怎样建立工程项目档案管理.docx

怎样建立工程项目档案管理

强化工程项目档案管理的有效途径
(一)强化档案管理人员岗位技能培训。由于工程项目的特别性，所涉及的档案管理范围比较广泛，而档案管理人员又多缺乏系统的档案工作业务技能，这就必须要强化档案管理人员的岗位技能培训。在实际状况中，可以定期组织档案管理人员强化学习档案存储知识、档案管理知识、工程基础知识等理论知识，并依据学习状况，组织参加档案管理职称考试，实现持证上岗;针对工程项目档案的制成材料、整编要求、移交时间、完工档案验收等内容集中组织内部业务培训或者外训。
(二)建立健全工程项目档案管理制度。档案管理工作的强化，关键还是要落实到制度上。在《档案法》《建设工程质量监督管理条例》等法规条例的基础上，建立健全相关档案管理制度。

1. 档案管理登记制度。工程项目档案是项目完工后运行、管理、修理等工作的关键性依据，要及时掌握重点工程项目档案的工作状况，提升档案的利用率，档案管理部门要做好档案管理登记工作，通过登记明细，及时回访档案利用状况，得到有效的信息反馈。2. 档案资料整理、归档制度。档案整理、归档要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行，项目文件的收集、整理、归档和移交要与项目准备、施工和完工同步进行，在项目完成后依据合同协议要求向项目建设单位档案管理部门移交项目文件。3. 各部门档案管理使命制度。档案管理工作不仅是档案管理部门的工作，还是各个部门的使命。各个部门要依据自身部门所涉及的工程内容，登记和报送相关项目文件，参加相关档案验收及工程完工验收。业主单位更要做好重点工程项目文件材料的形成、整理、归档和保管工作。
(三)提升工程项目档案管理信息化水平。工程项目档案的管理应该依靠提升信息化水平来提升档案管理效率。档案管理室除了配备〔计算机〕外，还要配备打印机、扫描仪等设备，引进先进的档案管理软件，从而确保档案管理软件系统的安全
深入工程档案信息的开发利用
一是缩短利用者查找档案、资料的时间必须要，提升他们的工作效率，加强利用者对档案的信任感。
二是可以主动提供所必须的情报服务，不断获得各种利用必须求的信息，在促进职工产生利用档案动机的同时，取得对档案工作的理解与支持，充分发挥档案利用价值。
三是开展档案利用跟踪服务。积极掌握档案利用的新动态、新动向，及时做好跟踪服务。

四是结合数据对比分析，紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展档案史料编撰工作。抓住档案的利用与信息开发工作，并依据归档材料编写大事记、组织沿革、年鉴、产品简介等编研成果，为各部门更好地利用档案服好务。
如何做好工程建设档案管理工作
强化对重点工程建设项目档案资料的收集和整理
收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节，必须把工作做实，唯其如此，才干确保后续工作有序跟进。重点工程项目建设具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，基础设施建设档案具有多样性、复杂性、广泛性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程质量，轻视工程档案的管理，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作。因此，应切实强化对重点工程档案、材料的收集，保证档案完整、齐全。项目完工后，必须全面完成文件材料的清理、归档工作;勘察制定单位、施工单位、监理单位应按照规范进行整理，及时移交档案给建设单位;项目完工后应及时申请档案部门进行项目档案登记与验收，项目档案完工验收合格后，方得进行完工验收。特别建议要对可行性研究报告、项目立项、合同(协议)、立项文件等文件材料强化收集和储存。要结合实际状况，列出工作重点，提出落实看法。拓展档案管理，拓宽档案管理工作思路，不断革新档案资源建设方式方法，用全局的眼光促进档案工作的规范化管理，为档案资源建设创造新的动力、注入新的活力。
加强工程建设档案管理工作制度建设
认真学习有关建设工程档案管理方面的法律、法规和规章，提升对建设项目档案管理工作重要性的熟悉。认真落实责任，进一步建立健全工程项目档案的工作制度，完善档案资源建设。俗话说"没有规矩，难成方圆'。重点工程基础设施建设由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以必须在重点工程档案管理中做到规范化、标准化。因此，强化和完善有关的制度建设，是做好重点工程基础设施建设档案管理工作的根本保证。
提升档案管理人员的工作意识
工程建设是百年大计，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，各有关部门特别是重点建设项目单位领导在认真抓好工程投资、质量、进度和安全的同时，要加强档案管理意识，把档案工作列入工程建设的议事日程，配备好业务素养较强的专(兼)职档案员，解决必必须的库房和设备确保档案工作的顺利开展。同时，要积极组织档案工作人员参加档案管理等方面的培训，充分熟悉到强化档案管理工作的重要性和紧迫性，加强档案意识，树立"内强素养，外树形象，依法管理，争创一流'的理念。为档案工作的开展创造优良的环境，把档案管理工作提升到一个新水平，为城市发展和建设做出应有贡献。