安全文件档案管理制度.docx

安全文件档案管理制度
1、目的
为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。
2、适用范围
适用于本企业所有文件和档案的编制、审批、发放、更改、编码（标识）、作废等全过程活动的管理，包括相关部门下发的文件。
3、职责
3.1综合管理部负责综合企业文件和档案管理的综合管理；
3.2各部门负责归的企业文件和档案管理的编制、审核、发放、编码、作废等工作。
4、归档范围
4.1法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或识别的《适用的安全生产法律法规及其他要求清单》的各种标准、规章制度等；4.2相关政府部门发放的文件；
4.3企业制定的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等；
4.4企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
4.5证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、企业获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；
4.6财务、会计及其管理方面的文件材料；
4.7劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
4.8仪器、设备方面的文件材料；
4.9基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
4.10声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料；
4.11企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
5、控制程序
5.1文件归档要求
归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。
5.2归档时间
每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，各部门需将目录交综合管理部备案。
5.3文件统一编码
文件分类管理，按照不同类型文件编制文件编码。
文件编制格式要求：年份-部门-文件类型-流水号
5.4文件的接收与发放
文件管理人员接收文件时，填写《文件发放登记》，并定期检查
在用文件的有效性，核查各使用人手中的文件，发现问题及时处理。
文件发放时，领用人要在《文件收回登记》上签字。
5.5文件收回与作废
作废的文件按发放记录收回，加注“作废”标识（盖“作废”章、笔签“作废”或画“ x”），并填写《文件作废审批表》，经部门负责人批准后，统一销毁，需作资料保存时，加盖“保留资料”印章。
5.6文件和档案的保存与管理
文件的保存形式一般为文本形式，也可以将文件保存在软盘、光盘中。所有存入软盘、光盘的文件应该备份防止丢失，并加以标识。
具有长期保存价值的文件送交档案室保存。
其它文件的保存应有序、分类，存放在干燥、通风、安全的地方，以便识别、存取和检索。环境条件应防潮、放虫蛀、防盗，有效期为三年。
文件使用人不得在受控文件上随意更改，不准私自外借，确保文件的清洁和完整。
需临时借阅文件的人员，应经企业总经理同意。
6、相关记录
《文件发放登记》
《文件收回登记》
《文件作废审批表》