项目管理规范和制度.doc

项目管理规范和制度
苏州市纽克斯照明内部控制系列文件
项目管理制度系列
项目管理制度
第1版

制度更新一览表

注：1．本记录表记录每次修订制度的内容和版本号；
2．每次制度更新、修订、审核和核准记录必需完整，日期必需注明。
目录
1、项目计划及跟踪.................................... 错误!未定义书签。
项目计划...................................................... 错误!未定义书签。
周例会制度.................................................... 错误!未定义书签。
阶段例会制度.................................................. 错误!未定义书签。
早会制度...................................................... 错误!未定义书签。
会议纪要制度.................................................. 错误!未定义书签。
2、风险管理.......................................... 错误!未定义书签。
3、实施范围管理...................................... 错误!未定义书签。
4、二开必需求管理...................................... 错误!未定义书签。
5、知识转移.......................................... 错误!未定义书签。
6、文档和变更管理.................................... 错误!未定义书签。
文档管理制度.................................................. 错误!未定义书签。
文件签字确认制度.............................................. 错误!未定义书签。
问题报告制度.................................................. 错误!未定义书签。
重要事项确认制度.............................................. 错误!未定义书签。
项目变更机制.................................................. 错误!未定义书签。
7、奖惩制度.......................................... 错误!未定义书签。
1、项目计划及跟踪
项目计划
参照附件《项目实施主计划》
周例会制度
目的：周例会作为项目的关键点进行项目进度和质量控制
对本周工作内容进行总结，展示阶段成果，共同确认
对项目的整体进度成果进行汇报
对重要问题汇总，给出解决方案
制定下周工作计划
时间：每周五上午10点到12点，可依据实际状况调整
参加人：项目组全体成员
地点：
执行内容：
1)检查本周项目成果，针对项目问题给予建议解决方案
2)形成会议纪要确认，签字确认存档
3)会议纪要模板请参照附1
阶段例会制度
例会主持人为项目经理，由项目组成员〔如：专职关键用户、关键用户、业务骨干〕参加；
定期向高层汇报阶段成果工作
议题主要有以下几点：
1)项目实施主计划执行状况，实施成果汇报及分析，后续措施规划
2)各部门间业务协同问题的协调
3)提出问题，商定解决方案
4)以会议纪要或公司文件形式下发各相关部门或人员并落实
5)会议纪要模版附1
早会制度
天天上午8:15分开始，总结上日工作，布暑本日计划安排
项目组成员参加
会议纪要制度
项目团队内部周例会、相关专题会议，会议内容必需形成会议纪要，纪要必需项目经理确认
会议内容必需体现尚未解决的问题及解决时限等信息
会议纪要模版附1
2、风险管理
风险管理贯穿整个项目，它合计了项目所涉及的可能造成项目失败的因素
以下一些问题可能在风险管理时要合计
可能面临的风险建议的解决方案项目组人员是否常常改换准备足够的项目组及替补人员，完备的文档必需要的资源是否可用做好人力资源和其它资源必需求的时间计划有否其它项目同时开始，项目资源
必需求有冲突做好项目的计划时间表以避免冲突
流程变更是否很多，有否超出先前
估计参照最正确施行来做出相应的调整对项目的期望或必需求是否常常改变在前期必需求调研阶段合计周全，实施过程中尽量不要发
生大的必需求变更，如果确实有必需求变更必需通过相应流程
管理
项目服务范围有否更改，为什么尽量避免项目的服务范围变更，如有变更，可作为补
充合同或者作为另外一个项目
项目能否按期，按质，按量，按预算完成要得到客户的大力支持和各部门之间的协调以避免项目的延期
3、实施范围管理
本项目的实施范围已在合同中作了明确的定义。项目的展开将会被严格地控制在已达成实施范围之内，这一点必需确认为原则。任何超出此范围之外的实施与开发将对项目直接造成危害
假如在项目展开之后，有修改实施范围的请求，必需严格按照以下程序执行:
1)任何实施范围的修改，项目经理必需指派负责人对必需要修改的内容及造成的影响进行认真和全
面的调查和研究，并以文本的形式提交调查结果。项目经理将对所带来的影响进行评估，评
估范围包括项目计划的变动，存在的风险，人员和资金资源要求，并将批准还是拒绝的决定
上报项目领导委员会进行最终决策
2)在项目进行期间，高层管理层的对项目支持的承诺和时间的投入是至关重要的，因为有一些
出现的变动只有高层管理层才有相应的责权进行决策。这些变动及时处理将会对项目进展的
起到非常重要推动作用。反之，处理的延误将对项目造成严重的负面影响，也将对项目的信
心和工作节奏造成负面影响，多次的延误将会对项目成败造成影响
4、二开必需求管理
由于项目的时间紧任务重，原则上不接受新的必需要二次开发的必需求〔未含在合同附件内的必需求〕在项目实施过程中，假设确实出现此类必需求，则应按以下流程管理:
1)在项目实施进行时，可以口头或书面形式提出项目实施变更要求，任何变动请求都在形成书
面申请后才干受理
2)变更申请必需经过项目经理审批通过后方可正式提交总经办
3)在收到变更申请后十日内对必需求变更申请表进行分析并出具建议方案
4)基于变更的范围及复杂度，项目组可能会对分析“变更申请表〞及准备“变更方案建议书〞
所作的工作收取费用。如必需收取费用，项目组将书面通知费用估算状况，客户在收到费用估
计后十个工作日内予以项目组公司正式答复，否则可视为对此默认同意。在此期间，用户也
可收回“变更申请表〞
5)项目组提交的变更方案建议书中除描述建议解决方案外，还会就此项目变更对项目的进度、
预算等造成的影响进行说明
6)项目变更可能会造成整体实施进度、成本等各方面较大程度的改变，项目经理有共同责任仔
细审核任何更改请求。如经分析后，可确认影响范围，经过项目经理检察通过并上报准总经
办审批通过后方可进行变更的工作
5、知识转移
在项目进行中，知识转移给关键用户是项目组的目标
产品知识、系统操作从项目组转移至关键用户，让关键用户成为业务和产品应用的专家
实施方法从项目组顾问转移至关键用户，共同制定和完成业务蓝图和流程的制定
项目组提供标准产品视频教程，培训指导关键用户。
6、文档和变更管理
文档管理制度
项目团队在制作业务流程图、编写实施文档等项目有关信息资料时，必需统一格式，做到面向客户的统一；项目经理是相关规范制定责任人；实施顾问是相关规范实施责任人
项目过程中必需向客户方提供的项目资料均必需先由项目组内部评审，项目组内部评审通过后方可向客户方提交；内部评审人员：项目团队
项目过程产生的文档资料等实施顾问各自负责自己的文档资料，如有工作交接状况发生必需确保交接资料的完成性和最新版本；项目团队公用项目文档资料项目经理负责
文件签字确认制度
实施主计划书、产品安装报告、必需求分析报告、业务解决方案、培训方案、项目周状态报告、项目变更单、周例会会议纪要、实施日志文件、项目汇报文件、重要事项确认文件、系统上线报告、项目交付验收报告等项目过程文档，文档签署和确认采纳纸质方式，且必需经项目经理签字确认，方为有效文件
问题报告制度
测试和安装过程中出现的问题，由关键用户、关键用户通过《问题提交单》〔附表2〕形式提交项目组。项目组反馈的看法和解决方案以该单据回执方式发给提交人，由提交人落实解决，解决过程可由项目组项目组协助完成。并由项目组项目组将所有问题整理成《问题列表清单》〔附表3〕
重要事项确认制度
项目实施过程中，与项目实施主计划的进度、内容、质量有重大影响的事项，属于重要事项范围。
项目组必需召开项目会议，进行正式讨论确认
经项目经理在项目会议上确认的结果，形成文字说明，作为项目实施计划附件。项目经理签字确认后，方可作为有效实施内容，给予安排任务，实施执行
项目变更机制
在项目实施中，涉及主计划、项目必需求、重要事项等影响项目进度和质量的变更，必需经协商，评估变更带来的风险和影响，商定同意后以文字方式给予说明。项目经理签字确认，方可变更生效
参照《FY-HR-项目必需求变更控制表》
7、奖惩制度
奖励方式
为了激发项目人员的积极性和责任感，激励项目人员积极主动的投入到项目中，按计划进度高质
量地完成项目实施任务，特制定本激励措施:
1)激励的对象：适用于参加项目建设中的项目团队成员、项目涉及的业务部门
2)激励的因素：在项目建设中，包括在态度上积极响应、在行动上按时完成、在质量上优质优
量〔获得项目领导、项目组同事公认〕的各项工作成果
激励的方式
1)物质激励：以物质的形式给予项目组成员或部门的优良行为进行奖励
2)荣誉激励：对项目组成员或责任部门授予荣誉称号，对特别贡献予以荣誉表彰
3)行政激励：包括职务提升、工作调迁、宣扬典型、树立榜样行为表扬
激励的流程
1)个人激励：项目结束后，项目组成员由各项目经理提名，报项目经理审批，特别贡献者上报
总经办批准
2)单位激励：由各项目经理提名，报项目经理审批，特别贡献者上报总经办批准
3)项目组激励：由项目经理建议，组织项目组进行外出活动或聚餐等
处罚方式
为了确保各项任务按计划、高质量完成，改变项目实施过程中的消极态度和不良行为，加强项目团队的凝集力，营造优良的项目环境。特制定本处罚措施
处罚的范围
1)个人：关于项目组的工作展开，在态度、行为、言论方面对项目推广造成不同程度影响的
2)责任单位：对项目工作中，不能依据自身的责任与义务，态度、行为、质量方面达不到工作
要求、造成相当程度影响的
处罚的方式
1)物质处罚：给予项目组成员或各责任单位的不良行为进行罚款
2)职务处罚：关于项目组成员或各责任单位的不良行为，进行职务和级别的降低来处罚各责任
人和责任单位负责人
3)一般处罚：在项目工作中，对项目成员或责任单位进行口头批评、通报批评等
处罚的流程
1)个人处罚：在项目过程中或项目结束后，被处罚人由各项目经理负责人提出，报项目组长审
批，特别处罚者报项目领导经理批准
2)单位处罚：由项目组经理提出，报总经办审批11、附表
附1、
XX会议纪要
会议主题：
届次：
会议地点：
会议时间：
出席人员：
主持人：
会议议程：
会议总体评价：
会议纪要公布范围：
成文时间：
会议内容纪要如下：
具体、准确、真实记录会议的基本状况，讨论研究的主要问题，与会人员的熟悉、议定的有关事项〔包括解决问题的措施、办法和要求等〕
项目出席人员会签看法
附2

附3