某公司会计档案管理办法.docx

第一章 总则
第一条 为加强公司会计档案管理工作，提升会计档案管理水平，更好地服务于企业发展，根据《中国“公司名称”股份有限公司会计档案管理办法》和档案相关法律法规，结合公司实际，制定本办法。
第二条 会计档案实行集中统一管理，确保公司档案的完整与安全。
第三条 本办法所称会计档案是指企业在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映企业经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机的电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条 建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用安全。
第五条 本办法适用于公司及所属全资子公司、控股公司的会计档案管理工作。
第二章 会计档案的收集、整理
第六条 会计档案工作应纳入财务部门职责及财务人员岗位责任制，明确会计档案的收集、整理、移交归档等责任，并建立相应的考核措施，确保会计档案齐全、完整和安全。
第七条 财务部门应当按照归档范围和归档要求，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第八条 归档范围
会计资料的归档范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计核算资料等四个部分。（具体详见附件1会计档案归档内容及保管期限表）
（一）会计凭证
包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、银行存款（借款）对帐单、银行存款余额调节表等。
（二）会计账簿
包括按科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐以及辅助簿等。
（三）会计报表
包括有主要财务指标快报，月、季度会计报表、年度会计报表，包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等
（四）其他会计核算资料
包括经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁册等。
第九条 装订要求
（一）会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档；
（二）会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后，应按时整理立卷；
（三）会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失；
（四）会计资料装订前，应当剔除易生锈、易氧化的金属物（如订书钉、大头针、回形针等），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅，装订尺寸为A4（210x297）。
（五）装订前要检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因并在“卷内备考表”（附件6）中注明。
（六）会计资料用“三针引线法”装订，装订资料应使用棉线，结扣应是活的，并放在凭证封皮里面，装订时尽可能缩小所占位置，使记账凭证及附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
（七）凭证外要加封面，封面要用上好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
（八）装订凭证厚度一般1.5厘米为宜，最多不超过5厘米。
第十条 整理归档
（一）归档前，财务部门应检查附件是否漏缺，是否账物相符；凭证后所附单据要标注页码，便于核对；记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全；
（二）归档单位须在帐簿使用日期栏填写移交日期；
（三）会计资料归档单位应填写“会计档案保管清册”（附件2、附件3）、“会计资料移交清册”（附件4、附件5），一式两份，交接人员双方按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。归档同时应发送一份电子保管清册和移交清册给档案管理人员；
（四）会计资料封面、档案盒、目录、卷内目录、卷内备考表、会计档案移交清单的项目设置、规格、质量及填写应当符合要求。见DA/T39-2008《会计档案案卷格式》。
第十一条 归档时间
（一） 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门临时保管一年，再向档案馆移交。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。
（二） 财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
第十二条 财务部门向档案馆移交会计档案时，其案卷质量、手续必须符合要求，如达不到要求，财务部门应在档案管理人员指导下重新整理，合格后再向档案馆移交。
第十三条 会计资料封面、卷内备考表、会计档案保管目录及会计档案移交清册等项目的填写应符合要求。
第十四条 归档手续
（一） 财务部门应编制会计档案移交清册，一式两份，列明应当移交的会计档案内容、会计处理号、卷号、保管期限、册数等内容。
（二）交接双方按会计档案移交清册所列内容逐项交接，进行清点，核对无误后签字盖章，办理移交手续。交接双方各留一份保存。
（三）移交归档时，会计档案保管清册应一并交接。
第十五条 档案馆在接收会计档案归档时，应按规定检查案卷质量，对不符合归档要求的会计档案。有权拒绝接收。
第十六条 档案管理人员接收会计档案归档后，进行系统、分类整理，按照凭证、账簿、会计报表等分类、排列、编号。
第十七条 会计档案整理完毕后，档案管理人员填写备考表，完成档案管理填写部分，并在档案盒脊背上盖章做出标识，便于会计档案的利用。
第三章 会计档案的保管和利用
第十八条 对保管的会计档案进行科学管理，做到妥善保管，排列系统，存放有序，查找方便。
第十九条 会计档案库房应做好防火、防盗、防光、防潮湿、防有害生物、防高温、防虫鼠等安全防护工作。
第二十条 建立健全会计档案查、借阅登记制度。
第二十一条 会计档案除本单位财务会计部门有权查阅外，其它部门或外单位查阅要填写“档案查借阅申请表”，并经财务部门负责人或主管领导批准后，办理登记手续方可查阅。
第二十二条 会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，须经主管领导批准方可借出，并限期归还。
第二十三条 会计档案利用后，利用者应填写“档案利用价值（效益）信息反馈单”，并由单位负责人签字。
第四章 会计档案的鉴定与销毁
第二十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为30年、10年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第二十五条 应组成鉴定小组（或鉴定委员会），对期满的会计档案进行鉴定。鉴定工作由档案馆牵头，组织会计、审计、纪检监察等部门共同进行，并形成会计档案鉴定意见书，报公司主管领导审批。
第二十六条 经鉴定仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满但无保存价值的会计档案，由档案馆与财务部门共同组织销毁。
（一）企业主管领导，档案负责人、经办人，会计部门负责人、经办人，须在会计档案销毁清册上签署意见。
（二）档案馆与会计部门共同派员监销。销毁前，监销人员应按照会计档案销毁目录所列内容进行清点核对；销毁后，监销人员应在会计档案销毁清册上签名，并将监销情况书面报告本部门领导。
（三）保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。