以物料编码为例讲解编码原则-适用于需要编码的任何项目.doc

以物料的编码为主线讲解编码的原则，但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、供应商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其他必需要编码的任何项目等。

一、物料编码的意义
物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得分外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提升效率，各种物料资料传递迅速、看法沟通更加容易。物料编码之功能如下：

〔1〕 加强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
〔2〕 提升物料管理的工作效率
物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提升。
〔3〕 利于电脑的管理
物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。
〔4〕 降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提升物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。
〔5〕 防止物料作弊事件之发生
物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少作弊事件之发生。
〔6〕 便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。

二、物料编码的原则
物料编码必需合乎物料编码的原则，合理的物料编码，必需具备以下基本原则：
简单性
分类展开性
完整性
单一性
一贯性
可伸缩性
组织性
适应电脑管理
充足性
易记性

〔1〕 简单性
编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。
注：在物料编码中不同意有汉字和占用双字节的字符；
在物料编码中不同意用空格来表示间隔，可用-(横杠)来表示；
物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。假设物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。
〔2〕 分类展开性
物料复杂，物料编码大分类后还要加以细分，如果采纳阿拉伯数字十进位，则每段最多只能由十个细分的项目，如果采纳英文字母，则每段有26个细分项目，然而细分项目太多，就难于查找，而细分项目太少，则分类展开太慢，分类细分项目通常以五至九个较佳。
〔3〕完整性
在物料编码时，所有的物料都应有物料编码可归，这样物料编码才干完整。假设有些物料找不到赋予之物料编码，则很显然物料编码缺乏完整性。
新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生，即应赋予新的物料编码，并规定新的物料没有编码，采购部门不得从事采购，即使没物料编码的新物料采购进来了，仓库部门或会计部门发现物料定购单缺少物料编码，即应请采购部门补填物料编码，否则不予入库、不予付款。这样才干保证物料编码的完整性。
〔4〕 单一性
物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必需为其指定一个编码，举例，如某布料要经过胚布成型、印染、漂洗三道工序才干完成，如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不改换加工单位，即胚布成型后马上进行印染，紧接着进行漂洗，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是胚布、入库、领料、印染、入库、领料、漂洗、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必需取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。
〔5〕 一贯性
物料编码要统一而有一贯性，如以年限分类为标准时，就应一直沿用下去，在中途不能改变用籍贯或姓氏别来分类，假设要这么做必需要分段或分级进行。
〔6〕 伸缩性
物料编编码要合计到将来新产品发展以及产品规格的变更而发生物料扩大或变动的情形。预留物料的伸缩余地，并不能仅就目前物料的现状加以物料编码的安排，否则他日新物料产生时，就有新物料无号可编的状况。
〔7〕 组织性
物料编码依其编码的系统，作井然有序的组织与排列，以便随时可从物料编码查知某项物料帐卡或资料。物料编码的组织性，对物料管理可以省掉不必要的麻烦。
〔8〕 适应电脑管理
电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要合计录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’等。
〔9〕 充足性
物料编码所采纳的文字、记号或数字，必需有足够的数量，以便所组成的各别物料编码，足以代表所有各别物料，以及应付将来物料扩大时的实际必需要，以免遇有特别物料时无号可编。否则物料系统被破坏，费时误事。
〔10〕 易记性
在不影响上述九项原则之下，物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，假设上述九项原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为优秀的物料编码。

三、物料编码的方法

目前工商企业所采纳的物科编码方法，主要有以下几种：
1. 阿拉伯数字法
2. 英文字母法
3. 暗示法
4. 混合法

〔1〕 阿拉伯数字法
阿拉伯数字法，是以阿拉伯数字作为物料编码的工具，采纳以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解，只是必需另外准备物料项目与数字的对比 表，又要记忆对比 项目，因此有关人员必需经过一段时间的训练与适应才干运用自如。以阿拉伯数字做物料编码的，较常见的有以下几种：

Ａ.连续数字编码法
Ｂ.分级式数字编码法
Ｃ.区段数字编码法
Ｄ.国际十进制分类法

Ａ．连续数字编码法
连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列，然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号，只是顺序编码除显示编码时间的先后，往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内，例如： 1078为26S双纱平纹磨毛布，而新购的双纱平纹磨毛布为32S,其物料编码无法插入〔因过去没有库存或采纳这种物料，故无编码〕，故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起，现在物料编码相距如此遥远，在物料管理、仓储管理上很不方便。
Ｂ. 分级式数字编码法
分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类依据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码，如止已持续进行下去。在分级式数字编码法中，任一物料项目只有一个物料编码。
　　如下为三种属性的阶级式数字编码法，共可组成36个〔3×4×3〕编码，这种方法的优点一方面显示编码的规律性，一方面达到一物料项目仅有一编码的目标，其缺点是无用空号太多，一方面显得浪费累赘，另一方面常导致物料编码位数不够用。

　　　　　来 源〔大类〕 　　　材 料〔中类〕 　　　　用 途〔小类〕
　　　　　　1 = 自制 　　　　　1 = 布类 　　　　　　1 = 生产用原材料
　　　　　　2 = 外购 　　　　　2 = 金属类 　　　　　2 = 包装用料
　　　　　　3 = 委外加工　　 　3 = 纸质类 　　　　　3 = 办公用品
　　　　　　4 = 客供
　Ｃ．区段数字编码法
　　区段数字编码法介于连续数字编码法与分级式数字编码法之间。使用位数较级次式数字编码法更少，而仍能达到物料编码的目的。例如有64项，分为5大类，其情形如下：
　　　　　A类 12项
　　　　　B类 10项
　　　　　C类 17项
　　　　　D类 15项
　　　　　E类 10项
　　　　　合计 64项
　　上述情形，如用阶级式数字编码法必需3位数，但如改为区段数字编码则仅必需二位数即可，其情形如下：
　　　　　　类别 　　　分配编码 　　　　剩余备用编码
　　　　　　A类 　　12项〔01-20〕 　　　　8项
　　　　　　B类 　　10项〔21-37〕 　　　　7项
　　　　　　C类 　　17项〔38-61〕 　　　　7项
　　　　　　D类 　　15项〔62-83〕 　　　　7项
　　　　　　E类 　　10项〔84-99〕 　　　　6项
　Ｄ．国际十进分类〔U. D. C. 〕
　　这种方法于1876年美国杜威M.DeWey首创，其方法新颖而独到，可以无限制展开，颇受欧洲大陆各国的重视。1895年的国际图书馆学会决定杜威的十进法为基础，作更进一步发展，其后经众多数学专家确实究与发展，最后完成所谓国际十进位分类法〔Universal Decimal Classification〕，目前已有许多国家采纳为国家规格。
　　所谓国际十进位分类法是将所有物料分类为十大类，分别以0至9之数字代表之，然后每大类物料再划分为十个中类，再以0至9之数字为代表，如此进行下去按金字塔Pyramid形态展开。其情形如下：
6 辅料
62． 塑胶类
621． 包装塑胶
621．8 　胶袋
621．88 　　平口胶袋
621．882． 　　各种小平口胶袋　
　　采纳国际十进分类的物料编码，如编码编至三位数字之后仍须持续延长时时，即应加以“.〞符号以表示划分，国际十进分类法可无限展开，任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统。但国际十进分类法所能运用之符号只有十个〔0-9〕，故使编码趋长而又无暗示作用，实在美中不够。
附录〔颜色编码参照方案〕：
编码说明：

颜色用三位数字表示，范围是000~999；
类别排序基本上是遵循太阳七种色彩的顺序，其中只有"橙色"列入其它类；
内容项排序，是遵循各种颜色由浅到深的原则排列，不包括"其它类"；
由两种色彩复合成的颜色，类别采纳第一个色彩的色系，例如"浅黄灰"归类为"黄色类"；
银色和白色共用数码范围800~899；
数码范围000~099和900~999留作表示其它类的颜色。

类 别
内 容 项

红色类{100~199}
100 红色
101 粉红色
102 铁红色
103 暗红色

黄色类{200~299}
200 黄色
201 浅黄灰
202 稻黄色
203 柠檬黄
204 锌黄色
205 黄灰色
206 黄褐色
207 老黄色
208 青黄色

绿色类{300~399}
300 绿色
301 浅绿色
302 宝绿色
303 苹果绿
304 中绿色
305 浅湖绿

青色类{400~449}
400 雪青色
401 钛青蓝

蓝色类{500~599}
500 蓝色
501 浅蓝色
502 湖蓝色
503 许继蓝
504 中蓝色
505 天蓝色
506 蓝白色
507 海蓝色

紫色类{450~499}
450 紫色
451 紫红色

灰色类{600~799}
600 灰色
601 电机灰
602 电子灰
603 国际灰
604 海灰色
605 机床灰
606 浅灰色
607 浅驼灰
608 深灰色
609 驼灰色
700 装饰灰
701 瓷灰色
702 欧灰色
703 中灰色

银色类{800~849}
800 银色
801 亚银色
802 银灰色

白色类{850~899}
850 白色
851 银白色
852 玉白色
853 乳白色

其 它 类
000 透明色
001 黑色
002 咖啡色
003 棕色
004 浅驼色
005 浅砂色
006 古铜色
007 香槟色
008 亚香槟
009 橙色