企业档案管理技巧.docx

一、什么是档案管理
档案的收集、鉴定
档案的整理、保管
档案的统计及利用
二、档案归档的方法
电子档案管理技巧及环境要求
文书类档案环境要求及分类技巧保存方式.
媒体档案环境要求及管理技巧
其他档案保存与管理
三、档案管理的作用
工作的查考凭据
生产及设计的考虑依据
科学研究的可靠资料
宣传教育的生动素材
四、档案如何分类管理
时间分类法
年度分类法
时期分类法
组织机构分类法
作者分类法
通讯分类法
技术分类法
文书分类法
媒体分类法
文件种类分类法
形状规格分类法
载体形态分类法
五、档案的重要性
处理业务的参考
可作为法令的依据
可作为了解机关或公司历史的参考
可作为研究时的参考
六、档案管理应注意之细节
待处理事项之文件在未归档前应如何整理
传统所谓「档案」之外一些特殊的档案
如何追踪被调阅的文件
如何管理储存在计算机内的档案
第一条管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实 际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者, 应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕 后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由 各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由 各部门自行编定报送总管理处总经理室。
第二条文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本 文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部 门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或 其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送 归档。
第三条文件整理 点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方 装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2.右方装订文件及其 附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、 参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四条档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按 部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干 大类，再在同类中依序分为若干小类。2.档案分类应力求切合实用。倘因案件 较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级细类”。如案件不多， 亦可仅使用部门”及大类”或小类”二级。3.同一小类”或细类）之案件以装订于 一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装 订，并于小类成细类）之后增设卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应 设目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个目次”编号为原则。
5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1 ——E1E2A1A2为经办部门代 号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
第五条档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要， 以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分 类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及 增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表”, 即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时 增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有 修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第六条档号编定1.案件如系新案，应就档案分类编号表”，查明该案件所属类 别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予 以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者, 应先确定其主要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件， 应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
第七条归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关 类别的档夹内，并视实际需要使用见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的 背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第八条保存期限 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外， 依下列规定办理：1.永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）组织规程及办 事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7） 不动产所有权状及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的 文书。2. 10年保存：⑴预算、决算书类；（2）会计凭证；⑶事业计划资料；（4） 其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他 经核定保存5年的文书。4. 1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章 管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第九条档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐 朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前 应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销 毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员 应将“收废）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁 之日期。
第十条调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具调卷单” 经其部门主管斛长以上）核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到调卷单”经 核查后，取出该项档案，并于调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人 员。调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者， 免填调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于调卷单”填注归还日期 及签章确认后，档案即行归入档夹。调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条调卷管理1.调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限， 如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所 调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处 理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时， 应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与 经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意 保存：
第一条、为提升档案保存技术，妥善维护档案安全，发挥档案管理功能，特订定 本规范。
第二条、纸质类档案之保存，应妥善采取防光、防热、防潮、防虫及防菌等措施， 避免档案受光害及纸质纤维素之氧化或水解或因虫、菌危害，导致档案之损坏。 第三条、纸质类档案宜以化性稳定之聚酯类胶膜保护袋或去酸材质之卷夹或保护 盒存放。
第四条、纸质类档案如有破损，应随时修补；其修补方法得以裱法、镶法或其他 适当方法为之。
第五条、纸质类档案如因本身及外在环境影响而产生泛黄变脆、劣化损坏等情形 时，应予裱褙处理。
第六条、微缩片、正片、负片及照片等摄影类档案应存放於保护套（袋）或底片 夹内，再置入去酸之保护盒中。
前项保护套（袋）或底片夹之材质，应选择纯聚丙烯、纯聚乙烯类塑胶片或中性 之纸类。
第七条、微缩片、正片或负片之保护盒应水平置放，避免阳光直射，并应定期检 查。
第八条、摄影类档案应设置专用储存柜，其材质应选用惰性材料，并具有温、湿 度控制及四小时以上之防火功能。
第九条、摄影类档案及录影（音）带类档案放入储存柜前应逐步回温。取出后， 亦同。
第十条、永久保存之彩色照片，应以翻拍成底片或彩色微缩片，或以数位方式或 其他适当方式储存之。
第十一条、档案管理人员拿取摄影类档案时应配戴棉质或尼龙手套，接触时以边 缘部分为限，避免於胶片上留下指印或刮伤。
第十二条、录影（音）带类档案入库前，应将防误抹孔关闭，个别存放於绝缘之 保护卡匣盒内，再置於储存柜中。
前项储存柜之存放，应避免邻近电器用品或带有磁场之场所。
第十三条、录影（音）带类档案应定期检查及转带；如有变质，应即处理，并定 期复制转录，以利保存。
前项档案如经依法应用，入库前应转回起头点；快速转带后，应经散 热后始予收藏。
第十四条、录影（音）带类档案如有发霉情形，应使用除霉喷液，清除发霉。
第十五条、电子媒体类档案应以压克力、纯聚丙烯等化性稳定材质之保护夹盒个 别存放，再放置於储存柜中。
第十六条、电子媒体类档案应避免阳光直射或用清洁溶液擦拭。
擦拭光碟片应使用软质之织布，由中心部位以放射方向向外围拂拭，避免用同心 圆方向擦拭之。
第十七条、光碟片应避免刮伤或改变光碟面原有之标示方式。
档案管理人员拿取光碟片时应配戴棉质或尼龙手套，接触时以边缘部分为限，避 免於光碟表面留下指印或刮伤。
第十八条、档案之虫害、菌害防治，应依下列五阶段防治措施行之：
（一）避免：室外避免草木丛生及使用夜间灯光诱引昆虫，并避免堆放木头，杜 绝白蚁等昆虫滋生。室内收藏柜勿与地板及墙壁密接、避免铺设地毯，水管避免 经过天花板，以维持环境之整洁。
（二）阻绝：窗户加装纱窗、排水及通气孔加装滤网，缝隙处应予以填补，防 止昆虫入侵。必要时於通风加装空气净化设备，以减少菌害发生。
（三）侦测：定期翻阅档案检视档案状况，进行环境侦测并作成纪录；利用粘虫 纸等诱捕器捕捉昆虫，并随时追踪昆虫入侵或菌害之各种迹象。
（四）因应：如档案已遭虫害或菌害，应即进行除虫、杀菌处理。
（五）恢复：包括环境之恢复及档案状况之恢复，并针对重要档案进行修补。
第十九条、档案入库前应检查档案状况；如有虫害或发霉情事，应立即隔离进行 除虫或杀菌。
第二十条、前点除虫、杀菌，应视菌虫种类、档案媒体类型或损坏状况选用下列 方式行之：
（一）熏蒸法：使用含化学成分之熏蒸剂熏蒸方式。
（二）低温法：将档案装入袋中密封，放入摄氏零下二十度至三十度之冷冻库十 四日以上之方式。
（三）低氧法：置换密闭空间内之氧气成其他气体，使氧气浓度降至百分之零点 三以下并维持十四天之方式。
（四）钻六十加马（Y）射线法：利用该射线之穿透力及杀伤力辐射杀虫之方式。
（五）其他经档案管理局公告之方式。
前项处理应避免造成档案、人体之伤害及环境之破坏，处理后应将虫尸排遗清理 乾净。第一款之熏蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物并降低氮氧化物及二氧化碳排 放量。