大学学院公文处理工作暂行办法.docx

学院公文处理工作暂行办法
第一章总则
第一条为了做好学校党政公文处理工作，推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据有关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条公文是经过特定程序、具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布学校规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等工作的重要工具。
第三条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条公文处理工作人员应当具有较高的政治和业务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。
第六条党委办公室、院长办公室（以下简称“学校办公室”）主管全校的公文处理工作，负责公文制发、办理、管理及安全保密，制定与实施学校公文处理工作规章制度；对全校各部门、各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查，对做出突出成绩的单位和个人予以表彰奖励。
第七条各部门、各单位应当高度重视公文处理工作，主要负责人为本部门、本单位公文处理工作第一责任人，并指定专人具体负责。
第二章公文版式
第八条发文单位标识（也称“版头”）由发文单位全称或者规范简称后加“文件”组成，也可只用发文单位全称或规范简称，红色套印。联合行文，主办单位一般列在前。
第九条学校公文版头、发文代字、使用范围及主送范围:
（一）以下公文由学校办公室负责统一管理，统一编制文号：
1. 版头为“XX学院委员会文件”（中文小标宋，套红），发文代字为“X院党发〔20XX）XX号”。主要用于对学校重要事项作出决策和部署；任免有关干部；奖惩有关单位和人员；印发校内党务管理制度；批复校内各党总支、直属党支部和各部门、各单位的请示事项等。主送范围为：校内各党总支、直属党支部，各部门、各单位；校内有关党总支、直属党支部，有关部门、单位。
2. 版头为“XX学院委员会”（中文小标宋，套红），发文代字为“X院党字（20XX）XX号”。主要用于向上级党组织报告、请示工作。主送范围为：XX省委、XX省委高校工委等上级党组织。
3. 版头为“XX学院文件”（中文小标宋，套红），发文代字为“X院政发（20XX） XX号”。主要用于发布学校重要决策、措施、重大决定事项；通报重要事项、重要工作部署；奖惩有关单位和人员；印发校内行政管理制度；转发上级重要文件；批复校内各部门、各单位的请示事项等。主送范围为：校内各部门、各单位，校内有关部门、单位。
其中学籍文件单列文号为“X院学籍〔20XX）XX号”。用于学生学籍变动事项，主送范围为：相关职能部门、单位。
4. 版头为“XX学院”（中文小标宋，套红），发文代字为“X院政字（20XX）XX号”。主要用于向学校上级主管部门报告、请示工作；办理上级机关批办件、督查件、领导批示件的情况报告；与上级有关部门商洽工作；与不相隶属的机关或单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。主送范围为：XX省教育厅等上级有关部门、单位；与学校不相隶属的机关、单位。
5. 版头为“XX学院委员会办公室文件”（中文小标宋，套红），发文代字为“X院党办字（20XX）XX号”。主要用于布置专项党务工作；通知有关党务事项；转发上级党组织办公厅（室）文件等。主送范围为：校内各党总支、直属党支部，校内各部门、各单位。
6. 版头为“XX学院院长办公室文件”（中文小标宋，套红），发文代字为“X院政办字〔20XX）XX号”。主要用于布置专项行政工作；通知有关行政事项；转发上级政府（部门）
办公厅（室）文件等。主送范围为：校内各部门、各单位。
7. 版头为“XX学院会议纪要”（中文小标宋，套红）。用于学校党委会议、院长办公会议、党政联席会议、专题会议等会议纪要。主送范围根据会议内容确定。
8. 版头为“XX学院”（函件格式，小版头）。主要用于以学校名义对外联系工作，但又不便以正式红头文件的形式发文的情况，比如发贺信、考察函等。主送范围根据内容确定。
（二）以下部门（单位）可以单独制发红头文件，同时报学校办公室备案、存档。
1. 纪委。版头为“XX学院纪律检查委员会文件”，发文代字为“X院纪
字（20XX）XX号”。用于学校纪委（监察、审计）各项工作。主送范围为：校内各党总支、直属党支部，校内各部门、各单位，校外有关部门、单位。
2. 党委组织部。版头为“XX学院委员会组织部”，发文代字为“X院组字（20XX）XX号”。用于安排部署具体党务工作。主送范围为：校内各党总支、直属党支部，校内各部门、各单位。
3. 工会。版头为“中国教育工会XX学院委员会文件”，发文代字为“校H〔20XX）XX号”。用于学校工会各项工作。主送范围为：校内所属各分会，校外有关部门、单位。
4. 共青团。版头为“共青团XX学院委员会文件”，发文代字为“X院团字〔20XX）XX号”。用于学校团的各项工作。
主送范围为：校内所属团组织，校外有关部门、单位。
5. 学生工作处。版头为“XX学院学生工作处文件”，发文代字为“X院学字（20XX）XX号”。用于学生表彰和处分有关事宜、发布学生管理方面的重要通知等。
主送范围为：有关部门、二级学院。
（三）校内其它机关部门、各单位除上述两款有关规定外，不得代表学校对外行文，不得发布红头文件，但可以在职权范围内以函件形式行文，发文版头及发文字号报学校办公室备案。
1. 校内各机关部门、教辅单位，版头统一为信函格式“XX学院XX处（部）”。适用于印发本部门、直属单位职
权范围内的工作安排；印发根据上级和学校的工作部署，要求各单位和人员需要办理或知晓的事项；印发由各部门、直属单位向校内其它部门和单位答复的事项等。发文代字由部门（单位）代字和年号、序号组成，如“XX处（部）字（20XX）XX 号”。
2. 校内各教学单位，版头统一为信函格式“XX学院XX党总支”、“XX学院XX学院（二级学院、部）”。适用于就本党总支、本学院（教学部）的工作和有关事项做出安排；二级学院（部）级的表彰奖励和惩处；向学校及有关管理部门（单位）就有关问题、情况进行询问、商榷、答复、报告、请示等。发文代字由单位代字和年号、序号组成，如“XX学院（学院党总支）字（20XX）XX号”。
第三章公文种类
第十条我校适用的公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第四章公文格式
第十一条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（一）密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注"绝密心'机密"”秘密,,和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注"特急”"加急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文肘，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十二条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（XXXX年）执行。
第十三条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十四条公文用纸幅而采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第五章行文规则
第十五条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十六条学校可以对内对外行文。除学校办公室外，校部机关各部门一般不准对外正式行文，但可按职权范围校内行文。除本规定第九条第二款规定外不许冠以“文件”字样，只限于发通知、报告、请示、函等文种。
第十七条从严控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。现行公文规定仍然适用的，不再重复发文。通过校园网等媒体公开发布的公文，不再下发纸质公文。从严控制以会议名义突击印发公文。
第十八条严格掌握公文制发规格。可以学校办公室名义行文的，不以学校名义行文。可以部门名义行文的，不提请学校或学校办公室行文。
第十九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关（部门）。
第二十条向上级机关（部门）行文，应当遵循以下规则：
（一）学校党委、行政可以向上级机关行文，学校务单位可以向其校内主管部门或直接向学校党委、行政行文。原则上主送一个上级机关（部门），根据需要同时抄送相关机关
（部门），不抄送内设机构。
（二）学校内设机构向学校上级相应的主管部门请示、报告重大事项，应当经学校党委、行政同意或者授权；属于学校内设机构职权范围内的事项应当直接报送上级相应主管部门。
（三）呈送给学校党委、行政的请示（报告）事项，由学校办公室统一受理。除学校领导直接交办事项外，学校内设机构不得直接向学校领导报送公文，不得以本部门（本单位）负责人名义向学校报送公文。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校领导名义向上级机关报送公文。
第二十一条向下级部门（单位）行文，应当遵循以下规则：
（一）学校党委、行政可以对校内各单位行文，重要行文应当同时抄送学校的直接上级机关。
（二）学校办公室根据学校党委、行政同意或授权，可以向校内各单位行文。
（三）校内其他部门和单位，除本办法第九条第二款的有关规定外，在各自的职权范围内一般以函的形式安排工作、询问或答复问题；不得发布指令性公文或者在公文中提出指
令性要求，如需印发指示性公文，应报请校党委、校行政批转或由学校办公室转发。
（四）学校党委和行政可以联合行文，属于学校党委、行政各自职权范围内的工作，不联合行文；校部机关各部门可以联合行文，各部门、各单位之间对有关问题未协商一致，一律不得各自行文或提交学校行文。
（五）未经学校党委、行政批准或授权，议事协调机构和临时机构不得向学校各单位发布指令性公文。
第六章公文拟制
第二十二条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十三条公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现学校意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，语言庄重，用词规范。
（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。
（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。
（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。
（七）文种正确，格式规范。
（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（九）各部门、各单位主要负责人应当主持、指导本部门、本单位的公文起草工作。
第二十四条学校各党总支、直属党支部，各部门、各单位提请以学校党委、行政名义或以学校办公室名义行文，应当待拟文稿。
（一）待拟文稿，由主办部门或单位按照第二十三条的规定认真起草，涉及其他部门职权范围内的事项，必须征求相关部门意见，达成一致后由有关部门主要负责人会签。
（二）待拟文稿，在保证质量的前提下，应当于正式公文印发前3个工作日送达学校办公室，以便留出校领导签发及印制时间。
（三）报送待拟文稿，应当书而说明背景情况、行文依据、起草情况、会签情况、紧急程度等。
第二十五条审核。公文起草或待拟文稿完成后，凡以学校党委、行政或党委办公室、院长办公室名义印发的公文，在校领导签发前，文稿起草或待拟部门（单位）必须填写“XX
学院发文拟稿纸”相关要素，连同标准格式文稿，交由学校办公室审核。公文审核的重点是：
（一）文种是否正确，格式是否规范。
（二）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（三）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（四）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十六条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门（人）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第二十七条签发。公文签发应按照领导的分工和职权范围进行：
（一）以“XX学院委员会文件”、“XX学院委员会”版头制发的公文，由分管校领导审签，最后由学校党委书记签发。
（二）以''XX学院文件”、“XX学院”版头制发的公文，由分管校领导审签，最后由校长签发。
（三）“XX学院委员会办公室文件”、“XX学院院长办公室文件”一般由学校办公室主任签发，学校办公室主任认为有必要请校领导签发的，可报有关校领导签发。
（四）以校内部门或单位名义制发的文件，由其主要负责人或者主持工作的负责人签发，主要负责人或者主持工作的负责人认为有必要请校领导签发的，可报相关校领导签发;各教学单位的党政公文分别由其党政主要负责人或者主持工作的负责人签发。
（五）需经过会议通过的公文，必须按照规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的公文，必须注明会议名称和通过日期。
（六）校内各部门、各单位向学校上报的请示、报告须按本办法有关规定行文，必须注明签发人，并加盖公章，否则学校办公室拒收退回。
第二十八条签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门或单位负责人会签；签发人外出时，由公文起草部门（单位）负责联系，经请示同意后，可先发文，再补办签发手续。
公文一经签发即成定稿，并据此生效。
第七章公文办理
第二十九条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第三十条收文办理主要程序是：
（一）签收。主送XX学院的各级各类文电须经学校办公室统一签收、登记、审核并组织流转；校内发文由各部门、各单位公文处理人员签收、登记、审核并组织在本部门、本单位流转。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收时如发现问题，必须及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括收文日期、发文文号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由我校、本部门或本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。对上级机关的公文，凡标注印发传达范围的，按照规定的范围分送；未标注印发传达范围的，根据公文内容及有关要求合理确定分送范围。对下级及其他机关、部门的公文，经筛选分类后分送，内容相同的情况报告类公文可以综合后分送。有明确办理时限要求的，按照时限要求分送。
批办性公文应当由学校办公室或本部门（本单位）办公室按照工作分工和业务职能，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，报领导批示后转有关部门（人员）办理；需要两个以上部门（人员）办理的，应当明确主办部门（人员）。紧急公文应当明确办理时限。承办部门（人员）对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。对于不属于本部门、本单位、本人职责范围内的公文，应当退回并书而说明理由。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。阅知性公文一般按照领导职务排序从前向后传阅；批办性公文一般按照党政分类的原则，经领导批示后，直接交由承办部门（人员）办理。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门（人员）按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第三十一条发文办理主要程序是：
（一）复核。己经签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、成文日期等详细记载。
（三）印制。学校公文的印制一般在文印室进行，公文印制应当严格进行登记，确保质量和时效，重要公文应做好相关保密工作。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，主办部门、单位应当对公文的文字、格式等再作核对，并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。
第三十二条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第三十三条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
第三十四条校级公文一般通过校内网络平台发布，各部门、各单位应当参照本章有关规定办理公文流转事宜。
第八章公文管理
第三十五条各部门、各单位应当建立健全本机关公文管
理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。应当指定专门的公文处理人员负责本部门、本单位的公文管理工作，公文处理人员的主要工作职责是：
1. 负责经相关校领导批示后的有关校内外文件的流转工作；
2. 负责本部门、本单位拟制并以学校名义发布相关公文的办理；
3. 负责以本部门、本单位名义发布的有关公文的办理工作；
4. 负责及时接收学校相关公文，并按照本规定的有关程序办理文件流转工作；
5. 负责公文的存档工作；
6. 其他有关公文处理的工作。
第三十六条学校设立机要保密科，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备，各部门、各单位也应当设立专门的文件橱，留存各级各类公文。
第三十七条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十八条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十九条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第四十条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第四十一条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第四十二条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十三条校内部门或单位合并n寸，全部公文应当随之合并管理；撤销时"，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
第四十四条工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其
将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章附则
第四十五条学校公文含电子公文，按发布程序在学校网络平台发布的电子公文与纸质公文具有同等效力。
第四十六条法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
外事方而的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十七条本办法自公布之日起实施，由党委办公室、院长办公室负责解释。