毕业生档案管理制度.docx

毕业生档案管理制度
(一)学生档案内容
学生毕业离校前，档案内容除了原有高中部分档案外还必须包 括：
1、高等学校毕业生登记表。此表必须由学生本人填写，字迹要 清楚，用蓝黑墨水钢笔或碳素墨水笔填写各项内容；“毕业生鉴 定”是毕业生在校期间德、智、体综合素质的评价，请辅导员认真 填写，报学生管理部门审核加盖公章。
2、学士学位审批表。学生修完规定学分，经校学位评审委员会 批准，获得专业学士学位。
3 、全国普通高等学校本专科毕业生《就业通知书》。除升本、 升研、出 guo 深造的毕业生外，其他毕业生《就业通知书》一律归 入本人档案，作为身份变化的依据。
4、学生卡片。由校学籍管理部门审核批准的本科或专科学籍证 明。
5、成绩单。由教务部门核准的学生在校学习成绩单，加盖教务 处公章。
6、组织关系。正式党员的入党申请书、党校学员材料、积极分 子材料等归入档案；预备党员的党组织关系材料单独封存，单独转 寄，待转正后归入档案统一管理。团员关系须将入团申请表归入档 案。
7、奖励材料。在校期间获得各种竞赛奖励、奖学金、助学金等 材料。
8 、处分材料。在校期间因违纪行为而受到的处分。
(二)学生档案管理

1、新生入学一个月内，其档案由新生录取部门直接移交至辅导 员；个别地区有新生自带档案入校情况，新生直接将档案交给辅导 员，期间不允许学生本人接触到档案的内容，封口必须完整无损。
2、大学期间，在校学生档案由辅导员直接收理，并负责将大学 期间的各种奖惩材料收集，归入档案。校内学籍变动时，学生档案 直接在辅导员之间进展转交。
3、学生毕业离校，毕业生档案由辅导员负责按学生档案内容的 要求进展组档，检查完整无误后统一移交大学生就业指导中心。由 大学生就业指导中心根据毕业生就业去向以机要方式转出，或者根 据毕业生申请实施档案代管。原那么上，毕业生档案不得交由本人 自带，绝不允许毕业生个人长期保存档案。
4、中途转学、退学等学籍变动的学生档案，由辅导员转至大学 生就业指导中心进展备案，再以机要形式转出。退学的学生档案直 接转至生源地档案主管部门。
5、学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的，学生可持调 档函通知辅导员进展调阅。如档案需要提前转出调阅，需由辅导员 将学生档案转交大学生就业指导中心备案后，以机要方式转出。辅 导员不得直接将学生档案交给学生个人寄发或携带。大学毕业时的 档案材料可由辅导员重新建档，形成原始档案的补充档案。毕业离 校时，补充档案由辅导员移交至大学生就业指导中心，以机要方式 转至录取学校或单位档案管理部门，再与原始档案合并存档。
6、毕业生离校前已签约就业的，辅导员统一移交档案，由大学 生就业指导中心负责按期转至用人单位人事档案管理部门。为保证 转寄按时到达，毕业生本人要负责填写档案转寄的地址和接收单 位，辅导员和就业部门负责核查。

7、毕业生离校前未签约就业的，即可自愿申请档案转回生源地 档案主管部门，也可向学校就业部门申请档案留校代管。学校档案 代管时限最多 2 年，期满以机要方式转回生源地档案主管部门。
8、学生档案是学生成长轨迹的真实记载，其管理和转接是非常 严肃的事情。档案外转必须由大学生就业指导中心登记备案，标准 密封，并以机要方式转出，其它部门或个人不得擅自处置。
9、毕业生暂留学校档案，在离校后 2 年内，大学生就业指导中 心提供档案调档和状态查询业务。如遇不确定因素出现档案丧失， 经核实可予以补办，补办内容仅限大学期间档案。
10 、未尽事宜由大学生就业指导中心负责解释。
一、档案的接收
1、永州生源毕业生，暂没有工作单位的，学校可以将档案转入 市毕业生就业指导中心保管。
2、市毕业生就业指导中心不接收学生个人(或委托他人)自带 或邮寄的档案。
3、转往市毕业生就业指导中心的档案要求严装严密，封条完 整，没有损坏。
二、档案的查阅
1 、毕业生档案可向永州市毕业生就业指导中心查询。
2、查看档案材料，要求查阅的单位应派人事干部带上单位所开 具的介绍信和有效身份证原件或其它证明身份的有效证件到市毕业 生就业指导中心进展查阅。 ()任何个人不得查阅本人及其直系亲属 的档案材料。
三、档案的转递

1、档案可由接收档案单位的人事部门负责人、或本人来领取档 案。取档时需带上档案接收单位所开具的调档函及证明本人身份的 有效证件。
2、档案所有人亦可委托他人来领取。委托人取档时需带上档案 所有人书写的委托书、档案接收单位开具的调档函、档案所有人的 有效身份原件及委托人的有效身份证原件。
3、市毕业生就业指导中心不负责毕业生档案邮寄。特殊情况 下，需要邮寄档案，须经单位负责人批准前方可。
第一章 总 那么
第一条 毕业生档案工作是毕业生就业工作的重要组成部分，为 了进一步加强毕业生档案管理，提高档案管理水平，根据有关规 定，结合学校实际，制定本方法。
第二条 毕业生档案实行学院集中统一管理的原那么，确保档案 的完整、准确、系统，以便有效地开发利用。
第三条 各单位对毕业生档案管理工作要高度重视，严格程序， 明确人员，落实责任。
第二章 毕业生档案材料的归档
第四条 各系在做好档案日常管理的根底上，于每年 6 月下旬组 织专人认真清理本系档案，严格按照材料清单归档，仔细核对档案 材料，防止错漏现象发生。
第五条 归档范围：入学档案材料(高中、高考或专升本材 料)；组织材料(党、团组织材料)；就业报到证通知书、学习成 绩单、毕业生登记表、奖惩材料、体检材料等。
第六条 缺、损档案要及时向系领导汇报，查明原因，尽快处 理，并报大学生就业指导中心备案

第三章 毕业生档案的交接和转递
第七条 各系应按照学校大学生就业指导中心的总体部署，将好 的毕业生档案封口后于 7 月初送交大学生就业指导中心，并附《档 案交接表》(一式两份)，有特殊情况的档案应另附说明材料。
第八条 大学生就业指导中心档案管理人员接收各学院毕业生档 案时，应对所送档案认真核查，经确认无误后，交接双方在《档案 交接表》上签字，并将《档案交接表》存档造册备查。
第九条 大学生就业指导中心档案管理人员对各系送交档案及时 进展分类，在规定时间内将毕业生档案转递至毕业生派遣单位；特 殊情况如毕业生就业单位人事部门专人索取、毕业生升学等，在查 验单位调档信函及来人证件后，方可办理档案转递手续。
第十条 毕业生档案转递情况，大学生就业指导中心档案管理人 员应填写《毕业生档案调出登记表》，要将存根和有收件人签字的 《毕业生档案调出登记表》分类存档，以备核查。
第四章 毕业生档案的管理
第十一条 暂时保存在学校的毕业生档案由大学生就业指导中心 指定专人负责管理，学校要设置专用的毕业生档案室，配备专用的 档案柜。
第十二条 档案室及档案柜要整洁卫生，并具有防盗、防潮、防 尘、防鼠、防虫和防高温等功能。
第十三条 档案室严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品以及 对档案管理不利的其它物品。
第十四条 档案管理人员要定期对库藏档案进展全面检查和核对 工作，做到帐物相符。有特殊情况要随时向处领导汇报，查明原 因，及时处理。

第五章 毕业生档案的利用
第十五条 毕业生档案作为机要文件保存，原那么上不对外查 阅、不外借。
第十六条 如用人单位需调阅毕业生档案，须持单位介绍信，经 大学生就业指导中心负责人同意、填写档案查阅登记表后，方可调 阅。
第十七条 毕业生档案集中转递完毕后，大学生就业指导中心应 将转递信息及时上网。每年 8 月 15 日以后，毕业生可学校就业信息 网或 查询档案去向及转递时间等信息。年底前，毕业生务必到档 案接收单位查询接收情况，如有问题及时与学校联系。
第六章 附 那么
第十八条 本方法由大学生就业指导中心负责解释。
第十九条 本方法自印发之日起施行。