进销存软件应用方法-进销存系统作业流程及岗位责任制度.doc

进销存系统作业流程及岗位责任管理制度
汉威运字〔2014〕第001号
签发： 孙桂彬
购买了进销存软件以后，应用软件的流程：1、录入基本信息：2、录入期初〔仓库、财务、往来〕；3、开账；4、录入业务单据〔入库、出库、发料、验收入库等〕；5、录入财务单据〔收款、付款、其它付款、其它收款〕；6、月结、年结〔结转成本、结转损益〕
开帐之后财务期初、商品期初这些数据就不能再更改，一定要在系统开帐前将之前的数据整理好，下面是祥细的进销存系统管理制度。
全文目录
1、总 则 1
2、岗位说明 2
2.1 采购管理〔采购订单处理员〕 2
2.2 仓存管理模块—仓库主管 2
2.3 仓库数据管理员(仓管员) 2
2.4 生产任务、出入库申请模块—分厂厂长/运营部经理 3
运营专员 3
3、系统数据录入和盘点管理说明 4
4、系统工作时间流程说明 4

1、总 则
1.1 为规范公司企业资源规划系统的管理，特制定本制度。
1.2 系统各岗位人员的使命管理除有公司有特别规定外，皆按本制度执行。
1.3 系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳进公司目标考核体系。
1.4 进销存系统分为生产任务管理、出入库申请管理、工厂数据查询管理三大类模块，依据系统职能的设置，对各模块最终用户使命进行界定，共分解出如下岗位：
模块
职能部门
关键用户
数据输入员
数据审核
系统设置管理
信息部
系统管理员

采购入库
采购部
采购部主管
采购员
采购部经理
仓库管理模块
物流中心
仓库主管
仓库数据管理员
仓库主管
工厂数据查询
物流中心
仓库主管
仓库数据管理员
仓库主管
生产任务
分厂/运营部
厂长/产品主管
运营专员
分厂长/运营经理
出入库申请
分厂/运营部
产品主管
运营专员
分厂长/运营经理
运营专员

1.5 运营部经理是生产任务；出入库申请模块的负责人，负责联系系统工程师解决模块最终操作用户提出的与系统有关的所有问题。
1.6 各分厂主管或厂长必需结合本部门状况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参照书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。
1.7 进销存系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必需向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决状况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，保证数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采用相应措施及时改正。
1.8 系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。
1.9 系统各岗位人员离开工作岗位时，必需及时退出系统，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。
1.10 系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。
2、岗位说明
2.1 采购管理〔采购订单处理员〕
主要使命：
负责依据签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商数据；关于新增加供应商应依据编码原则进行编码，保证编码的一致性、统一性。
2.1.1.2 负责依据采购申请确定的采购订单输入、修改、列印、以及传送相关部门。
当日交采购入库申请给仓库出入库录入人员，不能因自己的延误影响物料的收发。
2.1.1.4 跟踪采购订单执行状况，关于不再执行的订单及时关闭。
如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应及时通知分厂配合解决，如没有得到解决，应书面向部门主管报告，在有关错误解决后才干进行下一步工作。
2.1.1.6 如发现本层采购订单有错误，马上更正并以书面通知相关部门。
工作流程：
收到签发采购申请单——录入采购入库申请单——审核列印订单——传送仓库。
系统业务功能名称：采购管理——订单处理、采购管理——采购申请
合作部门：分厂、仓库、财务部
2.2 仓存管理模块—仓库主管
主要使命：
2.2.1.1 负责制定仓库编码、库存、批次。
2.2.1.2 负责制定、完善仓储数据增加修改流程，出入库控制流程，库存事务处理流程，仓库盘点流程，库存数据分析管理规则，编写、公布、更新流程图。
2.2.1.3 保证物流畅通，提升库存效率，降低库存成本。
2.2.1.4 负责分配、指导、监督仓储数据管理员的工作，保证库存数据的准确、保证出入库控制的及时性和准确性。
2.3 仓库数据管理员(仓管员)
主要使命：
依据仓库资料文件，输入、更新系统仓库基础数据，当仓库基础数据发生改变时，应及时通知各相关部门。
接收到，采购入库申请单，领料申请单、产成品入库单；销售提单；移库单后，即刻确认审核、录入进销存系统；并制作打印对应的入库单；出库单等；列印交运营部。
如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采用相应措施及时改正。
如发现仓储基础数据、物料基础数据、生产领用申请单、成品入库申请单等；不正确或有疑问，应及时通知相关人员，不能知错不报、将错就错，进一步造成下层结果错误。
负责定期核对实际库存与系统库存，发现错误应依据库存历史数据管理员提供的上月库存历史数据和仓管员提供的仓库进出资料，找出原因记录备案并报告部门主管；照各个物料的盘点周期，仓库管理员定期对各仓库进行盘点，仓库数据管理员在遵照系统盘点作业流程盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据，列印盘点表交运营部盘点。
2.3.1.6 以上各项操作要慎重，否则会影响系统各项库存的准确性。
系统业务功能名称：仓存管理——入库、出库、调拨、盘点，申请业务操作确认。
合作部门：分厂；运营部、采购部、财务部
2.4 生产任务、出入库申请模块—分厂厂长/运营部经理
主要使命：
传送经确认的生产任务单至运营专员，并跟踪计划执行状况，发现错误及时沟通，共同解决指导改正。
确认和传送半成品、成品的生产任务单至运营专员，并跟踪执行状况。
分配、指导、监督、运营专员的数据录入工作及工作结果，包括生产任务制定、原材料领用、成品入库的正确性和及时性。
催促及时按时准确完成定期；月底盘点工作。
协助做好进销存系统完善和考核工作。
运营专员
主要使命：
2.5.1.1 负责依据生产任务单进录入领料申请单。
依据生产消耗录入投料信息。
依据成品入库单输入产品入库数量，完成系统产品入库。
以上操作应及时进行、准确，不能因自身的延误影响产品库存、产品入库和销售发货。
发现车间实际库存与系统库存错误及时报告，必要时申请库存事务盘点处理。
在执行过程中如发现物料清单、物料编码、仓库、库存等数据有问题时应及时上报部门，或及时通知相关部门，如没有得到解决应上报公司分管领导采用措施。
所有操作要及时、准确，不能影响原料库存、原材料领用、生产活动。
按时准确完成月底盘点工作。
系统业务功能名称：生产任务、出入库申请、仓库管理。
合作部门：分厂、仓库、运营部，财务部
3、系统数据录入和盘点管理说明
涉及到南京业务采购的录入数据由对应人员负责及时录入系统。
成品发货仓库凭申请单出入库；周六，周日发货凭分管领导微信或短信确认；工作日及时补单核对。
各分厂产品产出入库；不合格品也要入库；返工时再从仓库领出。
仓库发货产生的破包和分厂调换应遵循《破包产品调换制度和流程》。
夜间或周末各分厂产生的生产领用；由仓库在系统上代办申请领用手续；经仓管员和值班干部双方确认后执行；工作日马上补单；单据交运营部系统核对。
一分厂每周制定一份生产任务；每周盘点。
二分厂依据碘原料批次使用完毕，作为盘点时间。
三分厂依据生产任务单完成，作为盘点时间。
一分厂盘点时间为早上8.30以后；前后一小时仓库停止出入库工作；已进行卸车原辅料计入当月盘点；周期为七天；时间为7日；14日，21日；月末盘点；遇周末顺延.
仓库产生的破包成品应在盘点前让各分厂领用或处理完毕；及时处理系统数据平衡。
各分厂盘点表；生产日报表；统一内容；固化表格；生产日报天天更新。

4、系统工作时间流程说明
运营部上午10点前集中各分厂生产任务单；原辅料领用申请；产成品入库申请单 等单据；录入系统；并告知仓库及时确认；生产领用和产品入库工作完毕。
仓库下午3点前把系统确认单，集中上交运营部核对。〔单据一式四联；运营两联，确认后交财务一联〕。
运营部下午4点前以仓库打印单据核对各分厂申请单据，如有出入告知分厂或仓库。
各分厂申请单和仓库确认单两单数据一致；运营部备案；归档；系统申请；确认；出入库和数据登录采集工作完毕。
采购部下午5点前把次日或当晚到货计划；录入采购入库申请单；次日仓库分类品名，供应商，规格数量等信息；确认打印；采购依据采购入库确认单和过磅单核对数据。

泰安汉威化工
运营部
二〇一四年三月十一日