担经济损失及鉴定费用。
六、验收纪律
参加验收人员应恪尽职守，本着客观、公正原则进行验收，并不得接受供应商的宴请、礼品、回扣等，如有以上问题一经发现，公司将给予5000-10000元处罚，情节严重者解除劳动合同并移交司法机关进行处理。
采购中心及物业公司应于物资预计到货前1日，以OA的形式通知验收组,以利其安排相关工作。
参加验收人员应秉持专业素养，不得故意刁难送货人员，如发现物资质量问题，要本着从维护公司利益和不损害公司形象的态度进行验收工作。
七、附则
本制度由经营管理部负责解释。
本制度从下发之日起执行。
相关附件：
通用件及常规物资验收流程
专用备品备件验收流程
设备验收流程
材料到货验收单
设备、专用备件到货验收单

材 料 到 货 验 收 单
送货车牌号； 送货人联系电话：
验收单编号： 使用单位： 采购员： 计划批次：
合同编号： 供应商： 预计到货时间： 临时采购授权签字 实际到货时间
序号
物资编码
材料名称
规格型号
品牌
单位
订货数量
实到货数量
单价（元）
总价（元）
税率
计划提出单位
月度增补紧急
基建/生产
1

2

3

4

5

6

总金额
验收组验收意见
库管员/材料员意见

注：1、本单一式四联，第一联采购员，第二联采购单位转财务，第三联库管员，第四联验收组。2、验收单由采购单位提供，验收时提供给验收组。3、验收组意见、库管员意见栏必须填写。填写时应保持字迹清楚、内容详实，更改处采用双划线。验收主要内容包括：验收依据是否齐全、货物包装是否完好，外观是否完整，品牌、规格型号是否与合同相符、质量证明及合格证明资料是否齐全、技术参数是否符合要求等。
设备、专用备件到货验收单

送货车号：

送货人联系电话：

验收单编号：
使用单位：

采购员：

计划批次：

合同号：
供应商：
预计到货时间：

临时采购授权签字：
实际到货时间：

序号
物资编码
名称
规格型号
品牌
单位
订货数量
单价（元）
总价（元）
税率
本次到货数量
计划提出单位
月度、增补、紧急
基建或生产
随机资料
1

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3

4

5

6

7

8

总计金额：
库存管理部验收组意见
使用单位验收意见
设备管理部门验收意见
库管员意见

注：1、本单一式四联，第一联采购员，第二联采购单位转财务，第三联库管员，第四联验收组织单位。2、验收单由采购单位提供，验收时提供给验收组。3、验收组意见、库管员意见栏必须填写。填写时应保持字迹清楚、内容详实，更改处采用双划线。验收主要内容包括：验收依据是否齐全、货物包装是否完好，外观是否完整，品牌、规格型号是否与合同相符、质量证明及合格证明资料是否齐全、技术参数是否符合要求等。