采购部供应商管理办法-供应商开发、交期管理、付款规定.docx

供应商管理办法

一、供应商管理流程图

供应商资质收集

供应商基本资料

预选供方实施调查

不合格
评价 估

合格

列入预选供方名单

采购样品试配

不合格
鉴定

淘汰

列入合格供方名单

合格

年度供方评价

二、供应商开发
为规范供应商开发流程，使之有章可循，特制定本规章。
1．范围
本公司新供应商之开发工作。
2. 供应商开发程序
2．1供应商开发权责
（1） 采购部负责供应商开发调研工作。
（2） 质量监督部负责组织采购部、技术部组成供应商评价小组，并对供应商的资质进行综合评价，以确认其供方资格。
（3） 产品部负责与供应商签订相关技术协议。
（4） 质量监督部负责供应商的首批样品试装、试配验证及确认。
2．2供应商资讯来源
新供应商资讯来源一般有以下方式：
各种采购指南；新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等；各种产品发表会；各类产品展示〔销〕会；行业协会；行业或政府之统计调查报告或刊物；同行或供应商介绍；公开征询；供应商主动联系；其他途径。
2．3供应商基本资料表
供应商应填写《供应商基本资料表》后，交采购部做为评价依据。
2．4供应商开发流程
寻找供应商；填写供应商基本资料表；与供应商洽谈；必要时作样品鉴定；提出供应商调查评核之申请。
2．5后续工作
依《供应商调查》规定，由评价小组对供应商作实际调查评价，以确定其可否列入合格供应商之列。

三、供应商调查
为了解供应商生产能力、质量控制，确认其是否有提供符合质量、价格、交货期，特制定本规章。
1．适用范围
对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查。
2. 供应商调查作业规定
2．1供应商调查程序
（1） 采购部实施采购前，应对拟开发之供应商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项综合管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。
（2） 由质量监督部负责组织采购部、技术部组成供应商评价小组，对供应商实施调查评价，并填写《供应商调查表》。
（3） 评价之结果由各部门作出建议，供主管副总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。
（4） 未通过供应商调查评价认可之供应商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。
2．2供应商调查评价
2．2．1价格评价
对供应商所提供之物资价格、交货期，由采购部依以下因素作评核：
原料价格；加工费用；估价方法；付款方式；生产计划体系；最短及最长之交货期限；进度控制方法；异常排除能力。
2．2．2技术评价
对供应商之生产技术，由技术部依以下因素作评价：
技术水准；技术资料管理；设备状况；工艺流程与作业标准。
2．2．3质量评价
对供应商之质量评价，由质量监督部依以下因素作评价：
质量监督部组织与体系；质量规范与标准；检验之方法与记录；改正与预防措施。
2．3供应商复查规定
经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次；复查流程类同首次调查评价；复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列；假设供应商之质量、价格、交货期或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。

四、供应商评价
为规范对合格供应商之日常评价，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。
1． 适用范围
仍在采购之合格供应商的评价。
2．供应商评价程序
2．1评价项目
供应商交货实绩之评价项目及分数比例如下〔满分100分〕：
质量评价：40分；交货期评价：25分；价格评价：15分；服务评价：15分；其他评价：5分。
2．2评分办法
2．2．1质量评价：由质量监督部依进货验收的批次合格率评分，每个月进行一次。
（1） 计算：进货批次合格率=〔检验合格批数 /总交验批数〕×100%
（2） 评分：得分 = 40×进货批次合格率
2．2．2交货期评价
由采购部依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：
如期交货货得分25分；延迟1~2日每批次扣2分；延迟3~4日每批次扣5分；延迟5~6日每批次扣10分；延迟7日以上不得分。
本项得分以0分为最低分。采购部每月将同一供应商当月各批订单交货评分进行平均，得出该月的交期评价得分。
2．2．3价格评价
由采购部对供应商价格水准评分，方式如下：
价格公平合理，报价迅速：10分；价格尚属公平，报价缓慢：8分；价格略微偏高，报价迅速：6分；价格略微偏高，报价缓慢：3分；价格甚不合理或报价十分低效：0分。
2．2．4服务评价
2．2．4.1埋怨处理评分
由质量监督部对供应商之埋怨处理予以评分，评分如下：
诚意改善：8分；尚能诚意改善：5分；改善诚意不够：2分；置之不理：0分。
2．2．4.2 . 退货交换行动评分
由采购部对不良退货交换行动评分：
按期改换 ：7分；有时拖延：5分；常常拖延：2分；置之不理：0分。
2．3评价办法
供应商之评价每月进行一次；将各项得分汇入《供应商评价表》，并合计总得分；每半年平均一次厂商得分，计算方式为：半年平均得分=每月得分总和 / 评价月数。
2．4 评价分等
供应商评价等级划分如下：
平均得分90.1~100分者为A等；平均得分80.1~90分者为B等；平均得分70分者为C等。
2．5评价处理
A等供应商为优秀供应商，予以付款、订单、检验之优惠奖励；B等供应商为合格厂商，由采购部提请供应商改善不够；C等供应商由质量监督部、技术部、采购部部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰；被淘汰供应商如欲再向本公司供货，必须再经过供应商调查评价。

五、采购交货期管理
为了确保采购物资交货期限，使交货期管理更为顺畅，特制定本规章。
1． 适用范围
2. 交货期管理规定

交货期管理是采购的重点之一，确保交货期的目的，是必要的时间，提供生产所必必须的物资，以确保生产运行并达成合理生产成本之目标。

交货期延迟造成的不良影响有以下方面：
导致制造部门断料，从而影响效率；由于物资交货期延迟，间接导致成品交期延迟；由于效率受影响，必须要增加工作时间，导致制造费用的增加；由于物资交货期延误，采用替代品导致成本增加或品质降低；交货期延误，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物资之囤积和其他损失；交货期延误，导致采购、运输、检验之成本增加；断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。
2．1．2交货期提前太多的影响
交期提前太多也有不良之影响，主要有：
导致库存成本之增加；导致流动资金周转率下降；同意交货期提前，导致供应商优先生产高单价物资而忽略低单价物资；由于交货期常常提前，导致库存囤积、空间不够；交货期提前频繁，使供应商对交货期的管理松懈，导致下次的延误。
2．2交货期延迟的原因
2．2．1供应商责任
因供应商责任导致交货期延误的状况：
接订单量超过供应商的产能；供应商技术、工艺能力不够；供应商对时间估计错误；供应商生产管理不当；供应商之生产材料出现货源危机；供应商质量管理不当；供应商经营者的顾客服务理念不佳；供应商欠缺交货期管理能力；不可抗力原因；其他因供应商责任所致之情形。
2．2．2采购部责任
因采购部责任导致交货期延误的状况：
供应商选定错误；业务手续不完整或耽误；价格决定不合理或勉强；进度掌握与催促不利；经验不够；下订单量超过供应商之产能；改换供应商所致；付款条件过于严苛或未能及时付款；缺乏交货期管理意识；其他因采购原因所致的情形。
2．2．3其他部门责任
因采购以外部门导致交货期延误的状况：
采购前置时间不够；技术资料不齐备；紧急订货；生产计划变更；制定变更或标准调整；订货数量太少；供应商品质辅导不够；点收、检验等工作延误；采购错误；其他因本公司人员原因所致的情形。
2．2．4沟通不良所致之原因
因本公司与供应商双方沟通不良导致交货期延误的状况：
未能掌握一方或双方的产能变化；指示、联系不确实；技术资料交接不充分；质量标准沟通不一致；单方面确定交货期，缺少沟通；首次合作出现偏差；缺乏合理的沟通窗口；未达成交期、单价、付款等问题的共识；交货期理解偏差；其他因双方沟通不良所致的情形。
2．3确保交货期要点
2．3．1事前策划
制订合理的购运时间：采购部将采购品种、供应商生产、运输及进料验收等作业所必须的时间予以事先策划确定，作为各部门的参照依据。
确定交货日期及数量：预先明确交货期及数量，大订单可采纳分批交货方式进行。
了解供应商生产设备利用率：可以合理分配订单，确保数量、交货期、质量的一致性。
请供应商提供生产进度计划及交货计划：及早了解供应商之瓶颈与供应能力，便于采用对策。
准备替代来源：采购部应尽量多联系其他物资提供来源，以确保应急。
2．3．2事中执行
提供必要的材料、模具、技术支援给供应商；适时了解供应商之瓶颈，协助处理；了解供应商生产效率及进度状况；必要时，向供应商施加压力，以获取更多之关照，适时合计向替代供应商下订单之必要性；交货期及数量变更的及时联系与通知以确保维护供应商的利益，配合本公司之必须求；尽量避免规格变更；如果出现技术变更，应马上联系供应商停止原规格生产，并妥善处理遗留问题；强化交货货前的稽催工作，提醒供应商及时交货；必要的对供应商辅导；及时安排技术、质检人员对供应商进行指导，必要时可以合计到供应商处进行验货，以降低因进料检验不合格导致断料发生之情形。
2．3．3事后考核
对供应商进行考核评价：依供应商评价办法进行考核，将交货期的考核列为重要项目之一，以催促供应商提升交货期达成率。
对交货期延迟的原因进行分析并研拟对策：确珍重复问题不再发生。
检讨是否改换供应商：依供应商考核结果与配合度，合计改换、淘汰交货期不佳之供应商，或减少其订单。
执行供应商的奖惩办法：必要时加重违约的惩处力度，并对合格供应商予以适当之回馈。

六、付款方式
规范采购定购与付款方式，使之有章可循。
1． 适用范围
本公司货品采购之订货与付款方式。
2．采购订货制订
2．1采购订货方式
采购订货方式，一般有以下三种：
通知方式：小宗交易，可采纳 通知下订单。
确认方式：由本公司出具订货单或供应商出具售货单。
合约方式：由本公司主导采购合同或供应商主导销售合同。
2．2采购合约意义
采购合约较口头或订单方式有以下效用：
可确定买卖双方应尽义务；作为解决合约纠纷之依据；作为法律诉讼之书面证据；可依据实际状况订立不同之条款，以保护双方权益。
2．3采购合约种类
本公司采购合约的种类有以下种类：
采购定购单；订货合同。
2．4采购单之运用
定购单用于以下条件：
标准化之产品，不易发生错误；买卖双方有很高之互信度；在已有长期合约的状况下，每次定购采纳定购单即可；多为定向采购使用，出现交货问题，容易处置；交货、验收流程成熟、严密。
2．5订货合同之运用
订货合同应注意事项：
应明确所订物料之名称、规格型号、数量、单价、预算总价、交货时间、地点，并与采购计划单一致；付款方式应明确。一般付款方式有：一次付款、分期付款、月结、下批付款等；应规定延期罚款之责任、尺度、赔偿方式；规定解约之办法，确保双方权益；商定验收方式与质量追溯方式；规定卖方确保责任；明确其他认为应予附加之条款。
2．6一般条款
一般条款通常包括以下项目：不可抗力事故；索赔规定；仲裁；适用法律；违约及解约；其他条款。
付款方式
由采购部依据《采购计划单》、采购合同及入库单向财务部请款；财务部依合同规定之给付方式，与供应商结款；采购一般采纳一次性付款方式，即供应商之物资验收合格后，一次性付清该订单之货款〔现金或汇款〕，特别状况必须总经理核准。