资源描述
重庆XX勘测制定研究院
采购管理制度
第一条 总则
为强化企业规范化管理，确保企业能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。
第二条 目的
选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的产品满足单位的规定要求。
第三条 适用范围
本制度适用于本单位设备及物资〔单笔价值贰万元以上〕的采购，价格之审核、下单、定购、验收等，除另有规定外，悉依本制度处理。
第四条 权责
〔1〕 由经营管理部门负责对物料的采购工作。
〔2〕 使用部门、技术部门负责提供产品相关技术要求、质量确保条件等。
〔3〕 使用部门和经营管理部负责对采购回的设备、物资进行验收。
第五条 采购计划的制定
〔1〕经营管理部依据各部门、各项目部提供的购置申请表，经审核后，报主管副院长、院长〔中心主任〕批准后实施采购。
〔2〕为确保我单位在整个采购过程中对产品的品质确认、询价、供货商的选取及最终产品购销合同谈判中处于有利地位，一般正常采购周期从收到采购申请表至设备、物资到货，不少于15个工作日。特别状况下，经单位负责人批准后，可缩短采购周期。
〔3〕采购计划经院长〔中心主任〕核准后，经营管理部与财务部各持一份，经营管理部依经批准的《采购计划》进行采购作业，财务部依据购置计划安排采购所必需的资金。
第六条 采购的实施
1、选择供应商
1〕、优先选择【供应商名录】中信誉优良的供应商；
2〕、经营管理部应挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据；
3〕、在审价时，认为必需要再进一步议价的，由采购负责人亲自与供应商量价；
2、价格调查
1〕、已核定之物料，采购部必需常常分析或收集资料，作为降低成本之依据；
2〕、本单位各项目部及有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利经营管理部比价参照；
3〕、已核定之物料采购单价如必需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
4〕、采购数量或频率有显然增加时，应要求供应商适当降低单价；
5〕、采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；
3、 询价和比价
1〕、依据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；
2〕、采购人员依据过去采购的状况，市场变化状况，以及公司成本预算等状况，确定采购目标价格；
3〕、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以确保供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
4〕、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送申请购入项目或部门确认；
5〕、专业材料或用品，经营管理部应会同使用部门共同询价与议价；
6〕、在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。
4、 定购作业
1〕、在采购作业所必需的全部条款与供应商达成一致后，经营管理部负责起草采购合同，经院长〔中心主任〕批准后实施。合同中必需要列明至少以下条款：
a、 供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；
b、 采购物料的具体描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特别要求必需特别注明；
c、 订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数；
d、 价格：单价，合计价、合同总额，定金或预付款
e、 交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。
f、 付款方式
g、 标识：物料本身或包装上的文字标记〔订单号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/重量、批号〕。
h、 所必需的质量证实资料〔检验单、质保单、出厂证实单、化验报告等〕。
i、 质量确保条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。
j、 装箱清单〔送货单〕和销售发票的要求。
2〕、采购合同加盖公司合同公章生效。采购单一式二份，双放各储存一份。经营管理部部负责采购合同的存档。
3〕、经营管理部控制物料定购交期，及时向供应商跟催交货进度。
第七条 验收与付款
1、 依相关检验与入库规定，经营管理部组织购置申请部门共同进行验收工作。
2、 依财务管理规定，办理供应商付款工作。
经营管理部
勘测制定研究院项目部
仓库保管、养护、出库复核制度
第一条：项目部库房是我单位各项目物资供应体系的一个重要组成部分，是项目部各种物资四周储备的环节，同时担负着物资管理的多项业务职能。它的主要任务是：保管好库存物资，做到数量准确、质量完好、确保安全、收发迅速、面向生产、降低费用、加速资金周转。
第二条：库房设置要依据生产必需要和设备条件统筹规划，合理布局；内部要强化经济责任制，进行科学分工，形成物资分口管理的确保体系；业务上要执行工作质量标准化，应用现代管理技术和ABC分类法，不断提升库房管理水平。
第三条：物资入库，库管员要亲自同交货人办理交接手续，核对盘点物资名称、数量是否一致，并作好物资交接手续、签字确认。
第四条：物资入库，应先入待检区，经检验未合格，不准进入货位，更不准投入生产使用。
第五条：材料验收合格，库管员凭采购合同〔或货运单、发票〕所开据的名称、规格、型号、数量验收就位。入库单各栏应填写清楚，并随同货运单交财务记账。
第六条：不合格品，应隔堆放，严禁投入生产。如工作马虎，混入生产，库管员应负失职的责任。
第七条：验收发现问题，应及时通知上级和经办人处理。托收单到而货未到，或者货已到而没票据，均应向经办人反映查询。
第八条：物资的存储管理，原则上以物资的属性、特点和用途规划设置存储区域，；凡是吞吐量大的落地堆放，周转小的用货架存放；落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定位编号。
第九条：物资堆放的原则是：在堆垛合理、安全、可靠的前提下，推行五五堆放法，依据货物特点，做到过目见数，检点方便，成行成列，垒放整齐。
第十条：库房库管员对库存、代保管、待验材料，以及设备、容器和工具等富有经济责任和法律责任。因此做到人各有责、物各有主、事事有人管。库房物资假设有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，库管员应及时报考物控主管，分析原因、查明责任，按规定办理报批手续。未通过批准一律不准擅自处理。库管员不得采用“盈时多送，亏时克扣〞的违纪做法。
第十一条：保管物资要依据自然属性，合计存储的场所和保管常识加以处理，强化保管制度，务必使公司财产不发生责任损失。同类物资堆放，要合计先进先出，发货方便，留有余地。
第十二条：保管物资，未通过主管同意，一律不准擅自借出；总成物资一律不准折件零发，特别状况应经主管批准。
第十三条：库房要严格保卫制度，禁止非本库人员擅自入库。库房严禁烟火和明火作业。库房库管员要懂得使用消防去器材，掌握必要的防火知识。
第十四条：按“推陈出新、先进先出、按规定供应、节约用料〞的原则发料。发料保持“一盘底、二核对、三发料、四减数〞的原则。对贪图方便，违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失，库管员要负经济责任。
第十五条：领料单要填明材料名称、规格、领料数量、型号、材料名称用途、核算员和领料人员签字。属计划内的材料应有材料计划；属限额供料的材料应符合限额供料制度；属规定审批的材料应有审批人签字。已超费的领料人未办理相关手续，不得发料。
第十六条：调废材料，库管员要检察单价、货款总金额，盖有财务科收款章方可发料。发现价格不符、货款少收等，应马上通知开票人更正后发货。
第十七条：关于专项申请的材料，除计划采购员用做备用的数量外，均应由申请部门领用。常备用料，凡属于可以分割折零的，本着节约的原则，都应折零供应，不准一次性发料。
第十八条：项目上指定固定领料负责人，发料时库管员必需与领料人在库房指定位置办理手续，当面点交清楚，防止差错出门。
第十九条：所有发料凭证，库管员应妥善保管，不得丢失。
第二十条：记账要字迹清楚，日清月结不积压，托收、月报要及时。
第二十一条：同意范围内的磅差、合理的自然损耗引起的盘盈盘亏，每月都要上报，做到账、卡、物、资金“四一致〞。
第二十二条：创造“五好库房〞是每个库管员努力的方向，每月对库房进行一次检查，以促进创“五好库房〞活动的展开。
第二十三条：库管员调动工作，一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清单三份，写明状况，双方签字，物控主管见证，双方各执一份，部门存档一份，事后发生纠葛，仍由原移交人负责。对失职造成的亏损，除照价赔偿外，还要给予纪律处分。
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