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办公室管理制度十八条
为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和
工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
文件收发规定
一、 董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长
签发，属公司的由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。
属于 的文件，核稿人应该注"”字样，并确定报送范围。文件
按保密规定，由专人印制、报送。
二、 已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。
文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。
三、 董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日
期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。
文件由专人按核定的范围报送。
四、 经签发的文件原稿送办公室存档。
五、 外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导
批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。
六、 文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并
将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。
文印管理规定
七、 所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密
事项。
八、 打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打
印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真
均需逐项登记，以备查验。
九、 文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得
积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与
有关人员校对清楚。
十、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成
损失的，追究当事人的责任。
十一、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
办公用品
购置领用规定
十二、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填
写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需
购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。需购置的，由部门
负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使
用，由总经理审核并报董事长批准后办理。
十三、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货
、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。
十四、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总
经理审批后，由办公室统一印制。
十五、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
十六、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
电话使用规定
十七、公司各部门电话费均按月包干使用。具体标准如下。办公室 元/
月，海外事业部 元/月，财务部 元/月，城建资产部1市场营销部 元/
月，项目技术部 元/月，部 元/月。
十八、若有超出当月包干标准的，从超额部门的工资中扣出。
办公室管理制度十八条（二）
一、办公室管理条例
第一章总则
第一条为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规
范行为，创造良好的企业文化氛围。
第二章细则
第二条服务规范：
1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方；
2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，
微笑应答，切不可冒犯对方；
3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；
4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）
办公室内应保证有人接待；
5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接
听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时
间太长。
第三条办公秩序
1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办
公环境的安静有序。
2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理
室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应
超过三分钟（特殊情况除外）。
3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫
生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
4. 各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室
负责定期的清洁保养工作。
5. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工
应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
第三章责任
本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给
予 元的扣薪处理。
二、办公室物资管理条例
第一章总则
为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规
定，此规定的执行部门为办公室。
第二章物资分类
公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
2. 低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等
3. 管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物
资；
5.实物资产：物资价格达 元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相
机。
第三章办公用品物资采购
公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办
公室同意，可由申购部门自行购买。
申购物品应填写物品申购单，元以内物品申购交部门经理同意，办公室
批准;元以上（含 元）部门主管同意，办公室审核，总经理审批。
2. 物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：
1） 定点：公司定大型超市进行物品采购。
2） 定时：每月月初进行物品采购。
3） 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。
4） 特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
第四章物资领用管理
公司根据物资分类，进行不同的领用方式：
2. 低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用
3. 管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用
4. 贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用
5. 实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状
第五章公司物资借用
1. 凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可
2. 借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还
3. 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
第六章附则
1. 新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必
须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理
离职手续。
2. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。
三、 传真使用管理办法
（一） 、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。
（二） 、使用范围
本办法适用于公司使用传真机的各种情况。
2. 使用范围包括本地、国内、国际传真。
（三） 、传真的接收管理
1. 传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。
2. 传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司
事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。
公司传真机应随时处地开机接由状态。
（四） 、传真的发送管理
1. 各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发
送。
2. 传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能
发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
3. 传真原件留存行政部。
（五） 、附则
传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。
四、 公司值班管理条例
一、 总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。
二、 管理体制
1. 员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；
部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。
三、 管理要点和内容
(一) .员工值日。
1. 目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；
2. 一般以工作时间为责任时间；
3. 值班要点：
1) .巡察办公场所保洁情况；
2) .电话记录、处理、转送；
3) .领导交办任务。
(二) .部门主管值班
1. 目的：以公司业务工作为主；
2. 一般以下班时间或节假日为值班时间；
3. 值班要点：
1) .接待下班后来客；
2) .处理未完成工作；
3) .处置下班后的突发、紧急事件；
4) .值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；
5) .值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见;
6) .值班人员要按规定准确填写值班日志。
四. 值班规定
1. 遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；
2. 值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；
3. 在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；
4. 接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要
守如瓶，不能随便乱说；
5. 值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公
安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地
址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；
6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免
贻误;另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。
五. 接听值班电话应注意：
1. 礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方
未通报，应客气询问清楚；
2. 使用语言文明，切忌粗声粗气；
对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；
对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然
后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；
5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；
6. 除紧争情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以
报告；
7. 加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班
表，印发各有关部门和人员；
8. 根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。
办公室管理制度十八条（三）
1、负责项目部日常行政事务、人事、后勤、党群建设。对内对外的综合协调
工作，一般活动的组织、协调、安排工作，协助项目部领导班子处理日常事务；
2、 负责实施项目部及所属科室的人事管理、科室组建与人员调配;负责项目
员工绩效考核，聘用人员试用期转正考核工作；
3、 负责项目部综合性会议的主要文件、各类文书、新闻稿件、会议记录、纪
要的整理及会议决定事项的检查督办工作；
4、 负责项目部的外事活动和来宾接待、会议会务及所属科室的行政日常管理
工作;
5、 负责项目部员工薪酬、社会保险、培训、证件等工作；
6、 负责建立健全项目部行政办公制度和后勤管理，协调各部门工作关系，建
立严谨、高效的工作秩序；
7、 负责项目部考勤工作，负责外来文件、行政文件的收发处理；印信及档案
资料的管理，并建立使用制度；
8、 负责项目部办公设备的购置和管理工作；
9、 负责项目部通讯及移动通讯管理、报刊杂志信件分发;项目车辆的维护与
保养；
10、 完成项目部领导交办的其他工作。
综合办公室行政工作流程
一、 办公用品及日常用品的采购、发放管理
综合办公室根据其他部门的请购计划及库存情况，以及根据相关规定适当储
备以备不时之需，作好请购计划单经领导审批后，及时保质保量的采购办公用品
和日常用品。作好物品出入库登记，确保帐物相符。
二、 执行固定资产及低值易耗品的管理
对于项目部所有的固定资产及低值易耗品，需要建立台帐，每月盘存，核对
帐物。对需要报废的资产根据相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出
入库单据的核对，做到帐物相符。
三、 执行各部门基础设施、设施维修管理
综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行
控制；各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事
项、及时了解情况并报告负责人。
四、 收发文以及文件档案的归档管理
各类收发文、文件资料根据档案的种类特点，做好系统编目，及时将各类文
件进行上传下达，分类存放，并整理立卷归档。
五、 来宾接待、会议会务管理
综合办公室负责安排外来宾客的接待以及各级会议的会前、会中、会后安
排。会前准备包括了解来宾信息和来访目的以及相关材料准备。
六、 项目考勤管理
项目日常考勤以考勤机为主，新进人员出示调令后，在考勤机里输入指纹，
每天打卡上班。考勤员根据项目考勤休假管理制度记录日常考勤并于每月 日
至 日将汇总后的考勤表上报公司事业部。
七、 项目公务车辆的使用安排
根据项目公务车辆使用管理制度，使用部门提出申请后，由综合办公室安排
出车。
八、 印章管理
项目印章由综合办公室负责保管，使用部门提出用印申请，经领导审批后，
综合办公室负责盖章，并做好登记。
九、 项目绩效考核管理
制定绩效考核管理办法，实行月度考核。考核包括工作态度、工作业绩、团
队精神等内容，重点是履行职责的情况及工作任务指标的完成情况。考核前没人
有3到 分钟自我总结时间，项目全体员工考核打分。考核结果由综合办公室
负责统计制表，领导审批后存档。
十、员工试用期转正
员工与公司签订协议，三个月试用期后由所在项目进行考核。项目劳资员负
责收集当月需进行考核人员名单，并通知本人考核时间并准备述职报告，组织项
目领导班子、所在部门负责人以及人力主管进行考核打分，汇总后由项目经理签
署意见，并报送公司事业部（班子成员试用期转正由事业部领导考核）。
十、员工离职或调动
公司事业部人力通知项目劳资员员工调动后，开具员工调令，并督促员工办
理离职手续；员工离职需提前打报告申请离职。后由劳资员开具调令并督促离职员
工办理离职手续，报送公司事业部后存档。
十二、完成上级交办事务
优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的应向领导说明原因，并
尽力完成，最终将结果向领导汇报。