国际贸易公司管理制度和业务操作流程.docx

国际贸易公司业务操作流程

进口部业务操作流程

一、外矿进口操作流程
二、进口备件主要流程

出口部业务操作流程

综合部业务操作流程

进口业务操作流程

一、外矿进口操作流程

外矿的进口主要包括三部分
谈判
矿石的进口谈判工作主要围绕进口外矿数量、价格、付款方 式、结算依据以及罚金条款等方面，下面 主要围绕付款方式、结算 依据进行说明
付款方式(payment term)：目前铁矿石的方式为信用证。

在船舶到港前的 15 天，买方应该通过信誉良好的一级银行向卖方开

出不可撤消的信用证。在 FOB 贸易项下，信用证的开证金额应该是 100%的矿粉价格， 价格的计算通常是以合同当中铁矿粉的期待值来计 算。
结算依据
由于铁矿砂的计价方式是按照铁品位的多少来计算的，所以， 以装港还是卸港的商检结果作为最终结算的依据对于最终价格的确 认尤为重要。
1)重量的最终界定
在装运港口，重量的界定工作有卖方来执行，检验费用由卖方来 承担。买方享有监装的权利。同时按照国际惯例，在装港根据水尺计 算出来的重量将作为提单重量，提单重量将作为缮制首款发票的依 据。在卸货港，买方承担费用，委托中国进出口商品检验检疫局(简 称 CIQ)进行复检，同样卖方享有对整个检验过程进行监督的权利。 检验结束后， 商检结构将出具相关的重量单， 这个重量单将作为双方 最终结算的依据。
2)矿砂的选样以及规格的检验

在装运港口， 卖方将对商品的物理和化学性能进行检测分析， 并在提单后的 7 个工作日内将原产地证一起装港检测分析单一起寄 给买方；在卸货港， CIQ 将对理化指标重新测定，同样卖方有权对整 个测定过程进行监督。 CIQ 商检机构将从代表性的矿砂中选出三份等 量的样品， 其中一份用来测定理化指标一份将送交卖方， 而最后一份 则送交仲裁机构。其中后两份将密封由 CIQ 保存 6 个月的时间。 CIQ

的商检结果将作为最终结算的依据。 同时也将作为卖方缮制尾款发票 的依据。 在买方收到 CIQ 商检结果 2 个工作日内， 将以传真的方式将 结果通知卖方。
3) 质量异议
买方必须在提单后的 100 天内向卖方递交 CIQ 的商检结果。如 果装运港商检结果与 CIQ 的商检结果的差距不超过 0.5%，则 CIQ 的 商检结果将作为最终结算的依据，如果双方的差距超过 0.5%但小于 1%， 则双方结果的平均值将作为最终的依据； 如果双方的商检结果超 过 1%，买卖双方可以协商解决，如果协商不成，可以将 CIQ 保留的 密封样品递交给由买卖双方共同认可的第三方商检结构进行裁定， 第 三方的商检结果将作为最终结算的依据， 买卖双方将按照此商检结果 进行结算。 商检费用将由与仲裁结果差距较大的一方承担， 如果仲裁 结果正是买卖双方的平均值，则商检费用双方各承担 50%。
根据上述的规定， 在实际的贸易操作中，信用证条件下的付 款将分为两部分，即首付款(provisional payment)和尾付款(final payment)两部分。 不同的矿山公司对首付款发票的缮制标准不同， 巴 西矿山的传统做法是按照合同当中的期待值来计算首款发票， 而澳洲 矿山的传统做法是根据在装港的商检结果来作为首伏款的基数， 但首 付款发票中重量都要根据提单的重量来计算， 首付款的金额为计算结 果的 95；而尾款的支付则要根据实际 CIQ 的商检结果来最终计算， 扣减首付款的金额后，剩余部分则为尾款金额。
中期的操作过程

根据公司的业务操作流程规定，在与矿山确定了具体的数量、 船期后， 我部必须在第一时间内通知财务部门， 上报资金计划和开证 申请书； 同时上报计划部， 由计划部通知船务部门进行相关的租船业 务。在此期间，我们要随时保持和供货商的联系，确保船期和货量， 同时也要确保在装船前开出相应的信用证。 在实际的业务操作中， 经 常会出现开证延后的现象，我们必须进行技巧性的处理，确保船期。 当供货商的单据递交到我司的开证行后，我们要积极做好审单工作， 如果恰在此时我司资金不足， 无法赎单时， 审单的工作显得更加重要。 找出单据中的不符点，从而我司便有理由争取更长的时间。
后期工作
货到港口后， 我部更要积极的作好商检结果的递交工作和核销 工作，目前，铁矿砂的核销主要包括如下几方面的资料：
1. 提单
2. 报关单
3. 发票
4. 备案表
5. 核销单

二、进口备件主要流程

现将我司进口备件主要流程如下：

根据 xx 集团的下发计划的内容，我司发出询盘
1 、发出询盘。
发盘主要内容为：
根据集团下发计划的种类， 比如轴承、 液压件， 这类的发盘比较简单， 只要注明准确的数量和型号、运输方式、价格条款、付款方式、货期 就可以。此类询盘很快就能有还盘。
2 、合同的签订：
根据 xx 集团的进出口合同样本来完成合同，一般只修改合同中的价 格及货期等条款。
3 、开立信用证：
在开立信用证前，需向财务部提交资金计划，再根据合同规定，开立 信用证。
4、货物到港报关：
在货物到达指定目的港后， 我司从财务处拿到相关单据进行报关， 货 物通关后再运输到北台。
5 、核销工作：
在报关完成后，我司将据相关单据到国家外汇管理局进行核销工作 6 、入库工作：
我司将根据实际发生的费用与 xx 集团签订合同，进行入库结算等工 作。

出口部业务操作流程

我司出口业务操作流程如下：
1、前期沟通阶段
此阶段经过与客户沟通，建立初步联系，并确定其资信状况，以及进 一步联系的可能性。
2、询盘
在与客户建立了固定联系后， 收到客户具体询盘后， 确定客户所需产 品的规格、材质等，是否能够满足客户要求。
3、报盘
在确认我司产品能满足客户需求时，则报出我司可操作价格。 4、还盘
对于我司报出的出口价格，如果客户不予以接受(由于货期、价格或 其他因素)，并提出其可以接受的价格，我司经过调度中心，出具请 示报告给集团批示是否可以操作。
5、接受
如果在价格和货期等问题双方达成一致， 则需要客户出具书面确认文 件表示接受，见到书面确认文件我司则可以开始起草合同。 6、签订合同
我司与客户签订销售合同后， 客户在合同中规定的时间内开出我司为 收益人的信用证。
7、备货装船
我司在收到信用证后， 审证， 以及在合同中规定的装船期把货物集港

装船。

至此， 出口部的业务操作告一段落， 其他工作如确定船舶资料， 装船， 整理单据报关均由综合部下设的制单审单组操作。

综合部业务操作流程

1. 登陆中国电子口岸网，及时申领核销单；如果出口业务委托货代
进行报关报检，一并准备好带有北台钢铁集团进出口有限责任公 司公章的报关保健委托书。
2. 合同签订后跟踪开证情况，根据合同对信用证进行审证、对影响
我司利益的不利条款或软条款提出修改意见，要求对方改证。
3. 根据出口货物的集港情况和船期，先行缮制报关单据、并将对应
核销单和报关报检委托书(在外代代理报关的情况下)一并移交 报关员报关。
4. 跟踪货物装运情况，及时与货代、船代联系取得装运数据，确定
提单、船证等运输单据的内容；并根据信用证的规定缮制其他议 付单据，迅速向议付行交单
5. 跟踪回款情况，同时集合报关单、核销单等核销所需单据；待货
款到帐银行开出收汇通知单后到外管局核销；核销完毕后将核销 单退税联、黄联报关单等退税所需文件移交财务部。

国际贸易公司管理制度

国际贸易公司管理制度
国际贸易公司管理制度分为两大体系： 业务管理制度和日常管理制度

业务操作制度：即业务操作对上负责制是指按照各个部门工作职责和 工作内容、流程的确立， 国际贸易公司的各项工作以此为根本和依据，
实行对上负责制：即员工对组长负责、组长对部长负责、部长对经理 负责的管理制度。

日常管理制度： 日常管理规范制是指为了满足公司不断发展的需要， 在员工素质、 工作秩序、 工作纪律等方面制定了较为严格的日常管理 细则； 以此来指导国际贸易公司全体员工的日常行为规范， 为日常工 作提供制度保障和政策基础。

业务操作制度

国际贸易公司总经理 xxx，公司下设四个部门，进口部，出口 部，市场拓展部，综合部，各部门设有部长，综合部下设一个组，即 信息支持组。
信息支持组作为国际贸易公司内部业务部门与调度中心之间的 信息平台, 以及 xxx 部的信息沟通与交流的平台,对国际贸易公司整 体业务以及越南办的业务发展起着桥梁和中枢的作用.
鉴于信息支持组的职能， 国际贸易公司业务部门与信息支持组对 接，具体制度如下：
1、 信息传递制度
我司收到的客户询盘，关于产品的规格、价格、材质、货期等如 果业务人员不能确认，具体情况要及时报给国际贸易公司经理批示， 经理同意并批示后， 通过信息支持组整理上报调度中心与集团协调办 理，业务人员不直接和调度中心联系。如有特数情况或者业务需要， 可以一事一议。
2、 合同审核制度
关于合同审核， 我司所有业务需要签订的合同， 由各个部门业务 人员持审核单让所在部门部长签字， 经过经理签字审核 (如果经理不 在，由经理指定人代签)，由调度中心签字后，上报调度中心和计划 管理处审核，此程序必须由信息支持组协助完成。
3、内部协调制度
对于各业务部门操作的各项业务， 本部门部长必须全面了解与整

理掌握，并且及时上报给国际贸易公司经理，不得越权操作。并且各 业务部门要做到业务之间信息共享， 及时有效地沟通， 避免业务重叠。
4、 定期汇报制度
为更有效地开展工作， 总结工作中的经验教训， 各个业务部门定期 开展会议， 由国际贸易公司经理主持， 听取业务人员前期工作进展和 后期工作计划，并听取经理对业务操作的指示与要求。

日常管理制度

国际贸易公司日常管理细则
为促进国际贸易公司今后整体工作的进一步拓展，在员工素质、 工作秩序、 工作纪律等方面满足公司不断发展的需要， 国际贸易公司 在遵循东展集团整体管理方针的前提下， 特制定日常管理细则， 主要 包括素质行为规范、 5S 管理、建立日常行为档案等几大主要方面。 国际贸易公司各位员工对本日常管理细则遵守贯彻的程度及结果， 将 作为其参与奖励评级、 岗位晋升考核和周期淘汰的重要依据。 现向全 体员工颁布《国际贸易公司日常管理细则》如下：

一、素质行为规范：
➢ 总体行为规范：
①遵守东展集团的整体规章及工作守则。
②维护国际贸易公司荣誉，不作任何有损公司信誉的行为。
③对本职工作争取时效，尽忠职守，保守业务秘密。

➢ 在督导全体员工遵守上述行为规范的前提下，重点监察以下几方 面的日常行为：
①按时参加会议：以严肃认真的态度按时参加应出席的各项会 议，对于会议出席时间方面，现规定如下：
a、 对于明确规定开会时间的会议，全体员工应至少提前 5 分 钟入场
b、 对于暂无明确开会时间的机动会议(如日常早会等)， 在接到会议通知后应于 5 分钟内进入会议室就座
②严禁电脑游戏： 工作及午休时间， 全体员工一律不准玩电脑及 网络游戏(包括联众等益智游戏在内)；
③禁止私人娱乐： 上班时间禁止 QQ、MSN 等的非业务性私人聊 天， 同时不允许观看电影等娱乐性活动 (但外 语教学、英语新闻等为提高业务语言水平所进 行的学习活动不在此列)；
④个人仪表行为：注重仪表、着装整洁；在办公室及公司公共场 所不得大声喧哗， 接打电话注意控制音量； 禁

止工作时间内睡觉、闲聊及拨打非业务性电 话；
⑤礼貌待客方面：接待来访客户应主动热情、尊重客户，维护公 司形象和荣誉；客人来访而需接待的人不在 时， 工作相关同事应礼貌的接待对方， 能解决 的问题主动为其解决； 不得在前台、 通道等非 接待区域与客户长时间交谈； 应引导客人进入 会议室、办公室等接待区域进行接待和洽谈；
⑥工作纪律方面：未经许可，不得在工作时间接待私人来客，或 带其在公司任意活动；确因实际需要请假者， 准假后应与同事处理好工作的协助和对接。
二、 5S 管理：
➢ 个人事务方面：
①桌面不得做任何标记，适当整齐摆放电话、电脑设备、笔筒、 水杯等物品；
②待处理文件和已处理文件不能散放于桌面，要及时存放在文件 架内；
③离开坐席时应把椅子放回原来的位置，保持整齐状态；若离开 时间较长，则桌面不得堆放有书籍、文件等；
④下班离开公司前关闭电脑及临近窗户，保持周围环境的整洁。
⑤每日下班最后离开办公室的员工，负有检查办公室公共区域卫 生及安全状况的义务(包括门窗的锁闭，公司重要文件及财产 的妥当放置等)

➢ 公共卫生事务方面：
制定每周值日表，以部门为单位(含进口部、出口部、业务 拓展部、综合部－共计四个部门)于每周周二的中午时间 (若工 作忙碌，也可安排在当天其他时间内)对部门内的公共卫生进行 全面清扫，包括门前地面、窗户、文件柜；若负责一周清洁工作 的部门没有进行劳动，则处以负责自当周起为期一个月的清洁工 作。
从本周(5.24－5.30)起，首先由综合部开始进行上述规定下 的值日；而后的次序依次为进口部、出口部、市场拓展部(详细

及更新的时间排序可参照粘贴于文件柜的值日时间表)。

卫生检查与督导：
目前， xx 集团 5S 管理制度的推行主要采取两种方式：第一、 东展集团各大公司处室不定期综合流动检查；第二、 xx 集团综合 行政部进行的早晨例行检查，其重点是对个人 5S 遵守情况的检 查。
为确保我司在上述两项集团督察活动中力争上游、争取优良 成绩，我司由综合部肩负日常检查的责任，在检查方式上采取记 名制原则：于桌椅上粘贴姓名标签，对个人座椅脱离桌位、桌面 摆放不整齐等的混乱状况实行严格的个人责任制。
由于集团行政部将在国际贸易公司的早会期间进行每日的例 行检查， 并且该检查在今后也将作为集团 5S 管理制度的最主要监 察方式之一，因此国际贸易公司综合部也将加大早会前后办公室 公共卫生及个人 5S 卫生状况的检查和督导。

三、建立日常行为档案情况明细
上述的素质行为规范和日常 5S 管理的主要目的是为国际贸易公 司有序的工作秩序和良好的工作环境提供日常的制度保障； 同时这也 是不断提升国际贸易公司员工自身行为素质的需要。为了保证其实施 的连续性和彻底性， 国际贸易公司将建立 《国际贸易公司员工日常行 为档案》 ― ― －对于员工日常行为、 5S 执行的奖惩情况做出全面的 记录，为员工级别评定、岗位晋升提供翔实的参考依据。具体内容如 下：
国际贸易公司员工日常行为档案
涉及事由及奖惩
类别
发生时
间
部门/组别
奖惩明细
姓名
No.

凡有违上述情况者，将对当事人处以严厉惩罚 ,在国际贸易公司 内部通报批评的基础上:

国际贸易公司日常管理细则自下发之日起即可实行， 望全体员工 认真学习、严格遵守！