分公司采购部管理规定-公司采购管理制度与工作细节说明.docx

分公司采购部管理规定
全文目录：
1.总则.序；
基本使命与义务；
3.人员分工体系；
4.采购程序；
5.协助配合；
6.财务结算流程；
7.管理与控制；
8.附则。

1.总则.序：
采购部，直属总经办管辖，为集团公司在本省设立的分厂之采购部门，职能上直接接受集团总经办/外协部/集团效益/分公司效益的职能监督与流程指令，在其指导方向及规则要求下，与集团/分公司/等相关部门关联配合，完成相应的采购任务。目前包括，省内各分厂〔分公司/〕的包材〔含包材计划〕、辅料、化工、修理配件、办公/劳保/医药/卫生/日用生活品、改扩建型工程、委托外加工与修理、通信业务办理、租借办理、代购代寄等类。以分公司自购为主，集团内调与集团代购为辅相结合的方式综合采购，以满足省内分厂生产上非原材料类的使用必需要。
2.采购员基本使命与义务：
使命：按采购科领导分配的工作项目，完成整体工作。从接到申购计划，寻找性价比合适于公司的供应方，谈价，报外协批价。按职能和使命分工的要求，进行下单采购、订单信息录入财务软件帐，按供料时效期跟进所购料全部合格到位、提供各料验货标准给收货部门以检查质量性价比，付款结算提交，各异常反馈的处理与跟进等细项工作〔包括来料质量方面、付款结算方面以及其他投诉处理〕。并服从领导安排的其他临时工作任务。
2.2 义务：配合相关部门工作的义务，配合同事完成公司任务的义务，对公司异常提出改善建议的义务，团结和帮助同事的义务，服从相关间接领导管理指导的义务，间接领导安排的同意接受之工作必需转报直接领导知悉的上报义务，其它未尽的职能式沟通义务。
3.人员分工体系：
3.1 ***→包材采购员，按单作计划、订单制作、批后定购、兼包材的价格档案管理，负责包材〔彩卡、胶袋、唛头、保利龙〕分公司采购操作之部分工作〔订单约550份/月〕，部门秘书以及其他职能工作〔详见个人使命〕。
3.2 ***→包材采购员，按单作计划、按特别类备存通知作计划、订单制作、批后定购，负责包材〔贴纸类、纸箱〕分公司采购操作之部分工作〔订单约380份/月〕，每周一调货期表，及其他辅助职能工作〔详见个人使命〕。
3.3 ***→辅料物价员，兼辅料采购员，负责自购物料价格与其他价格的档案工作，除包材以外的非原材料自购，代购委托，其它事项的办理，详见个人使命〔辅料：月订单约60份+月零星申购单60~100份+修理单约20份+新增改扩约5份〕。
3.4 ***→采购员，配合辅料物价员工作，接受出差采购类部分工作，及分给的辅料定购工作与其它事务的办理，详见个人使命。
3.5 ***→采购员，采购包辅料帐务、辅料采购等工作，必需入仓的所有包材辅料，作财务软件订单录入工作，订单编号/在途订单/物料入库，同时协助辅料物价员处理相关工作，详见个人使命。
3.6 **→采购部负责人。主要包括：报价审核、修理审核、集团查核配合处理、相关部门对采购员采购问题的升级要求的处理、采购员技能培养、改扩建施工工程管理〔预算/主持/协助物价员收核报价及相关处理/施工中管理〕、物料物流成本管控。依据公司方针，及时调整和修订采购各项制度，达到制度管事，职能用人兼以举长避短，管理并培养具有协作配合能力较强之分公司采购团队。
3.7 审批人员〔权限分工〕→〔1〕包材：胶袋新款报价先经采购科审核以后再报外协审批；所有包材的采购订单，由采购员直接报集团外协部审批；处理异常扣款协商采购员直报分公司财务部审批；〔2〕生产辅料〔化工/副料/针车配件〕：计划、临时申请，结合外协批价，制作好订单，报外协审批〔内调制作内调单〕；〔3〕生产杂物/零星申购/其他非生产物料，单笔1000元以内的分公司效益部审批；单笔超过1000元的改经分公司总经理审核后再集团效益部审批；〔4〕修理类单笔500元以内分公司效益部审批，单笔500元以上分公司总经理审核后报集团总经办审批。
4.采购程序：
4.1.“包材〞采购程序：按单计划〔分公司采购〕→订单确认〔分公司采购〕→报价〔胶袋分公司报，其余集团报〕→审批〔集团外协〕→采购订单〔分公司〕→量价审核(集团外协)→下单〔分公司〕→订单财务软件录入〔分公司〕→跟進到貨〔分公司〕→驗貨〔集团代收的集团品质代查集团仓库收转，BP/HP为直到分公司的由分公司包装仓查验收货〕。
因包材质量，应扣供应商款项的处理，必需合理，采购科要现场查核后与供方沟通达成处理办法解决〔特别状况，改请负责人代核沟通解决〕。
品质异常单反馈处理，分公司采购员接品质异常单后，即时联系发给供方填写处理与改善状况，三日内反馈给品质部门。否则，可以依据情节，对违规方〔采购责任人/供应商〕作出改善措施或相应的处理与处罚。
.1 “生产副料/化工/针车配件〞采购程序：〔包涵：生产物料/衣车配件〕，欠存表〔分公司辅料仓每周一提供〕→计划〔分公司计划〕→核量〔集团计划〕→报价〔分公司采购〕→核价〔分公司物价〕→批价〔外协，试购时分公司〕→订单制作〔或内调单〕→审核〔采购科：核对档案价〕→审核〔分公司财务部：核对订单价〕→审批〔外协〕→计划分单〔仓库/物价/采办人〕→订单下单/定购〔分公司〕→订单财务软件录入〔分公司〕→跟进到货〔分公司〕→验货〔分公司辅料仓〕。
：申请人→部门→仓库→资产员→报价→物价→采购科→外协审批……
生产零星计划程序：属生产副料/化工/针车配件类，非计划员计划的无标准库存的，部门自行作零星计划报批，后续流程相同。
辅料报价程序：收到申购计划，分公司采购查填旧价格→无价格的寻找供应商→联系报价→物价核谈价→采购科审核→分公司总经理审核→外协部审批。
辅料试购程序：因故开发新供应商，试购报价→物价核谈→采购科审核→分公司总经理批准，可小量试购试用。试用由物价跟进，试用结果的性价比可行以后，正式报价〔附样品〕→采购科→分公司总经理→外协批准，再中度定购，后常量定购。
月计划“办公/劳保/医药/卫生/日用生活品〞采购程序：欠存表〔分公司辅料仓每周一提供〕→计划〔分公司计划〕→核量〔集团计划〕→报价〔分公司采购〕→核价〔分公司物价〕→批价〔外协，试购时分公司〕→审核〔采购科〕→分公司效益部审批〔单笔超1000元的，加报→分公司总经理→集团效益部审批〕→订单〔内调单〕制作→下订单/定购〔分公司〕→订单财务软件录入〔分公司〕→跟进到货〔分公司〕→验货〔分公司辅料仓〕。
4.3.2月计划“工程配件〞采购程序：月计划〔按集团要求格式，填写好存量、备量、计划量、备注用途〕，交采购部按4.3.1款后续程序批购〔因总经理室控制总标准，为满足额度， 分公司不月计划〕。
4.3.3其它零星计划：除以上各款外零星申请→部门→仓库→报价→核价→采购科→分公司效益部审批〔1000元以上，加报→分公司总经理→集团效益部〕→物价分单采购。
4.4.“ 通信业务/租用借用/代缴代购代寄〞程序：〔价值500元以上报集团总经办〕，申请〔部门〕→核量〔各部/专项〕→报价〔采购员〕→核价〔物价员〕→采购科→分公司效益部审批〔500元以上加报→分公司总经理→集团总经办〕→派单→业务办理〔采购员〕→跟进完成〔采购员〕→结算/报销〔采购员〕；
4.5 机票/车船票程序：分公司人资部报经批准购以后，复印资料交分公司采购员按要求定购，回票后复印票据资料交持用人签名以后，附据按分公司效益部规定审批流程批准报销。
小额外修流程：局部修理/局部配件改换，费用不大的，申请〔2联〕→工程班→外修确认〔张宏/杨茂平〕→采购→物价→采购科→分公司效益部审批〔500以上加报→分公司总经理→集团总经办审批〕→派单〔原件采购/复写资产〕→加工制作→验收→结算〔有多项选择方案时采购协助负责修理的部门报价参照〕。
“新增改扩与外加工修理工程〞流程：申请→部门→资产〔编号录档。大型的要先报批多项选择方案再正式报实施方案经集团生产总部/外协同意〈副本集团总经办〉，然后报正式申请〕→报价〔采购员/采购部负责人〕→核价〔物价员〕→审核〔采购科〕→复核〔工程修理方案部门，分公司张宏/杨茂平〕→审核〔分公司总经理〕→审批〔集团总经办〕→采购复印分单〔财务/仓库/资产/采购/加工〕→工程施工/修理购安〔采购员〕→施工进度管理〔采购科〕→完工验收〔采购员〕→结算/报销〔采购员〕；
4.8. 集团技术部代购设备：〔1〕定购 / 合同 / 发票－总部技术部负责联系, 保管, 并把原件发票直接给到分公司效益部负责人付款及做帐, 分公司效益部以总部总经理室签批的申请安排付款. 〔2〕验收单 – 总部技术部负责联系使用部门及提供验收单, 并在验收单上注明 “相关数据在总部技术部储存, 有维护必需要及时与总部技术部联系〞, 使用部门签妥验收单, 扫描发给总部技术部及资产员, 原件提供给分公司效益部做帐. 〔3〕入仓单－资产员收到以上验收单后安排登记, 并提供入仓单给效益部做帐.
4.9 保密物料采购：由集团公司指定人员定购〔……〕，依据指定指令办理，不得在申请单公开注明其它信息，采购科接批后申购单，及时将定购信息传递给指定定购人员便可.
统购代购的内调：〔1〕统购内调：国外采购类。分公司计划→集团物控(…主任)，统筹计划购入后，按量调拨分厂，分公司仓库报异常及跟进到料；〔2〕代购内调：分厂原因，总部代购〔分公司采购改善尽量达直购〕。分公司计划→分公司采购→集团物控，代购调拨分厂，分公司采购仍要跟进到料。〔3〕临时代购内调：分厂原因，总部代购。分公司采购员提供→集团物控，代购调拨分厂，分公司采购仍要跟进到料。
5.协助配合：
在押包装物管理：辅料采购员要作好价外在押包装物的应收应退办理工作〔辅料仓储存、做往来帐、每三月对帐，适时通知采购退换〕，有押金的应注意交还清收资金回笼处理。相应仓存与使用部门必需配合完成。在押包装物必需要清洗或整理再收回交回的，仓库的由仓库办理，生产的由生产用后办理好交仓库暂存，盖时采购员据时协交供方。
：属洽谈好应去皮净重入库料的管理，采购科物价员在作好物价档案的同时，要明确知会收货仓库〔收料质量标准〕，以便验货入仓。物料质量标准信息要传递给使用现场，便于使用中监察到质量异常对成本的影响，能即时反馈异常加以解决。
6 财务结算流程
6.1 购料帐务结算流程：采购订单录入财务软件〔料名/数量/单价/税率〕→仓库收货开入库单交财务→财务结转至应付账→月末应付对账〔供方与财务，采购协助〕→付款〔分公司采购申请.集团批准.分公司付款〕.
结算过程中，采购员收集〔催收〕整理储存好各供货商的待报销凭据〔发票附入库单〕，填写经审核后交效益部报审，批准付款以后，按期付款给供方以后，才为一项采购业务的整体性工作完成。
6.2 非购料帐务结算流程：执行效益部结算管理规定，并符合财经制度，一千元以下的相对地简化审批，超过千元每笔的，要报至集团审批后付款。假设为工程施工之类，要多方报价，自行预算对照分析后谈价报批，同时，将会依据标的工程的造价大小、安全隐性大小以及质量因素影响大小合计有否必要签订施工合同，有必要的要在正式进行施工前作好合同的签订，合同要报相关部门备案〔财务/效益/资产员/档案员/采购科〕，施工过程按合同所约定的质量与数量进行监督，强化施工进度的管理，完工后分管人员进行初验改善问题以后，再组织相关部门进行完工验收，合格后将资料附齐结算〔申请/验收/票据〕，有保修金的跟进保修到期以后，尾款支付后完成。　　
7 管理与控制：
采购员：〔1〕对常用量大、价格较高的物料类，要作好主动定期查价备忘的安排，依据阶段季节性行情酌情合计是三个月或多月一次。采购科负责人要适时跟进检查是否各分项的采购员按要求作到了位。〔2〕对自己负责采购类物料，有性价比变异空间的类，在入仓前要书面通知仓库收货标准后，有必要的要口头再沟通，以杜绝失误。新供货商的初次来货，采购员必需主动到仓库协助查对来量是否按既定标准上货，出现异常要实时处理并报告。对不诚信的供货商要作好档案记录〔可输入物价档案备注栏综合管理〕，以在后续采购中加以防范再往来或是直接取消合作。
采购帐务员：财务软件部分帐务操作，要执行好财务的规定和要求，收集资料有序安排，录入系统后再次复核好各项录入信息，按流程处理好帐务信息，以达到资料处理合格率100%才是目标。
物价员：要收集好现有的采购信息与资源，寻找新的采购信息资源，结合入档，以便有新的采购申请时，好加以利用。采购的物价档案信息要包括全面〔供方/地址/联系方式/规格单位有效含量/单价/税率/物流/供方类型/简要往来备注，依据类型区别可酌情分类调整好特别格式〕，必需要使用Excel表，尽量使用2007版的，以便于筛选与分析时更为便捷。发出档案信息时要转换成2003版的格式，以供公司其他用2003版的同事，可以打开查看或其自转2007高版本。
管理者：要各自作好伙伴型供货商、优先型供货商、重点型供货商、商业型供货商的分类管理管控工作，以寻找优劣势进行采购洽谈中的分析取舍。对购料性价比作出合理的评估以后审核控制。
8 附则：
8.1规则解释：本制度明细分则：《包材审核要领》、《包材物价档案管理》、《辅料物价档案管理》、《分公司化工定购试购规则》、《购退煤入库检验规则》、《采购员使命》、《常购物料采购周期表》、《供应商档案》、《分公司辅料内调汇总表》、《辅料特别起订量表》将来依据状况取舍并补。