XX公司ERP系统管理制度.docx

XX 药业股份有限公司
信息系统运行制度
1、总则
第一条 为了加强 XX 药业股份有限公司信息系统的管理， 确保信息数据的安 全性和准确性，促进 XX 药业股份有限公司管理信息系统工作持续健康的发展， 满足领导决策信息和信息披露的需要， 根据公司相关管理制度， 结合管理信息系 统工作的特点，特制定本办法。
第二条 管理信息系统是指在 XX 药业股份有限公司管理工作中， 运用通信技 术、 网络技术、 计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收 集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。
第三条 管理信息系统工作的基本任务是：
(一)研究制定管理信息系统发展规划，并组织实施；
(二)根据公司新的需求组织相关部门、人员对管理信息系统进行改进和完善；
(三)制定管理信息系统的管理办法和规章制度；
(四)组织制定管理信息系统操作规范，并组织实施；
(五)组织应用信息系统人员的培训工作；
(六)建立公司“技术支持热线”，负责协调同信息系统相关的技术服务和相 关技术问题的解答。
第四条 各部门应根据公司的各项规定、标准和规范来开展本单位的管理信 息系统工作。
第五条 管理信息系统是公司管理工作的发展方向和重点，各部门应当充分 重视这一工作，把它做为建立现代企业制度、提高信息质量，满足报告流程加 强企业内部管理的一项重要工作来抓，为决策者和管理者提供高质量的信息服 务。 要把管理信息系统工作同其他工作有机地结合起来， 逐步过渡到以管理信息 系统为基础和手段的工作方式上来。 要重点做好普及工作， 使绝大部分企业办公 人员了解和掌握管理信息系统。
本规范既是保证系统正常运行的规范，也是考核各部门工作情况的重要依 据。

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2、岗位及岗位责任
随着公司管理信息系统应用层次的不断深化， 计算机应用在核算和管理方面 无论在范围上还是在层次上都有了很大的发展， 为了使我公司信息化工作沿着健 康严谨的轨道继续巩固提高， 确保此项工作的合法性、 科学性、 准确性、 安全性， 特制定如下管理信息系统的岗位及岗位责任， 各部门要根据实际情况进行设置并
进行相应的考核。
2.1 系统管理岗位
为更好地发挥信息系统为管理服务的原则， 以实现信息系统替代手工管理的
顺利过渡，设置系统管理岗位。
2.1.1 系统管理员岗位
2.1.1.1 岗位要求
系统管理员是系统的维护和管理人员， 是一个技术性较强的岗位。经过培训， 此岗要求具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验。
2.1.1.2 岗位职责
a) 负责系统应用软件、硬件的日常维护工作，例如软件补丁更新、网络环境配 置等，并登记相应的维护记录；
b) 参加相关的系统业务培训，解决软件操作过程中出现的技术问题，并在必要 时向相关部门或软件公司反映；
c) 按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作，根据实际工作需要经相关主
管批准后合理分配操作员的使用权限；

d) 负责系统数据库的备份，系统及系统数据、档案安全保密工作；
e) 严格遵守公司其他关于安全性.保密性的规章制度， 对于违反规章制度， 进行 泄密的行为，有举报的义务。
d) 根据各业务岗位实际需要制定其需要的报表和小程序。
2.1.1.3 岗位权限
a) 负责整个系统的用户、数据信息的安全，根据公司的有关制度， 保证数据的

准确；

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b) 有对整个系统软件进行系统升级的权限，负责系统环境的搭建问题；
c) 有对各部门业务员进行督促的权利，并指导他们完成本职工作；
e) 遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。
2.1.2 系统业务数据管理员岗位
2.1.2.1 岗位要求
数据维护员是系统中基础数据的主要操作人员， 主要负责物料主文件， 部门， 往来单位，人员，仓库，物料与采购员的关系等数据的维护；负责本单位系统操 作人员的培训及业务联系。 经过培训， 此岗要求具备计算机操作的基本知识， 熟 练使用 OFFICE 办公软件。
2.1.2.2 岗位职责
a) 对即将进入系统的物料主文件，必须严格按照软件要求，进行核实后，在核 对好物料主文件的基本信息、 物流属性、 生产属性后录入系统， 并做好记录；
b) 核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及时录入系 统，保证系统的正常运行；
c) 对保密性和安全性要求较高的货源清单、 物料与采购员关系等数据按照规定 格式进行录入、维护；
d) 各数据管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责 维护的基础数据，对维护的数据做好文字记录；
e) 遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度；
f) 遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
g) 协助系统业务主管部门，负责落实工作安排，发放相关文件、会议通知、资 料等，及时配合完成系统相关工作；
h) 熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况,把握操作人员动态,及时向系统的 主管业务部门反映系统使用中出现的各类问题；
i) 熟悉软件的安装调试及计算机、网络等硬件设施的维护工作，并按项目实施 小组要求及时更新软件；
j) 督促本单位操作人员遵守操作规范和及时、准确地录入数据。及时向项目实 施小组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资料；

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k) 加强行业队伍建设，做好本单位操作人员的培训工作。
2.1.2.3 岗位权限
a) 数据管理员拥有自己的独立帐号和密码， 只允许进入系统中相关维护数据的 模块和功能；数据管理员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负 其责；
b) 数据管理员在系统只能看到本人负责的相关业务部门，相关模块，相关数据 维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；
c) 数据管理员在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限， 并对所维护的数 据进行查询和修改；
d) 数据管理员在系统中所维护的数据可以在系统中打印， 也可以导出为电子格 式，但需要填写操作记录；
e) 遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
f) 有查询系统本单位的数据权限， 并根据公司的有关制度， 检查数据的准确性；
g) 有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行 为，进行监督的权利；
h) 遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。
2.2 物流系统岗位职责
2.2.1 商务岗位
2.2.1.1 岗位要求
商务是系统中销售管理模块的主要操作人员,主要负责销售合同审核、销售 发货单开具工作， 业务单据录入时必须做到数据准确、 及时。 此岗位要求具备计 算机操作的基本知识，熟练掌握系统的操作方法。
2.2.1.2 岗位职责
a) 及时办理物料的销售订单业务，及时开制销售提单。
b) 调整产品的销售价格。
2.2.1.3 岗位权限

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a) 商务人员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的销售管理模块及库 存管理模块；销售员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；
b) 商务人员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到本人拥 有操作权限的模块和功能；
c) 商务人员在系统有制作销售订单、销售提单以及相应单据的查询权限。
d) 商务人员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限。
e) 商务人员在系统中制作的单据和帐表可以在系统中进行打印，也可以导出 为电子文档；
f) 遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.1.4 业务操作
a)销售订单：依据客户或业务员提供的要货信息录入
订单类型：普通订单和紧急订单；
业务类型：赊销业务、退货业务、换货业务、调价业务、调货业务、赠货业务及 现款提货， 调账业务 (用于票退货不退调货业务的处理， 请参看发票业务说明) 。 b)销售提单：
业务类型同订单。
注意：
1、 必须参照订单生成；
2、 录入分录时，库存预留应选择“预留”，同时选择批号和货位，选择货位时应 从存量小的开始选择；
3、 控制点：
1) 信用控制：信用账期和信用额度的控制，超额需要通过财务审核；
2) 发货控制：质管部岀具成品放行单的产品，才能发货。
4、 红单(退货、换货、调货及调价业务)必须参照原蓝单生成。 c)销售发票：
发票类型：增值税发票和普通发票
业务类型：同销售订单
注意：
1、 销售发票的编号应修改为实际发票编号；

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2、 特殊业务：
票退货不退调货业务的处理
业务描述：
向甲客户发货 100 件，开票 100 件，后调货 20 件，退票 100 件。
开票员按照下列步骤操作：
退票 100 件，必须参照先前开票的蓝字发票；
在提货单业务里，做提货单 100 件，不选择批号；业务类别选“调账”。保存 提单后，需到菜单栏“辅助”--- “修改提货单标志”。
d)每工作日结束前，对销售提单、销售发票予以记账。
2.2.2 仓库管理员岗位
2.2.2.1 岗位要求
仓库管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员，主要负责物料收发业 务。 仓库管理在企业实际管理中业务复杂， 因此系统中仓库管理人员需要了解企 业实际业务流程， 并按照流程在系统中体现， 及时进行系统数据的录入， 做到数 据的准确性和及时性。 此岗位要求具备计算机操作的基本知识， 熟悉系统库存管 理的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.2.2.2 岗位职责
a) 及时办理物料的入库业务，仓库管理员在收到物料时，必须及时审查，及时 在系统中办理物料的入库业务。 为了保证系统的稳定运行， 各个部门仓库管理员 需了解不同的入库业务在系统中的操作方法， 制作单据。 不允许随意更改单据类 型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；
b) 仓库管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料入库单进行系统库存管 理模块的入库单记帐功能 ，原则为每天的单据在下班前必须记帐；
c) 及时办理物料的出库业务，仓库管理员在进行发料业务后，在系统中办理物 料的出库业务。 为了保证系统的稳定运行， 各个部门仓库管理员需了解不同的出 库业务在系统中的操作方法， 制作单据类型， 业务类别。 不允许随意更改单据类 型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；

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d) 仓库管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料出库单进行系统库存管 理模块的出库单记帐功能 ，原则为每天的单据在下班前必须记帐；
e) 仓库管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程 进行修改；
f) 仓库管理人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提 供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；
g) 每月盘点后录入盘点表，进行盈亏处理；
h) 遵循公司其它针对系统管理的制度。
2.2.2.3 岗位权限
a) 仓库管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的库存管理、采购 管理和质量管理 3 个模块；仓库管理人员必须对自己的帐号和密码进行安全设 置，做到各负其责；
b) 仓库管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只会看到自 己拥有操作的模块和功能；
c) 仓库管理员在系统拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单，生产入库 单、其他入库单，调拨移库单，盘盈入库单；
d) 仓库管理员在系统拥有制作出库单的权限，具体包括销售出库单，生产领料 单、其他出库单，调拨移库单，盘亏出库单；
e) 仓库管理员在系统中拥有查询库存管理中帐表的权限，具体包括库存余额的 月报、日报、出入库单据的查询、批次管理的查询及收发存汇总表查询等；
f) 仓库管理员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进 行导出为电子文档；
g) 遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.2.4 业务操作
a)业务类别
业务类别 类别编号 说明 录入时间 控制点

1、原料类

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采购入库

采购退货

生产领料

车间退料

质检取样领料

质检取样(车间领)

试车领用

赠品入库

赠品出库

设备设施维护


1

2

3

4

5

26

27

8

9

32

原辅料、包装 类需要生成请 验单

由质管部领取 用于质检取样 的
由车间领取用 于质检取样 的，主要是印 刷箔
用于测试物料 是否与机器匹 配
收到的赠品， 主要是备品备 件类
上述赠品的领 用
设备、公共设

实际物料确认入库 后 30 分钟内予以录 入
实际物料出库后 30 分钟内予以录入

实际物料出库后 30 分钟内予以录入

实际物料退库后 30 分钟内予以录入
实际物料出库后 30 分钟内予以录入

实际物料出库后 30 分钟内予以录入

实际物料出库后 30 分钟内予以录入

实际物料出库后 30 分钟内予以录入
实际物料出库后 30
分钟内予以录入
实际物料出库后 30


1、合格物料才能出
库；
2、生产部领原辅料、
包装物需带班主管
审核； 领备品备件需
设备管理员审核。

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设备改造

二期领料

办公用品领用

2、成品类

生产入库

销售出库

退货入库

损耗出库

失效报废出库

生产不合格报废出库

退回品报废出库

产品返检入库


33

34

35

6

17

18

7

10

11

13

19

施更换配件的 领取
应在备注中标 明“设备名称”

待验品入库

成品销售出库

成品退货入库

成品返工净损 失
成品过有效期 的报废

退回品直接报 废出库，用于 异地销毁
合格品库内的

分钟内予以录入

实际物料出库后 30 分钟内予以录入 实际物料出库后 30 分钟内予以录入 实际物料出库后 30 分钟内予以录入

于每日的 9 点、 12 点、 16 点
30 分钟内予以录入 白班实际物料出库 后 30 分钟内予以录 入， 夜班出库的于次 日 9 点前录入
收到相关单据 30 分 钟内予以录入
收到返检单后 30 分 钟内予以录入
收到相关单据 30 分 钟内予以录入
收到相关单据 30 分 钟内予以录入
收到报废证明后 30 分钟内予以录入

收到返检指令 30 分


1、须由带班主管在
系统中输入请验单，
以便此处参照批号。

1、发放成品放行单
的成品系统才能出
库

成品返检 钟内予以录入

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产品返检出库

退回品返检入库

退回品返检出库


20

退货品库内的 23
成品返检

24

收到返检单后 30 分 钟内予以录入
收到返检指令 30 分 钟内予以录入
收到返检单后 30 分
钟内予以录入

1、质管部需要审核
才能出库

除样品领用、

内部领用

样品领用

补漏液领用

补漏液领用、 25
检验外的成品 领用
29

30

收到领料单后 30 分
钟内予以录入

收到领料单后 30 分
钟内予以录入
收到领料单后 30 分
钟内予以录入

成品质管领用

调拨入库

调拨出库

b)特殊业务
1、口管口盖业务流程


31

15

16

收到领料单后 30 分 钟内予以录入
物料入库前 30 分钟
物料由一个仓
内予以录入
库调整到另一
物料出库前 30 分钟
仓库
内予以录入

1、质管部需要审核
才能出库

特点：同一批次一个月可能进几十次，不需要每次都出检验报告。
处理流程： 当第一批入库时， 仓库生成请验单， 质管人员对这张请验单生成 检验报告，修改检验报告数量为 0，同时对检验报告岀具结论，审批通过后，打 印出《检验报告通知书》，仓库据此出库；待到这一批次所有货物确认后，由仓 库人员将之前的请验单数量修改为实际数量， 打印出请验单， 交由质管人员， 由
质管人员根据此数量修改为实际数量，并打印出《检验报告书》，此业务完毕。

2、因物流公司原因造成成品损失的处理 业务描述：
因物流公司原因造成成品损坏， 如雨天被淋， 使得客户不接收产品退回公司 100 件，经生产部返检确认 1 件存在损坏，其中 5 袋产品损坏，其他 25 袋成品 未损坏。
情况 1、物流公司认可 1 件，处理方法：
库管返检入库 100 件， 及时通知商务做损坏 1 件的发货单， 确认为物流公司 的债务。
情况 2、物流公司认可 5 袋，处理方法：
库管返检入库 100 件， 及时通知商务做损坏 5 袋的发货单， 确认为物流公司 的债务。另通知生产部做 25 袋的纸质红单，库管在系统中做其他出库单，业务
类型选择“损耗出库”。
2.2.3 采购员岗位
2.2.3.1 岗位要求
采购员是系统中采购管理模块的主要操作人员， 主要负责物料采购业务 采 购业务在企业实际管理中极其重要， 因此系统中采购员需要了解企业实际业务流 程， 并按照流程在系统中体现， 及时进行系统数据的录入， 做到数据的准确性和 及时性。 此岗位要求具备计算机操作的基本知识， 熟悉系统采购管理模块的业务 流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.2.3.2 岗位职责
a) 采购员收到供应商订货合同或订货协议 12 小时内在系统中录入采购订单；
b) 采购员需跟踪采购订单在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；
c) 采购员收到采购发票 12 小时内录入系统，与入库进行结算；
d) 采购员通过系统录入付款单，并对审批通过的付款申请进行打印，报财务总 监和总经理审批；
e) 遵循公司其它针对系统管理的制度。
2.2.3.3 岗位权限

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针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购员的权限设置， 具体内容有：
a) 采购员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理
2 个模块；采购员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；
b) 采购员在系统只能看到自己负责业务的采购订单和采购入库单，只能看到自 己拥有操作的模块和功能；
c) 采购员在系统拥有录入和修改采购订单的权限；
d) 采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中帐表和单据的权限，具体包 采购计划，采购订单，采购入库单，采购发票、采购付款单、采购订单跟踪等；
e) 采购员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可导出为电 子文档；
f) 遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.2.4 业务操作
a)控制点
1 、付款单需要部门负责人、财务审核。
b)注意
1 、费用发票应在录入其对应物料发票之后；
2、录入本月发票时不能参照下月的入库单，为避免上述情况在采购结账后的 5 日内不做发票。
2.2.4 材料会计岗位
2.2.4.1 岗位要求
材料会计是系统中存货核算模块的主要操作人员和负责人员， 是采购管理中 付款单的审核人员， 主要从资金管理的角度出发， 加强对物料的管理。 旨在降低 存货的资金占用， 完成物料收发存的成本核算， 能够正确及时的核算出材料成本， 进行材料的结算业务。 此岗位要求具备计算机操作的基本知识， 熟悉系统存货核 算和相应收付款业务流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.2.4.2 岗位职责
a) 负责企业原材料的结算业务和暂估业务，进行发票和入库单的核销；

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b) 在系统中利用库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对仓库物料的 收发存进行管理；
c) 材料会计针对在实际业务或系统发现的仓库管理人员或采购员的数据或信息 错误，有职责进行监督，并要求其进行及时的更改；
d) 材料会计按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查 询的数据，打印或电子文档进行呈报；
e) 遵循公司其它针对系统管理的制度。
2.2.4.3 岗位权限
系统对材料会计的权限设置，具体内容有：
a) 材料会计拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的存货管理、采购管 理和账务处理 3 个模块 ；材料会计必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做 到各负其责；
b) 材料会计在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只能看到自己拥 有操作的模块和功能；
c) 材料会计在系统拥有对采购入库单进行暂估业务和冲消业务的权限。
d) 材料会计在系统中拥有查询采购发票和付款单的权限； e)材料会计在系统中具有对付款单审批的权限。
f) 材料会计在系统中拥有查询存货核算中帐表的权限，具体包括库存存货余额 的月报、日报；出入库单据的查询，批次管理的查询，收发存汇总表查询等。
g) 材料会计在系统中制作和查询的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可 导出为电子文档。
h) 遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
2.2.5 检验岗位
2.2.5.1 岗位要求
检验人员是系统中质量管理模块的主要操作人员和负责人员， 对成品请验单 进行审核， 对原辅料、 包装物及成品岀具检验报告。 此岗位要求具备计算机操作 的基本知识，熟悉检验业务流程，熟练掌握系统的操作方法。
2.2.5.2 岗位职责

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a) 对成品请验单进行审核，发现的错误及时提醒录入员修改；
b)将原料、包装物及成品的检验结果录入系统中，审核岀具检验报告；
c) 对成品岀具成品放行单；
d)对成品返检出库及待验状况下的检验领用进行审核；
e) 检验人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查 询的数据，打印或电子文档进行呈报；
f) 遵循公司其它针对系统管理的制度。
2.2.5.3 岗位权限
系统对检验人员的权限设置，具体内容有：
a) 检验人员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的质量管理和库存管 理 2 个模块 ； 检验人员必须对自己的帐号和密码进行安全设置， 做到各负其责；
b) 检验人员在系统只能看到自己负责的质量和相关业务部门，只能看到自己拥 有操作的模块和功能；
c) 检验人员在系统中拥有对成品请验单审核、其他出库单审核的权限； d)检验人员在系统中拥有岀具检验报告、成品放行单的权限；
e) 检验人员在系统中拥有查询请验单、检验报告及成品放行单的权限；
f) 检验人员在系统中拥有查询质量管理中帐表的权限，具体包括物料供应商质 量查询、物料检验结果统计、检验台帐统计分析等。
g) 检验人员在系统中制作和查询的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可 导出为电子文档。
h) 遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。
3、操作管理制度
为了加强软件的操作使用管理， 确保信息系统的正常运行及信息的全面、 准 确与安全特制定本制度。
一、使用人员的操作权限：
要严格系统管理员的授权权限， 必要时所有软件操作员的操作权限清单要经 过财务总监审核，尤其是对于报表封存、账务月结、记账与取消记帐等重要 的功能权限一定要详细设置，应由专门人员或由会计主管亲自负责。

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(一) 数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不 得擅自修改凭证数据， 如发现凭证数据错误立即通知单据编制人员或系统管理人 员， 并根据修正后的单据修改录入的数据。 数据录入人员除可以进行数据录入操 作外， 还可以进行数据查询工作， 但不得进行数据复核操作， 复核人员亦不能进 行数据录入操作，复核时发现单据录入错误，必须通知数据录入人员进行修改， 复核人员不得进行已录入数据的修改操作， 待数据录入人员修正录入数据后再进 行复核签字操作。
(二) 系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统 数据库进行操作。 实施维护时不准修改数据库结构。 其他操作人员一律不允许实 施数据库操作。
(三) 操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。
(四) 备份数据光盘和存档数据光盘、帐页、单据、报表及其他资料由数 据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。
二、帐务处理制度：
(一) 部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件。根据现 行制度和集团公司要求， 运用软件的规则正确地设置全部级次的会计科目， 会计 年度中间可以任意追加新的会计科目， 但已经制单或记帐的会计科目不得任意修 改或删除(帐务的修改工作由系统管理员执行)。
(二) 转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转 各帐户的年初手续， 并保证数据检验平衡正确， 年初余额在当年记帐以前可以修 改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。
(三) 任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入， 在机上填制的记帐凭证编号应当连续。
(四) 记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人 员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐凭证进行复核签字， 同时要对打印输出的 记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记帐凭证， 制单和复核不能是同一人。 记帐凭证在记帐以前必须打印输出 (记帐凭证清单) ， 没有打印输出的记帐凭证 不得登记入帐。

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(五) 总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订，出 纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证， 收入或付出款项， 出纳人员可以不 登记订本式日记帐， 如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐。 单位每天必须 将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表， 并在表上签字 盖章。
(六) 日清月结制度：每日处理的凭证要及时记账，要根据集团公司的要 求设置统一的月结日期。 月结功能应由专人负责， 并且月结以后不允许再处理该 月业务。单位应保证至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。
(七) 报表审核与封存制度： 每月的报表在上报以前必须由总监(总会计师) 审核， 并由相应授权的操作员在软件上进行报表的封存(确认报表封存标志)， 封 存以后报表将不允许再进行修改。
(八) 必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打 印间隔时间不得超过半年， 平时可以只打印已满页的帐簿数据， 但每年年末必须 将全部帐簿数据打印输出。
三、会计凭证的审核与管理：
会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。必须保证入帐前录入计算机的 会计凭证准确、可靠，因此应从以下几方面严格把关：
(一) 记帐凭证编制方法：编制记帐可以采取机制凭证和手工编制凭证两 种方法，但要确保机制凭证与手工凭证的一致性。对于电算化水平较高的单位， 应当采取机制凭证方法。
(二) 原始凭证的稽核：部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核 人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务有无业务负责人、 业务主管的签章，如确认无误则上机制单，依此编制记帐凭证。
(三) 机制凭证的复核：数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员 对录入的凭证进行复查，确保与手工作主的一致性和复核人员复核无误后签字。
(四) 复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员(稽核员、制单人员、
出纳、 数据录入员、 数据复核人员、 会计主管等) 确认签字后方可进行记帐操作。
4、系统维护制度
(一) 系统管理员负责系统维护的工作，包括：硬件、软件和数据维护。

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(二) 建立维护监督机制。系统维护工作严禁单人操作，在确定系统管理 员的同时，必须指定维护监督人，以保证系统的安全。
(三) 实行维护记录制度。为积累经验和明确责任，维护人员应对每次维 护进行详细记录，内容包括：维护目的、维护措施、时间、维护人和监督人签字 等。
(四) 重大项目的维护(如设备更新、扩充、修复和软件修改、升级及二 次开发等) ， 由系统管理员提出书面报告和实施方案， 会计主管研究批准后方予 实施。 实施前， 实施者要制定保证数据安全的措施， 做好相关文件和数据的备份。 实施后， 系统管理员会同会计主管制定调试维护方案进行系统调试， 以保证项目 维护效果和系统正常运行。
(五) 实行联网的单位要采取各种措施来保障上网数据的安全性。要严密 控制好数据库及其服务器的口令， 控制好各用户的口令， 并定期对有关的用户口 令进行修改。
(六) 具有管理信息系统版权的单位其软件的有关源程序及设计文档由系 统管理员负责保管。
(七) 参加软件开发的单位或专职从事系统维护工作的人员不得泄露软件 的技术资料、源程序和加密措施。
具体管理细则如下：
⑴、硬件维护管理
1 ．部门计算机网络应配备不间断电源。工作场地应配备必要的火警设施、 消防器材，严禁烟火。
2 ．操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐。在系统管理员的指导下， 每周进行设备保养。
3．系统管理员每周全面检查一次硬件系统，做好检查记录，发现问题及时 处理，以保证系统正常运行。
⑵、软件维护管理
1．任何人员不擅自对系统文件进行删除或修改。操作人员不得对系统文件 进行任何内容的操作。

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2．系统管理员对软件系统进行全面维护，包括软件的补丁安装等，并作以 记录。
3 ．定期对系统进行病毒检查。
4 ．建立故障报告制度。系统运行或软件操作中发生故障，如属简单故障， 由系统管理员现场解决； 现场无法解决的， 由系统管理员进行故障登记， 会计主 管同系统管理员制定处理方案(方案包括：故障分析、拟采取措施、保障数据安 全防范措施等)，经会计主管批准后实施。对于本单位无法排除的故障，由系统 管理员及时联系相关单位解决。
⑶、数据维护管理
1．对会计数据实行备份。分为日备份、月备份、年备份。备份由系统档案 管理员完成。 每日下班前对账务数据进行日备份； 每月末完成月备份； 会计年度 终了结账后完成年备份。 月、 年备份内容包括账务 报表和其它核算子系统的数 据文件。备份文件应异地存放。
2 ．备份盘标识清楚，包括注明账套、时间、备份人。年度备份属档案资料。 归档后应定期复制(视保存期而定)。
3．健全必要的防治计算机病毒措施。在网络上安装防治病毒卡，实施开机 检测病毒。 防病毒软件要及时升级。 严禁任何人员自带磁盘、 光盘进入网络系统。 会计软件操作人员一概不得在客户机上安装、 使用任何磁盘、 光盘。 系统管理员
实施维护时需使用磁盘或光盘时，必须首先对所用盘进行病毒检测。
5、机房管理制度
网络机房是公司信息化的中心，服务器里存储着大量的重要数据，为保证 24 小时网络安全运行，加强防火、防盗、防病毒等安全意识，要求网络中心所 有人员都严格遵守如下制度：
(一) 网络中心的工作人员必须严格遵守国家有关法律、法规的规定，细 心、认真地履行工作职责，保障网络系统正常、安全、可靠的运行。
(二) 熟练掌握所维护设备的原理，正确使用系统软件，掌握系统操作和 维护方法。
(三) 认真做好维护作业计划，定期测试设备的技术指标，负责设备的维 护和保养，保证设备性能符合技术指标。

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(四) 每天早上 8： 00—8： 30 ，下午 5： 00— 5： 30，检查网络运行情况， (包括 Web/Email、 ERP 服务器、防火墙等)，及时处理所发现的问题，如有尚 未解决的故障或隐患及其它疑难问题， 应及时和相关人员联系， 尽快解决， 并立 即上报主管领导。
(五) 对重要的系统数据的测试和检查，要应认真做好原始记录，定期备 份数据并检查备份数据的正确性。 做好各种技术资料、 文件档案的管理工作， 确 保资料完整正确。
(六) 机房设备(含服务器、路由器、交换机和防火墙)的开启、运行和 关闭，由专人负责操作、管理。每次操作都要填写操作日志，认真做好记录。
(七) 认真做好服务器密码的保管工作， 密码设定需要上报主管领导审批， 并做