公司工会采购与合同管理暂行办法.docx

公司工会
采购和合同管理暂行办法
第一章总则
第一条为进一步加强**集团有限公司工会采购管理，规范采购行为，降低采购成本，防范合同风险，依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》，参照《公司采购管理制度》、《公司招标管理办法》和《公司合同管理制度》，结合工会实际，制定本办法。
第二条集团工会负责实施集团工会本级的采购与合同管理，并负责组织、指导、监督各所属公司工会的采购与合同管理工作
第二章采购管理
第三条本办法所指的采购是指工会对外购买物
资、劳务或服务，包括物资类、工程类和服务类采购
第四条采购预算管理。进行采购的所有项目，必须列入经工会全委会审议、经审委审查通过的年度经费预算中，否则不予采购。采购计划年中如需调整的，按预算管理办法执行。
第五条工会应成立采购小组，组长由各公司工会主席或副主席担任，成员由工会委员、采购经办人组成（3-5人），同时邀请行政相关人员进行监督。
第六条采购方式。工会自行采购时，采取以下方
式：
（一）招标采购，采购项目合同估算价达到国家招投标法规定招标规模以上的，采用招标采购方式
（二）其他方式，对未达到国家招投标法规定招标规模但采购金额超过2万元（含）的采购行为，根据业务实际选择竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价采购等方式实施。
第七条采购程序
（一）事前请示：就采购事项进行相关审批请示流
（二）公开招标事项：经工会主席或分管领导批准，采购经办人出具招标委托书，与行政有关部门协商委托代理机构公开招标，采购经办人负责具体实施。
（三）竞争性谈判、磋商事项：采购经办人编制采购方案和文件，发出公告或邀请书，收集供应商响应文件；采购小组与供应商分别进行谈判、磋商，确定每位供应商报价，以同等条件下报价最低为原则确定供应商。
（四）询价事项：采购经办人编制采购方案和文件，发出公告或邀请书，收集供应商报价文件；采购小组在监督人员的监督下现场拆封供应商的报价文件，对供应商进行评比，编制《能投集团工会采购询价结果记录表》，以同等条件下报价最低为原则确定供应商。
（五）签订合同：采购经办人与供应商协商，起草合同文本，邀请法务部门出具法律意见书，工会法定代表人或法人授权代理人签订。
（六）货款结算：采购经办人按合同规定办理货款报销，按财务处理流程处理办结后，出纳采用银行转账方式直接对公支付。
第八条采购小组成员职责
（一）采购小组组长负责召集采购成员会议（活
动），组织成员研究采购工作中的问题
（二）采购经办人负责编报采购计划，履行采购审批手续，在采购小组的指导下，根据确定的采购方式负责采购的具体工作。
（三）资产管理负责人负责固定资产设施设备购买、安装及固定资产登记，负责设施设备的维修和管理
（四）工会财务负责预算和标准审核控制，按合同履约付款
第九条检查监督
（一）工会采购涉及资料（复印件）需留档备查，并主动接受上级工会、纪委、法务等部门的检查
（二）对违反本办法规定进行采购或其他违规违纪采购行为，按有关规定予以严肃处理
第三章合同管理
第十条本办法所称合同，是指工会对外签订的平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限于各类合同以及具有合同性质的订单、框架协议等具有法律效力的文件。
第十一条采购金额超过2万元（含），都必须签订书面合同或协议，其中购买第三方服务以及其他可能在对外往来过程中引起纠纷的经济事项，无论金额大小，均需签订合同或协议。签订经济合同，必须坚持公平、公正、诚实可信原则，遵守国家的法律、法规、政策及有关规定。
第十二条采购经办人承办经济合同，对合同质量条款、技术要求等进行技术审查；工会财务负责按规定办理价款结算，负责预算控制、对支付条款进行审查；合同管理负责人负责合同业务合规性、文字表述是否有歧义审查，对合同进行统一管理。
第十三条经济合同由工会法定代表人签订，经法定代表人授权，也可由授权代理人签订。授权签订合同的，工会法定代表人应有授权委托书，一事一授权，委托书明确委托事项、范围、权限和期限，委托代理人必须在委托权限范围内行使委托权。
第十四条经济合同经工会法定代表人或由其授权的代理人签署后，印章保管人凭《工会合同会签
（送审）表》方可加盖工会公章。未提供审批单的，印章保管人应拒绝盖章。
第十五条采购经办人负责督促合同的履行，履行过程中如需要补充、变更或解除的，应签订补充、变更或解除
协议，程序与签订合同一致。
第十六条所有合同由合同管理负责人统一编号存档
第十七条经费报销时，采购经办人应附合同文本一份，作为付款及账务处理的依据
第十八条合同履行中发生经济纠纷，采购经办人应及时报告，由工会组织相关部门对合同纠纷进行调解、仲裁、诉讼等，未经授权批准，经办人不得向对方作出实质性答复或承诺。
第十九条不按本办法签订经济合同，造成经济损失和廉洁风险的，将按有关规定追究有关责任人员的经济赔偿责任与行政责任
第四章附则
第二十条本办法适用于集团工会，各所属公司工会参照执行
第二H一条本办法由集团工会负责解释
第二十二条本办法自下发之日起执行。
能投集团工会采购询价结果记录表
采购项目名称：
报价单位
报价（元）
排名

询价小组成员
现场监督:
工会合同会签（送审）表
填报日期：年月曰金额单位：元
合同名称

合同编号

对方情况
名称

联系人

地址

联系电话

合同
内容摘要（标明合同金额）：
合同主办人：
项目
审签人员
审签意见
签名
日期

合规性审查
经营管理中心

审计法务风控中心

合同签审记录
合同经办人

财务负责人

部门领导

合同管理员

工会主席或分管领导批示：
年月日
填表说明：1、合同均应采用书面形式，并经会签后方可订立。2、本表一式三份，送审经办人、财务和合同管理负责人各一份。3、采用已经送审过的合同文本订立同类且没有实质性修改时，经原审查人同意可不必重复送审，但必须经过会签程序，并在合同订立后及时将合同会签（送审）表和合同送合同管理负责人处备案。4、合同会签（送审）表仅打印在一张纸上。