仓库管理制度及流程-物资进出库、保管、盘点、报废规定.docx

仓库管理制度及流程

适用范围：本制度适用于重庆XX有限公司正常运营、办公所需各种原辅材料、零配件、工具、清洁及劳保用品等物资的库存管理规定。
规定目的：规范物资的出入库手续，加强成本控制，保持合适的库存量，减少资金的占用，规范仓库管理。
仓库设置：日常用品及消耗仓库，危险品仓库。
记账及单据设置：实施仓库管理软件，使用针式打印机，打印出入库单。
人员及权限设置：设置仓库管理员一名，负责仓库日常管理、单据录入，审核出入库单及统计报表。 设置部门领导一名，负责修改单据，修改库存数据、签字确认出入库单、报表等。

目 录

一、首页 1

二、物资采购入库范围 3

三、库房管理实施细则 3
（一）入库管理规定 3
（二）出库管理规定 4

四、出入库工作流程 5
1、入库管理流程 5
2、出库管理流程 6

五、物资保管规定及方法 7

六、物资盘点 8

七、仓库物资报废的管理 8

八、仓库管理处罚规定 9

九、附则 9

十、附件 10

一、物资采购入库范围
所有物资必须办理入库手续，否则财务不予报销。固定产类按固定资产管理制度执行。

报销手续
仓库
采购员
公司负责人
部门
申请 审批 采购 入库

核实库存
仓管

二、 仓库管理实施细则
仓库物资出入库管理，必须做到单、物、数、签字等信息相符，原则上必须做到程序规范及手续齐全。
（一） 物资入库管理规定
物资采购回来后首先办理入库手续，仓库管理员要根据《物资采购申请单》的项目认真清点所要入库物资的数量，并验收物资的型号、规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在送货单上签字。仓库管理员无法确定物品质量等问题时，可要求申购物品部门相关人员协助验收入库。
1、物资入库，要按照不同的型号、规格、材质和功能分类存放，做到无遮掩，物资标牌要醒目，便于识别辨认。
2、要做到账货相符，如有误差不能随意的更改，应查明原因，是否存在漏入库，多入库。
3、精密、易碎及贵重物品要轻拿轻放，严禁挤压、碰撞。要做妥善保存。
4、做好防火、防盗、防潮工作，严禁公司内外无关人员进出仓库。
5、如有以下情况，仓管员应拒绝办理入库：
（1） 物品未到。
（2） 物品验收质量不符合要求。
（3） 数量不够，规格型号不符或物品清单内容不明确。
（4） 相关凭证、单据内容有涂改。
（5） 不按公司规定采购物品。
（二） 出库管理规定
1、物品出库时，仓库管理员审核《领料单》并做好记录，领用人签字。
2、物品出库数量要准确（账面出库数量要和出库单、实际出库数量相符）。做到账目、标牌、货物相符合。如有误差不能随意的更改，应查明原因，是否存在漏出库、多出库。
3、仓库管理员要严格执行凭单出库、无单不出库、内容填写不准确不出库、数目有涂改痕迹不出库的原则和规定，并且在发生上述问题时应及时与相关的责任人做好物品的核对，保证出库物品的正确性。做到及时发现，及时解决，及时领用，保证不耽误领用部门的工作需要。
4、物品出库实行“先进先出、推陈出新”的原则，做到保管条件差的先出，包装简易的先出，存放周期短的先出。
5、为防止出现出库货物差错，要严格遵守出库管理规定，领料人员应先写好《领料单》递交部门负责人签字后，交仓库管理员进行审核，符合出库条件的仓库管理员填写出库单，并做好实物出入库登记方可出库，原则上领用人不得进入库房，完成后仓库管理员将物品取出交与领用人。
6、日常办公用品及工具、固定资产等物品的领用必须要有保管人、领用人、领用部门负责人签字方可领取。
7、各类易耗品（不包括不能收回用品，如洗衣粉、清洁剂等）领用必须以旧换新，确已损坏不能回收的须由部门负责人在领料单上签字确认。
8、日常办公用品及工具、固定资产等物品需由专人保管，仓库管理员将根据《领料单》粘贴物品保管标签，明确保管人，保管人在职期间有义务保管物品，遗失照价折旧赔偿。
9、如出现以下情况，仓库管理员应拒绝办理出库：
（1）领取凭证内规格型号与库房内物品不符；
（2）领取凭证内容不明确，内容有涂改；
（3）领取凭证签批手续不齐全。

三、出入库流程
1、入库管理流程

留存
审核
入库单
入库
合格
签字 登入系统 经理签字 仓管员
仓管员
供货商
来货 验收
退回
不合格

合格格
归还
汇报领导

（1）采购物品入库流程：指新购物品入库的流程。
①核对采购凭证：仓库管理员持经公司领导审批通过的《物资采购申请单》至验收地，按申请单上的明细来核对送货单据，并检查物品质量是否合格，数量是否准确，是否有坏损现象，验收合格后并在送货单上签字；如有型号不对、质量不合格或坏损物品退还发货方；
②登入系统填写《入库单》：仓库管理员根据物品实际入库型号、数量、单价登入系统填写入库单并正式入库，仓库管理员签字并交于部门负责人签字确认；将《入库单》第三联给采购部门留存，第二联给财务部留存；

③录入系统：根据部门负责人签字确认的《入库单》第一联及《物资采购申请单》为原始凭据在在系统上审核单据；
④凭据保管：将《入库单》第一联及采购凭证按月装订存放备查。

（2）借出物品退还入库流程：指仓库物品的借出退还入库的流程。

①核对退还物品：核对退还物品的数量、型号是否与退还部门借用时填写的《其它出库单》上所填写内容是否一致，检查退还物品是否有坏损现象；
②退还确认：如实在《其它入库单》内归还确认栏签字确认，退还物品如有短缺或坏损，须在登记本上注明，并立即汇报部门负责人；
③录入系统：在系统《其它入库》上进行登记，并打印双方签字；
④凭据保管：将《其它入库单》按月装订存放备查。

2、出库管理流程

仓管员
发货
留存
审核
出库单
领料单
部门领导签字 入系统 签字确认 经理签字 仓管员

调拨

借出
是否是损坏

（1）一般货物的出库流程：
①出具《领料单》：申领人出具有效的《领料单》。
②物品出库：仓库管理员核实《领料单》的签批程序是否齐全，是否明确保管人，符合要求后登入系统填写出库单，根据单据上的物品数量及型号进行发放，领用人需在《出库单》上签字确认；仓库管理员签字并交于部门负责人签字确认。
③录入系统：以《出库单》及《领料单》为原始凭据在在系统上进行单据审核；
④凭据保管：将《出库单》及《领料单》按月装订存放备查。
（2）移库物品出库流程：指本库房内物品转移暂放或永久性存放于其他部门或库房的出库流程。
①出具《物品移库联系清单》：申请物品移库部门物品移填写《物品移库联系清单》，并由移出部门负责人签字确认；
②物品出库：仓库管理员核对《物品移库联系清单》的签批程序是否齐全，符合要求后登入系统填写《调拨单》，根据单据上的物品数量及型号进行发放，物品交接双方人员均须在《调拨单》上签字确认并交部门负责人签字；
③录入系统：以《调拨单》及《物品移库联系清单》为原始凭据在系统上进行审核；
④凭据保管：将《调拨单》及《物品移库联系清单》按月装订存放备查。
（3）借出物品出库流程：指库房内物品借出使用的出库流程。
①登记《物品借用单》：申请借出人在《物品借用单》上进行登记，固定资产及大批量工具的借用需要部门负责人签字确认；
②物品出库：仓库管理员核对《《物品借用单》的签批程序是否齐全，符合要求后登入系统填写《其它出库单》，根据单据上的物品数量及型号进行发放，物品交接双方人员均须在单据上签字确认，约定归还日期及明确责任人；上交部门负责人签字确认。
③录入系统：以《其它出库单》《物品借用单》上进行系统审核；
④凭据保管：将《其它出库单》《物品借用单》按月装订存放备查。

四、物资保管规定及方法
1、物资存放仓库应具备有通风设备、光线充足、面积宽敞
2、物资存放区域划分
（1）易燃易爆与挥发性强的物品
（2）吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物品
（3）消耗品物品存放区
（4）易碎易损
（5）工具存放区
（6）办公用品存放区
3、仓库物品的存放要求：
（1）易燃、易爆与挥发性强的物品应单独设置仓库存放，存放时应注意：
周围无明火、远离热源，摆放在地下、配备灭火器、保持包装完好。
（2）吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品存放时：用经过防水处理的货架放置，放在干燥的地上或货架上，配备防潮通风设施。
（3）常用工具、材料和配件等：不规则物品、用盒或袋装好后摆放；规则的物品整齐的摆放在货架或地上；体积较大、体重较轻的可靠墙立放或挂在墙上。
（4）易碎易损的物品：体积较小或瓶装物品，放置货架的底层、整齐的摆放在地上；体积较大的，应靠墙立放，放置上方不悬挂物品；放置位置有胶垫。
4、物资日常维护整理
（1）凡经验收合格的物品，一律要进仓保管
（2）凡进仓物品一律按物品的名称、型号、品种、规格等集中按固定位置堆放，堆放要有条理，注意整齐美观。
（3）凡库存物品要认真看管,勤于检查。
（4）凡库存物品，要逐项建立标签和登记存货卡，物品进仓时在存货卡上按数加，发出时按数减，结出余数，固定摆放存货卡。
（5）物品领用时，仓库管理员需按“先进先出”原则进行发放。
（6）危险品仓库应妥善保管、随时查看，确保安全。
（7）仓库实施5S管理，保持清洁、整齐、美观。

五、仓库物资盘点
1、每月25日前，仓库管理员应对仓库内物品进行逐一整理清点。
2、根据清点结果，填写《库存物品盘点表》。
3、仓库管理员应将库存物品数量明细和盘点表上的实物数量进行核对；
（1）经核对无误的，仓库管理员应根据当月发生的入库单发出库单，编制《库存物品进、耗、存表》
（2）如经核对有误：
----实际库存多于账面的，应报部门主管，按相关规定进行账务处理；
----实际库存少于账面的，应找明差异原因，上报部门主管。原则上视具体情况依据公司相关规程处理。
4、仓库管理员应在28日前将当月《物品盘点表》报送部门主管签字留存。
5、公司主管及财务应与每月25-31日对仓库物品进行抽样或全部核对，并在当月31日前将核对结果报部门负责人。
6、每半年、年终都应与采购、财务进行仓库大盘点。

六、仓库物品报废的管理
（一）物品报废的原因
1、变质的（生锈、霉变、虫啃、鼠咬等）；
2、超过使用寿命的；
3、已不能再使用的；
4、在承担运输中损坏且无法维修或无维修价值的；
5、借用物品在使用过程中损坏退还且无法再维修或无维修价值的；
6、本身出现无法维修或无维修价值问题的；
7、已购物品，在使用中发现不良且经采购人员与供应商协商无法退换的。
产生报废物品时，仓库管理员应及时报部门负责人，协调处理。
（二）物品报废流程
1、填《物品报废申请单》：仓库管理员统计所须报废的物品，填《物品报废申请单》；
2、明确报废原因及责任人：部门负责人签字确认；
3、录入系统：以《物品报废申请单》为原始凭据在系统上《出库单》上进行登记出库，打印签字确认并上交部门负责人签字确认；
4、凭据保管：将《物品报废申请单》《出库单》按月装订存放备查。
七、仓库管理处罚规定

（一）仓管员违规处罚
1、仓库管理员必须做好出入库管理及在库物品分类登记保管等相关工作，如出现手续不齐（特殊情况除外）等情况而办理出入库，最终造成损失的，视情况由仓管员及相关责任人负赔偿责任。
2、如因系统未能及时调整，导致盘点时出现账物不一致情况的，初次发现责令改正并重新更正系统，再次发现则视情况对仓库管理员进行罚款。
3、仓库管理员有义务对接财务部及采购部对报废物品进行注销处理，如因其个人原因导致不能及时进行报废物品注销并最终影响到领用部门工作的，进行罚款。
4、仓库管理员对库存物品的安全保管负有义务，如出现库存物品因保管不善导致的损失，将视原因进行相应处罚。
（二）关于物品保管人/借用人的违规处罚
1、物品保管人/借用人有义务表明所申领物品的使用方向并保证物品安全，对于遗失、损坏、消耗必须做出合理说明，否则，公司有权根据调查的相关情况，对保管人/借用人、领用人、该部门负责人进行相应的处罚，处罚上限为相关物品的价值总和。
2、物品保管人离职时必须在仓库管理员的监督下，将所保管的物品交接至接替其岗位人员或部门相关人员，仓库管理员须及时更新物品保管标签。物品借用人离职时必须归还所借物品，否则照价赔偿。
3、物品领用人不得出于个人目的虚报领用数量，如若发现，一经核实，责令该责任人退回虚领部分，并结合该事件的严重程度，进行罚款。

八、附则
1、本制度解释权归成本招采中心
2、本制度自颁布之日起执行
九、附件
1、 《物品借用单》
2、 《领料单》
3、 《仓库物资进、耗、存报表》
4、 《物品移库联系单》
5、 《物品报废申请单》

物品借用单
部门： 借领日期： NO：
工具名称
规格型号
单位
数量
估值
性能状态
备注

借领人： 仓库管理员： 部门负责人：

物品领料单
部门： 借料日期： NO：
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注

领料人： 领用单位负责人：

物资进、耗、存表
年 月 日 NO：
品名
规格
单位
单价
上月结存
本月进货
本月发出
本月结存
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额

填表人： 填报日期：

物品移库联系单
编号：
下达日期：

执行日期

原库负责人

目的库负责人

回单人

调 用 资 源
资源名称
负责人
数量

货 品 信 息
品名
单位
源位置
目标位置
应发
数量
实发
数量
实存
数量
备注

原库负责人： 目的库负责人： 仓管员：

物品报废申请单
部门： 申请日期 NO：
序号
品名
规格
单位
数量
备注

报废原因：
申请人：
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