库存与物流管理程序-生产资料与产成品的仓储物流管理.doc

新疆芳香植物科技开发股份有限公司
库存与物流管理程序
全文目录
1.目的 1
2.适用范围 1
3.参照文件 1
4.定义 1
5.职责 1
6.工作步骤 2
7.档案管理 4
8.保密 5
9.支持性文件 5
10.记录表单格式 5

1.目的
本文件规定了生产资料与产成品等物资的仓储管理、物流管理的方法，旨在确保生产资料与产品等物资在仓储活动中加快资金周转，降低物流成本，提高公司的经济效益。
2.适用范围
本文件适用于本公司生产资料与产品等物资的仓储管理、物流管理。
3.参照文件
《新疆芳香植物科技开发股份公司管理手册》
《新疆芳香植物科技开发股份公司质量管理体系文件处理管理程序》
4.定义
仓储管理、物流管理：是指对公司产品及生产资料的贮存和流通过程中的管理方法。
《新疆芳香植物科技开发股份公司管理手册》的定义与缩写适用于本文件。
5.职责
.物流管理：产品技术部库房物流岗，负责制定物流组织的管理目标，制定各种规章制度和服务操作规程，负责设计物流管理过程中所需的各种记录表格、表单。定期巡视各库房的安全工作，检查工作人员的服务态度和服务质量，及时发现问题解决问题，并组织库房工作人员的岗位培训以提高业务水平。
.仓储管理：产品技术部库房物流岗严格执行仓库安全保卫的规章制度，以预防为主，作好防火、防盗、防潮、防工伤事故的出现，做到制度上墙，责任到人。设置专职保管员，记录物品明细账，验收进库物品和出库物品的发送。保证货物进出库有序、准确、准时。合理安排货位，确保库容得以充分利用。仓储可以配合组织生产，进行产品整合、配套、组合、打包、分别配载到不同的运输工具，提高库房各项资源的利用率，降低公司成本。
.物流信息管理：包括库存信息流的建立、运输信息的建立、配送信息的建立，物流公司信息资料的收集，整理。信息系统的确立可使物资的周转率、送货的及时与准确度的以顺利完成。优良的信息系统可使物流成本、运输成本、配送成本有效降低。
.行政部协助库房物流部印制物流管理过程中所需的各种表单并按《文件管理程序》发放到使用和相关部门。
6.工作步骤
.采购入库：采购人员依据各分公司经审批过的采购计划单，将采购的物资，按运输工具的不同及时通知物流人员，凡经过交通运输部门转运的商品，经过物流接运后，才能进行验收入库，商品接运是仓库直接与外部发生经济联系的第一作业环境，要求手续清楚、责任明确，避免将运输过程中损坏的商品带入仓库，如若货到票未到，先暂存库房，等随货通行到后一并验收入库。
.验收入库：所有到库商品，必需在入库前验收，入库商品必需具备以下凭证：订货合同副本、商品发票、供货方提供的材质证明书、装箱单、地磅单、发货明细表、运输单位的运单等。物资入库必须对照采购单，对物料名称,规格，数量，发票等一一清点核对，采购的物资经使用部门、质检人员等，根据采购合同的内容验收合格后由库管负责填写《入库单》，《入库单》须注明品名、规格、单位、数量、单价、金额、采购人员、库房保管、记账人员在《入库单》上签字认可。
.产成品入库：本公司生产的合格产成品是由物流配合产品技术部组织生产；进行半成品入库、分拣、配套、组合，工序从生产环节转移到物流环节，从产品出库配合财务部完成产品成本的计算，物流人员负责办理入库，填写《其他入库单》，须注明品名、规格、数量、单价、金额、备注材料入库及物流管理人员、生产技术部、记账人员在《其他入库单》上签字认可。最后办理成品入库，完成一个产品的加工程序。
.其他入库：包括销售退库、委托代销退库、冲红。物流人员负责办理销售退库、委托代销退库、冲红单须注明品名、规格、单位数量、单价、金额、备注退库原因及单位，冲红票号。
.仓库存储作业：商品入库后进入存储环节，主要任务是保存产品、合理利用仓储空间、有效利用劳力和设备、对存货进行科学管理；库房管理人员按照实物建立物资分类卡片，注明物资品名、规格、包装单位、备注等。实行仓库分区、商品分类和定位保管，使所有货物处于随存随取的状态，
.仓储出库作业：销售出库单；销售人员，业务部门、持有库房管理人员、记账人员签字认可的《出库单》，对物品进行清点出库；销售出库单须注明品名、规格、单位、数量、单价、金额。
.委托代销出库单：需查明委托代销合同，经部门经理审核签名，须注明委托单位名称、商品品名、规格、单位、数量，经经办人签名对物品进行清点出库。
.其他出库类：1、礼品出库：须有部门经理认可，公司领导签名审核的《非卖品申请单》，须注明申请单位、使用目的、申请人、商品品名、规格、单位、数量，再由库房管理人员、记账人员签字认可的《出库单》后，对物品进行清点出库。2、样品出库：须有部门经理认可，公司领导签名审核的《非卖品申请单》须注明申请单位、使用目的、申请人、商品品名、规格、单位、数量，再由库房管理人员、记账人员签字认可的《其他出库单》后，对物品进行清点出库。3、加工出库：须有产品技术部经理认可签字，注明加工材料的名称、规格、数量，单价、金额再由库房管理人员、产品技术部经理签字认可的《出库单》后，对物品进行清点出库。4、报损出库：须经报损部门填写《产品报损申请表》，经部门经理认可，公司领导签名审核再由库房管理人员、产品技术部经理签字认可的《其他出库单》后，对物品进行销毁处理。
.库房管理人员必须会使用灭火器，库房内应具备二支以上灭火器，灭火器必须进行年审，以便随时有效。油料库应具备有沙土桶、消防铁锹等安全设备。
.每一个月由库房管理人员、财务人员进行对账，并由库房管理人员负责做《月度汇总表》。应注明品名、规格、单位、数量、备注并由库房保管、财务人员签字等。同时，财务管理、物流管理人员不定期对库房及台账进行检查。
.由财务人员负责组织其它相关部门每年对库房盘点一次，由库房保管负责做《盘点表》，由库房保管、财务及相关部门人员审核后签字认可。计财部负责三级账与《盘点表》的核对，并将核对结果报计财部经理，由计财部经理进行检查、处理并填写《质量记录检查表》。
.经物流配送的货物，执行物流信息管理，使用合理的运输工具和合理物流公司，物流管理人员需填写由物流公司提供的货物承运合同，注明发货人、发货地点、货物名称、货物数量、联系方式、收货人、验货情况、保价金额,付款方式等。保证货物顺利到达。
7.档案管理
执行本规定产生的各种记录单原件等由使用部门收集后，由使用部门负责整理和归档，保管期限为长期。财务管理岗每年检查一次库存、物流管理归档情况。并填写《质量记录检查表》，并注明检查日期、检查项目、检查结果及检查人姓名、复核人姓名。
8.保密
. 库存、物流管理的各种记录属于公司内部文件，不得对外提供。
.公司内部人员可以从记录表单中查阅数据。
9.支持性文件
.　《新疆芳香植物科技开发股份有限公司文件的管理评审程序》QI4201-4
.　《文件管理程序》
表单格式
《非卖品申请单》见《质量记录检查表》
《盘点表》见《财务管理程序》。
《入库单》见附录2
《出库单》见附录3
《质量记录检查表》见《质量记录管理程序》中表
《产品报损申请表》见附录4
《物流公司信息登记表》见附录1
物流公司信息登记表：
运输信息登记表：
年 月 日 NO
物流公司名称

运输方式

发货地点

联系人

收货地点

联系方式

备注

信息粘贴处

运输名称

承运司机姓名

发货地点

司机车号

身份证号

司机联系方式

驾驶证号

备注

信息粘贴处

附录2　　　　　　　　　　　入库单
单位：　　　　　　　　　　　年　月　日 　　 编号:
编号
名称
单位
规格（型号）
数量
单价
金额
附注

合　　　计

记账　　　　　　　　　　保管　　　　　　　　　制票　　　　　　　

附录3：　　　　　　　　　　　出库单
单位：　　　　　　　　　　　年　月　日 　　 编号:
编号
名称
单位
规格（型号）
数量
单价
金额
备注

合　　　　　计

记账　　　　　　　　　　保管　　　　　　　　　　　制票　　　　　　

附录4 《产品报损申请表》

产品报损单位

申请人

产品报损原因

备注

品名
数量
单位
规格
备注

审批意见

备注

库管　　　　　　　　　　　　　　　　财务　　　　　　　　　　　　　年　　　月　　　日