文档管理计划方案.docx

文档管理计划方案
一、方案的目的
档案是一个公司工作的史册和信息库，它起着凭证、依据和史料的作用，并为开展公司管理工作提供丰富材料。档案管理得科学合理,既可以反映当时工作得情况，又可以为今后开展工作提供重要的参考资料和文献。故为了加强公司管理部工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使公司管理部的工作形成一定的历史资料，特制定如下
二、文件管理内容：
文件档案分类为：公司外部文件上级文件、国家政策）、日常通知及管理类文件、会议纪要类、人事档案类包括各部门档案类及奖惩记录类）、工作计划总结类，有关档案都将据此分类：
1. 公司外部文件
上级下发的文件、国家法规政策、行业管理规定各种项目申报的制度与通知。
2. 日常通知及管理类文件
主要为公司内部各种制度性文件，如员工手册、国定假日放假安排通知。
3. 会议纪要类
每星期一的周干部会议，以及会议纪要分发的文件领用登记表。
4. 人事档案类
公司内部员工的人事档案包括在职与已离职，公司人事任免、调动与员工奖惩等。
5. 工作计划总结类
公司各部门经理每星期上交到管理部的工作计划与总结.以及年
度的各部门计划总结。
三、文件材料整理工作分配：
1、负责部门：
1）管理部:文案工作，电子档案的建立
2）其他部门:全力辅助管理部完成工作
2、档案资料的收集：
1）公司各部门要强化存档意识，在进行工作，开展活动时，应注意上述材料的收集、整理。及时送交管理部,以便尽快存档。
2）公司员工必须的离职前认真办好离职手续以及文件移交工作，管理部应将员工登记表存档.
3）各部门的工作计划总结应一式两份，一份交由办公部管理存档，另一份由本部门管理。要求统一格式，统一稿纸。
4）收发的文件及各种相关简报等传达或传阅后一律归入档案。
3、档案的整理：
由于以前工作中的疏忽或遗漏,有一部分的文件档案未入档，所以就需要及时的整理入档，可以遵循以下步骤进行整理分类
1）首先按年份分类
2）按文件类型进行分类，可分为5类
3）遵循文控的原则将文件进行编号，并进行装订
4）对于缺失的文件应尽量补齐
5）建立电子档案
4、档案管理原则：
1 ）当有管理部人员在场时，直接由管理员负责归档；
2 ）管理员不在时，应及时通知管理员，由管理员整理归档；
3）管理员归档时，应详细填写档案管理纪录；
4）未经过董事长或者管理部经理同意，任何人不得以私人借借阅档案；
5）调档时，必须持有管理部经理的签字证明；
6）调档时，必须有档案管理人员在场做详细记录，并填写档案借阅表；
7）档案一旦遗失，管理人员应立即上报有关部门并及时补档；
8）档案管理员不得私自翻看档案；
9）未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案,否则一经查实，报董事长严肃处理；
10 ）档案管理人员必须定期整理核查档案.
11）对于缺失的文件档案各部门应该配合管理部尽力去收集齐全
四、档案查阅办法
为了加强档案管理工作，管理部应完整、科学地保管好公司的档案材料，以备查询、参考、交流，特制订本细则：
1）查阅前请对照管理部的电子档案，明确档案名称详细资料；
2）认真填写档案借阅登记表，并由审批人同意；
3）各部门在指定时间办理查档手续，并确认归还日期；
4）档案查阅完毕后请及时归还，过期不还或将档案遗失的应上报董事长做严肃处理；
5）本细则适用于公司在各项工作中直接形成的，对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。
五、档案的要求：
为加强公司工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使公司工作形成一定的历史资料，特建立本制度。档案制度总则在于规范公司各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。
1、公司管理部应在第二年一月整理上一年度档案资料分类入库，如有人事调动应做好档案的交接工作；
2、对符合规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案管理员或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有；
3、公司的其它文件及文字资料是否列入管理部档案，由管理部人员决定；
6、属于管理部所有的档案，由董事长或管理部经理决定公布：未经上述人员同意，任何部门和个人无权公布，管理部有权查询并作相应处理.