小公司采购规章制度(4篇).docx

小公司采购规章制度
一、 目的：
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正
常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。
二、 适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资
产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物
品）。
三、 职责权限
1、 总经理负责采购管理制度的审批；
2、 分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核；
3、 人力资源行政部负责采购管理制度的制定。
4、 经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由企管部负责；非经营
性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。
四、 采购原则
1、 询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价
格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供
应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
2、 一致性原则：采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、
数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须
及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与
请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的%。
3、 低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案
库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
4、 廉洁原则：
(1) 自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。
(2) 廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
(3) 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
(4) 加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信
息。
(5) 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
5、 招标采购原则：凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形
式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内(一年或半年)的供应
商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变
化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价
格。
6、 审计监督原则：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督
和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关
人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
五、采购流程
1、 采购申请:物品(物资)需求部门根据生产或经营的实际需要，由企管部负
责采购物品每月 日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月
日前提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数
量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标
要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。
各审核环节对采购申请提出议异者，应于 个工作日内将意见反馈给采购申请
部门。
2、 询价比价议价：
(1) 每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。
(2) 采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低
价原则进行采购。
(3) 属下列情况者，无须进行比价、议价:独家代理、独家制造、专卖品、原
厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。
3、 样品提供和确认：
(1) 若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收
到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关
人员予以确认。
(2) 对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
4、 供应商选择：
(1) 具有合法经营主体者。
(2) 品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
(3) 信誉良好者。
(4) 客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。
5、 合同签定：
(1) 供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。
(2) 交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。
6、 进度跟催
(1) 为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟
催，以确保物品(物资)能适时供应。
(2) 若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部
门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。
7、 验收入库:采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等
物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等
常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流程办理入库手续。如验收
不合格的，由验收部门通知采购部门，日内办理换（退）货手续。
8、 对帐付款:采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》按合同或
约定的付款方式办理付款手续。
9、 采购流程图：（附后）
六、 考核:凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。
七、 本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。
小公司采购规章制度（二）
一、 为切实加强公司车辆管理，进一步做好公司服务工作，确保车辆安全运
行，根据国家有关法规规定，结合公司实际，参照其他单位的通行做法，制定本
制度。
二、 日常管理
公司车辆分为办公室直管车辆、业务科室专配车辆。办公室直管车辆主
要用于公司领导公务活动、科室紧急情况用车，一般情况下，科室工作人员外出
不派车;业务科室专配车辆主要用于本科室业务工作用车。必要时，办公室对业务
科室专配车辆实行统一调度。
2. 办公室直管车辆由办公室安排。科室因特殊情况确需用车，可到办公室填
写《车辆使用派车单》，报请总经理同意。驾驶员凭《派车单》出车，费用按
元/公里标准在科室成本中列支。
公司所有车辆保险由办公室负责统一办理，办公室根据相关政策，考察
选择保险公司。
4. 驾驶员通讯必须保持 小时畅通。除指派用车外，驾驶员必须按时上下
班，保证在岗在位，自觉服从调度，做到随叫随到。非工作时间，车辆必须停车
入库或停放在办公室指定位置。未经批准不准擅自出车。不准驾车到娱乐场所。
5. 驾驶员请假半天以上，须将车钥匙交回办公室。
公司所有车辆一般不得用于办理私事或外借使用。因特殊情况私人用车
必须经领导批准。燃油费、过路过桥费、司机补助费及其他费用均由用车人承
付。
三、 安全管理
公司车辆实行定人定车责任制，专人驾驶，禁止私自将车辆交他人驾
驶。
2. 驾驶员应加强安全法律法规、安全知识和安全技能学习，牢固树立安全第
一意识，自觉遵守有关法律、法规和交通规则，禁止酒后驾驶，做到谨慎驾驶，
确保安全。
3. 驾驶员应严格遵守车辆操作规程，加强对车辆的经常性安全检查，定期维
护保养，严禁带故障出车。
4. 驾驶员出车，必须带齐有关证照。
5. 车库和车辆须按规定配备有效的消防器材。
6. 任何时候、任何情况下，发生事故必须立即电话报告办公室，并在回单位
后写出书面情况报告。
四、 维修管理
1. 车辆实行定点维修。一般情况下驾驶员须拟出维修清单经批准后方可维
修，由办公室会同财务科负责结算维修费。汽车大修须经办公室认真调查核实后
提出车辆维修计划，报总经理批准，按规定办理维修报批手续。
2. 因公外出，途中车辆发现故障需临时维修，须请示随车领导同意后，方可
就地维修。驾驶员需持旧部件及有效票据进行费用核销。凡未按要求、私自维修
的，费用自行承担。
五、 油料管理
1. 实行“统一管理、定点加油、分车核算、定时公布”制度，驾驶员持油卡
加油。办公室直管车辆油卡充值由财务人员购买，主卡由办公室管理。
2. 除长途行车和特殊情况外，不得自行购买油料。外出途中购买油料须经随
车领导签字，办公室审核后方可办理报销。
3. 驾驶员应建立行车记录，如实记录行车日期、时间、去处、事由、乘车
人、里程、加油等情况，作为审核差旅费和有关费用报销的依据。
六、 奖惩办法
（一） 对模范执行本制度，工作成绩显著的驾驶员给予奖励。
设立车辆安全奖。对安全行车无事故者，按每月 元标准给予奖励，年终
对照本规定由总经理和财务部进行综合评比确认后，实施奖励。
（二） 对违反纪律及有关规定，造成不良后果者视情节轻重予以处理。
1. 凡发生行车事故者，驾驶员需写出书面检查，扣发驾驶员当月奖金。事故
情节严重者，给予通报批评、调离岗位直至待开除公司。
2. 擅自出车发生事故，驾驶员承担全部责任，并给予开除处理。
3. 驾驶员将车辆私自交他人驾驶发生事故，由该车驾驶员承担一切责任，并
给予开除处理。
4. 工作时间外，车辆未按指定地点停放，发现一次，扣发岗位补贴 元;造
成损坏，损失费用全部由驾驶员承担，并追究责任人相关责任。
5. 未带齐相关证件、违反交通法规，受到交警部门处罚，费用由责任人自
理。丢失车辆证件、牌照及驾驶证的，驾驶员承担全部证、照补办费用。
6. 酒后驾车发生事故，驾驶员承担全部责任，并给予开除处理。
7. 驾驶员私自将油料外流，一经发现，赔偿三倍油料价值款，给予开除处
理，并在公司通报批评。
8. 驾驶员无故不出车的，由此产生的交通费用由驾驶员全额负担。
七、附则
1. 办公室对本制度实施情况进行监督检查。
2. 本制度由办公室负责解释，自下发之日起执行。
小公司采购规章制度（三）
为加强本办机动车辆的管理，本着“方便管理、节约开支、提高效率、优质
服务”的原则，经主任办公会讨论，制定本制度。
第一条、车辆管理
1、 机动车辆的调度、维修、保养、加油等统一由分管车辆调度的领导和办公
室人秘科进行管理，分管车辆调度的分管领导负责安排调度。
2、 车辆有关证照和有关手续，由驾驶人妥善保管。涉及车辆的养路费、年
审、保险等事务由司机掌握办理时间，报人秘科或分管车辆调度领导批准同意
后，由司机负责具体办理，人秘科协助办理。
3、 车辆严格实行下班入库制。下班后所有车辆停放在侧停车场，因事不能停
入指定车位的车辆应存放在相应有关规定的停放处。如：出差在外的车辆，要将车
辆停放在安全场所，并锁好方向盘和门窗，搞好安全防范。严禁车辆在洗车处及
私人住宅区过夜，否则产生不良后果由驾驶员负责。
4、 车辆实行专车专人驾驶，严禁将车辆私自交他人驾驶。外单位向我办借车
的，须经主任批准。
5、 对所有车辆分别进行加油登记，由人秘科负责登记，每月由人秘科将各台
车辆的耗油和公里数情况进行审核公布。
6、 逢节假日，一般情况下轮流安排一辆值班车。其他车辆一律归库停放。特
殊情况用车必须经值班领导与分管车辆调度的分管领导同意方可出车。
第二条、车辆调度和使用
1、 车辆调度实行先领导后一般，先正职后副职，先急后缓，先远后近，先乡
镇后城市，先会议后出差，先保证工作需要后私人用车的原则。
2、 办公用车实行派车制度。由用车人向分管车辆调度的分管领导提出申请，
由分管车辆调度的领导统一进行安排、调度。分管车辆调度的分管领导外出时，
由办公室人秘科负责安排调度。车辆调度按照工作的轻重缓急及领导优先的原
则，统筹安排，未经分管领导批准或人秘科通知，驾驶员不得擅自出车。司机必
须经分管领导或人秘科通知方可出车，并按派车通知规定的时间、地点出车，不
得擅自改变。
3、 办公室各工作人员遇如以下情况需用车的，须至少提前一日向人秘科提出
申请，报经分管领导同意后，由分管领导负责安排。
① 本单位工作人员及直系亲属婚丧嫁娶。
② 遇天灾人祸突发事件等紧急情况的。车辆的过桥过路费由用车人承担。
第三条、车辆驾驶与行车安全
1、 驾驶员未出车时，应严格按照作息时间在办公室待命，不得随意串岗、外
出。
2、 为确保行车安全，驾驶员必须认真钻研业务，定期参加交警队组织安排的
安全学习和检查，严格遵守道路交通安全法规，服从交警指挥，严禁酒后开车。
3、 驾驶员对车辆要勤检查，勤保养，勤擦洗，使车辆始终保持最佳运行状
况。发现问题，及时处理，严防事故发生。原则上安排下午下班前一小时内洗
车，无特殊情况不得提前洗车，以免影响正常用车。
4、 车辆在公务途中遇有突发事件或交通事故，应先急救伤患人员，并立即向
交警、保险部门报案，同时还应向办公室报告。
第四条、车辆维护与修理
1、 要坚持预防为主的原则，发现问题，反应敏捷，处理及时。
2、 驾驶员要加强对车辆的日常维护与保养，搞好清洁卫生，出车前必须检查
灯光、水箱、电瓶、制动、各项操纵等有关安全部件，及时添加机油、电瓶液
等，保证车况运行良好。
3、 车辆需维修的，驾驶员必须先认真检查发生的故障，初步判断故障发生部
位，并如实向人秘科报告，由人秘科向分管领导报批同意后，方可修车。修理时
由人秘科派人一起前往，换下的旧零件须带回验收。一次性修理费在 元（含）
以内的由人秘科长决定;元以上至 元（含）的由分管车辆调度的领导决
定;元以上的由主任审批。车辆外出途中需要修理的，经随车领导和干部同意
后报主任批准后，由司机和随车人员会同前往修理，修理报销凭证需随车人员签
字证明，送分管车辆调度领导审批后，方准报销。
4、 车辆必须到指定修理厂进行维修。未经批准擅自进行修车、购置零配件或
在非指定的厂家修车，其费用不得报销。
5、 修车时间由人秘科向分管车辆调度的领导报告后，由分管领导安排好修理
时间。
6、 司机应建立车辆维修保养台账，按里程或时间及时提出保养和修理建议。
小公司采购规章制度（四）
为加强对车辆的管理，保证工作用车，最大限度地降低成本、减少支出，特
制定本制度。
一、 车辆使用
1、 车辆由办公室统一管理，办公室具体安排分管人员负责。总经理工作用车
实行相对固定，各部门公务用车需由部门负责人向办公室申请，说明用车事由并
由办公室统一调配派车。各部门的专车由本部门负责管理和使用。
2、 车辆必须由专业驾驶员驾驶，原则上定人定车。严禁私自将车借给他人使
用。
3、 非公司人员用车由总经理或副总经理批准后方可安排。
4、 车辆主要用于公司货物运送和人员接待等重要公务活动，其它情况原则上
不予派用。公司员工个人用车或兄弟单位和个人借车必须报请总经理批准。
5、 除领导有明确要求外，下班后车辆应停放在指定位置。驾驶员自行停放
的，务必确保车辆安全，如有损失责任自负。
6、 办公室必须加强对车辆的管理掌握好出车去向。办公室会同财务部要每季
度对各车里程及油料核实统计上报一次。
二、 车辆维修
7、 所有车辆必须保持整洁，洗车实行定点。每辆车每周使用洗车卡清洗车辆
一次。日常车辆清洁由司机负责。
8、 维修车辆和购置车内设施必须先报告，经批准后方可实施。
9、 车辆修理一般在定点修理厂进行。
10、 所有维修工作均应遵循采购程序。车辆出差前要搞好检修工作，出差中
途车辆必须修理的，应及时向办公室分管负责人报告，按照审批权限经批准后可
在特约维修站（厂）实行简单维修，维修必须附有清单，换件的必须交旧件。报销
时随车领导必须在票据上签字。
11、 车辆维修原则上不得突破定额标准。维修金额过大的由办公室请示主管
领导审批。
12、 车辆不得超标准进行内部装饰。车辆设施购置应填写报告单，经批准后
方可进行。
三、 车辆油耗
13、 车辆油耗按以下标准执行：年平均L/1km
14、 车辆用油统一购买，凭票(卡)加油。车辆加油必须是油票(卡)与车辆相
对应，严禁给非本单位车辆加油，违者处以2倍经济损失赔偿。
15、 驾驶员必须保证里程表正常运行，出现异常必须及时报告。驾驶员每月
号将车辆上月行驶里程数填报给办公室备查，办公室分管人员必须每月定时
对里程表进行检测，做到车、票(卡)、油、里程应基本相符。
四、 奖惩
16、 下列情况下发生肇事造成的经济损失由驾驶员自行负担：
(1) 无证驾驶或酒后驾驶；
(2) 未经批准私自出车或私自将车借予他人使用者；
(3) 违反交通规则引起的交通肇事；
(4) 违反交通规则或不按指定地点停车造成车内贵重物品和现金等被盗。
17、 不经交警和有关部门裁决，但又有车辆或其他损失而私了的，费用自理
并不得在单位报销。
18、 驾驶员本人非违规驾驶造成人身和财物损失的按《中华人民共和国道路
交通安全法》执行。
19、 意外事故或不可抗拒原因造成的车辆事故受损有公司酌情研究处理
20、 不经审批的维修、购置、整容装饰和换胎、补胎以及超审批范围的各类
事项，所发生的一切费用由驾驶员自理。
21、在任职期间认真工作，无违纪违规行为，能积极完成好领导交办的工作
任务，表现出色，安全行车一年者，由公司在年终考核中予以奖励。