制药厂物料采购管理规程-原材料采购工作流程与常用表单.doc

XXX医药集团
物料采购管理规程
一、目的：阐述物料采购原则、计划、方案、程序，使物料的采购符合GMP要求。
二、范围：适用于公司物料采购的管理。
三、使命：物料管理部对本规程的实施负责。
四、规程：
1. 定义：
物料：原料、辅料、包装材料等。
2. 物料的采购原则：
（1） 物料采购必需执行“四不购原则〞：无标准不购、无合法经营资格的供应商不购、无批准的计划不购、无批准的方案不购。
（2） 物料管理部采购员必需按质量标准要求采购物料。
（3） 物料采购必需作好采购记录〔见附件一〕。
（4） 中药材必需按质量标准购入，产地按公司GAP总体规划原则，坚持相对稳定，购入的中药材、中药饮片必需有具体记录〔见附件二〕。
（5） 中药材、中药饮片每件包装上须附有显然标记〔见附件三〕，标明品名、规格、数量、产地、来源、采收〔加工〕日期等。“来源〞项注明指药材原植〔动〕物的科名、植〔动〕物名、药用部位〔矿物药注明类、族、矿石名或岩石名、主要成分〕。
（6） 药材、饮片的来源为进口的，供应商必需提供盖有单位红印章的“进口药品检验报告书〞，并由采购员在采购记录的“备注〞栏中注明“进口〞。
（7） 物料供应商必需是符合法律法规规定的单位，应证照齐全；所采购物料有法定的批准文号〔没有实施批准文号管理的除外〕。
（8） 主要物料〔主要原料、内包装材料、印刷性包装材料〕供应商必需通过质量管理中心的质量审计、评估。如果主要物料供应商变更，必需由质量管理中心通过对样本检验、验证及对其质量体系审计、评估合格后方可采购。
（9） 主要物料〔主要原料、内包装材料、印刷性包装材料〕和公司长期必需用的大宗物料的采购，应签定采购合同。
（10） 采购记录由采购员填写，质量监督员复核。
（11） 物料管理部在统一协调各部门采购请购单的基础上制定汇总后的采购请购单，经过物料管理部门负责人审核和总经理批准后，由采购员执行。
3. 物料采购程序：
（1） 各部门按计划申请采购物料须填写“采购请购单〞〔见附件四〕，注明以下内容：物料名称、规格、定购数量、到货时限、物料供应商。部门负责人批准、签名。
（2） “采购请购单〞经物料管理部负责人审核、类总后，按：低值易耗品直接交企业负责人批准，机电零配件交生产管理中心设备主管审核后经企业负责人批准，大型机电设备交生产管理中心设备主管审核后经企业负责人批准，大型经用机电设备交生产管理中心负责人审核后交企业负责人批准，原辅料和包装材料由生产管理中心审核后交企业负责人批准后执行。物料管理部门按批准后的采购计划制定“采购计划单〞，并复制三份，分送如下：原件供采购员照单采购；复制件分送一份财务人员，供付款及对帐用凭证之一；复制件分送一份物料收货员，供接收检查时复核用；自存一份供存档备查。
（3） 采购员采购回物料后交物料收货员，物料收货员必需进行接收检查，将检查状况记录入“收货四联单〞〔见附件五〕。“收货四联单〞必需注明接收检查结论，一式四联：第一联，交采购员；第二联，给质量管理室主任；第三联，给财务会计对帐审核；第四联，收货员计帐留存。
（4） 物料发货员在收到检验合格证书、与物料收货员办理交接手续后填写“物料入库单〞〔见附件六〕。“物料入库单〞一式四联，发送如下：第一联，供计划员销帐；第二联，供采购员报帐；第三联，供财务人员付款及对帐用；第四联，供发货员存档备查。
（5） 采购员凭“物料入库单〞到财务报帐，财务人员对比 “物料入库单〞、“采购请购单〞、“收货四联单〞以及检验合格证书〔必要时还须核对采购合同〕，核对无误后方可给予结算。
（6） 物料不合格，由采购员按采购合同或其他经质量管理中心负责人批准的方式予以退货、换货等处理。但是，不合格的印刷性包装材料不能退货、换货，必需在质量管理中心的监督下予以销毁。
4. 物料管理部必需积极收集、整理公司必需用物资的供求、价格、质量、政策等信息，并及时通告有关部门和存档；各部门在生产施行中必需尽快完善各种定额，执行合理的物资消耗模式，以形成计划快速反应能力。
5. 物料采购管理可以参照“物料采购管理流程简图〞〔见附件七〕。
6. 附件
附件一：物料采购记录
附件二：中药材、中药饮片采购记录
附件三：中药材〔饮片〕标签
附件四：采购请购单
附件五：收货四联单
附件六：物料入库单
附件七：物料采购管理流程简图附件一： 物料采购记录 编号：MF-001-00
年度：_________ 第___页
月
日
品名
规格
采购请
购单号
单位
采购
数量
来源
批号
备注
记录
复核

附件二： 中药材、中药饮片采购记录 编号：MF-002-01年度：________ 第___页
月
日
品名
规格
采购请
购单号
单位
采购
数量
来源
产地
采收(加
工)日期
批号
备注
记录
复核

附件三： 中药材〔饮片〕标签 编号：QF-545-01

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中药材〔饮片〕标签
编号：QF-545-01
名称： 规格： 批号：
数量： 来源：
产地： 采收(加工)日期：
备注：
签名/日期： 年 月 日
说明：此标志为白色，黑字。规格：100×80mm

附件四：
采购请购单
请购部门：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　制单时间：　　　　年　　月　　日
品　　　名
规格
物料供应商
定购数量
到货
时限
备注

审核人/时间： 　　　　　　 批准人/时间：

附件五： 收货四联单 编号：MF-004-01
仓库名称：________________ 收货单号：_________________________
采购请
购单号

发货
单号

运输
单号

供应商
批 号

供应商
名 称

供应商
地 址

包装
规格

包装
件数

单位

数量

物料
批号

接收
日期
_________年___月___日
单价：_________ 运费：_________ 税：__________ 总价：_____________________
接收检查
项目
检查标准
检查结果
具体说明
采购请购单核对
品名、规格、供应商、到货时限与核准的内容相符。
是□
否□

发货单
核对
品名、规格、数量、供应商与发货单相符，不得错发。
是□
否□

外观检查
不得有破损、污损、渗漏、水迹、虫害、鼠害等。
是□
否□

接收检查结论：符合接收检查要求□ 不符合接收检查要求□
物料收货员签名/时间： _________年___月___日
采购员/时间： 收货员/时间：

注：
1 此单一式四联：第一联，交采购员；第二联，给质量管理室主任；第三联，给财务会计对帐审核；第四联，收货员计帐留存。
2 收货单号为十位小写阿拉伯数字，前四位为当年年号，第五、第六位为月号，最后四位为当年收货单流水号。
3 在进行接收检查时，符合求的则在“是〞后的方框内打“√〞；不符合要求的则在“否〞后的方框内打“√〞，并具体说明。凡有“否〞项的，在“不符合接收检查要求〞的方框内打“√〞。
4 有些供应商使用“送货单〞，这时，在本表“发货单号〞栏登记“送货单号〞即可。
5 无内容可登记时，用占满对角的斜线“/〞表示。

附件六： 物料入库单 编号：MF-005-01

入库日期
______年___月___日
入库单号

物料名称

包装形式

包装规格

包装件数

采购请购单
单号

收货单号

检验结论

检验证书号

供应商
名称

供应商
地址

入库数量
〔大写〕：_____________________〔小写〕：_____________________单位：_____
备注：

物料发货员/时间： _________年___月___日

注：
1 此单一式四联：第一联，供计划员销帐；第二联，供采购员报帐；第三联，供财务人员付款及对帐用；第四联，供发货员存档备查。
2 物料入库单号为十位小写阿拉伯数字，前四位为当年年号，第五、第六位为月号，最后四位为当年物料入库单流水号。
附件七： 物料采购管理流程简图
销售计划

各部门采购请购单

重新制订 1.部门负责人审核。

审核
否

是 2.计划员汇总。
。
汇总后的采购请购单

结算

重新制订 3.物料管理部负责人审核。
审核
9.采购员办理报帐手续。
否 8.物料发货员办理入库手续。
入库

是 4.报总经理审核。
核准
合格
隔离、标示，按合同或指令处理
检验
评价
否
不合格

7.质量管理中心受理检验。
合格 6.物料收货员申请检验。
隔离、标示，按合同或指令处理
接收
检查
是
不合格

5.送物料收货员核对检查。
采购

注：关于不合格的印刷性包装材料，不得进行退货、换货等处理，由质量管理中心下达销毁指令，并监督销毁过程。