连锁餐饮管理会计档案的管理制度.docx

政策编号 No： XZ2011- 121
提出部门 From：行政办
主 题 Sub：会计档案的管理制度
执行部门 To：各部门

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Ratification：
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撤消前政策编号：
生效日期:
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Date：

(一) 、会计档案的范围：

会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料(包括经济合同、财务数据统计 资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销 毁清册等；实行会计电算化情况下存储在磁性介质上的会计数据、程序文件等等。
(二) 、会计档案的装订：

1、会计档案的整理立卷:会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一” 的办法，即分类标准统一，档案形成统一，管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
1) 分类标准统一：一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

2) 档案形成统一：案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

3) 管理要求统一：建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录、会计凭证装订成册、报表和文字资料

分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
2、会计档案的装订:会计档案的装订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料；会计档案每月结
束后装订一次，装订后按年按月妥善保管。
1)会计凭证的装订：分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

-按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)，确定装订成册的本数；
-摘除凭证内的金属物(如订书订、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且 要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
-整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入 库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；
-记账凭证上有关人员(财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。
-用”三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣 应是活的， 并放在凭证封皮的里面， 装订时尽可能缩小所占部位， 使记账凭证及其附件保持尽可能大的 显露面，以便于事后查阅；

-凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
-装订凭证厚度一般 1.5 厘米，方可保证装订牢固，美观大方。
-每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
-在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标时明凭证种类编号，以便于调阅。
2)会计账簿的装订：各种会计帐簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本 要求是：
-账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否 连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录，该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订 封底的顺序装订。
-活页账簿装订要求：保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛 皮纸做封面、封底，装订成册；多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同 类业务、同类账页装订在一起；在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号、会计主管人员和装订人 (经办人)签章。
-账簿装订后的其他要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象； 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编 号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账；会计账簿 按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号，总账、各类明细账、辅助账全年按顺序
编制卷号。 3)会计报表的装订：会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。
-会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损 坏部位修补后，完整无缺地装订；会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计 报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；按保管期限编制卷号。
3、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位的财务部保管一年，期满一年后由财务部编制移交清 册，移交本单位的档案部门保管。
(三) 、会计档案保管规定的要求：

1、会计档案移交手续:财务部将会计档案移交给档案部门;

1) 开列清册，填写交接清单；

2)在账簿使用栏填写移交日期；
3)交接人员按移交清册和交接清单的项目核查无误后签章；

2 、会计档案保管要求：
1) 会计档案的保管应选择干燥防水的地方，远离易燃品堆放的地方，周围应有适当的防火器材；

2) 采用透明塑料薄膜在防尘罩、防尘布，遮盖所有的档案架和堵塞鼠洞；

3) 会计档案室内应经常用消毒剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；

4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间，通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； 5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿、严防毁坏损失、散失和泄密；
6)会计电算化档案(是指存储在计算机中的会计数据- 以磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出 来的记账凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计数据)的保管要注意防盗、防火、防潮、防虫蛀、 防霉烂、防鼠咬、
防磁等安全措施；重要的会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同的建筑 物内。
7)采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案 丢失。
(四)、会计档案的借阅

1、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，若有特殊情况需本单位总经理或主管财务领导批准方可 借阅；
2、外部借阅会计档案，需要有本单位正式介绍信，经财务经理及总经理批准后方可办理借阅手续，本单位 人员借阅会计档案也需同样办理，借阅人认真填写借阅登记簿，填写日期、单位、借阅人、姓名、日期、 数量、内容；
3、借阅会计档案的人员不得在卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换，携带外出或复制原件(若 有特殊情况，需领导同意方可)；
4、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理借阅手续；
5、会计档案的保管期限:各会计档案的保管期限按其特点分为永久和定期性的两类;
6、会计凭证保管期限 15 年其中涉外会计凭证和对私改造的永久保存；
7、涉外会计账簿永久保存；
8、银行存款余额调节表 3 年；银行对账单永久保存；
9、日记账保存 15 年，其中现金和银行存款日记账保存 25 年；
10、明细账保存 15 年；
11、总账保存 15 年；
12、固定资产和低值易耗品卡片，报废清理后保存 5 年；
13、会计报表(包括文字说明)年度会计报表保存永久，月、季度会计报表保存5 年；

14、会计档案保管清册保存 25 年；
15、会计档案销毁清册保存 25 年；
16、入库单、领料单、直拨单、收银环节的账单票据保存 1 年；
(五)、会计档案的销毁

1 、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，
编制会计档案销毁清册；
2、会计档案销毁由本单位领导批准即可；
3、会计档案保管期满，但其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，领行立卷，由档案部门保管 到结清债权、债务时止；
4、销毁会计档案前，应按会计所列会计档案销毁清册一一核对清查，销毁会计档案时应由档案部门和财务 部门共同派人监销，应由财政部门、审计部门派人监销，会计档案销毁后应由经办人在会计档案销毁清 册上签章、注明“已销毁”字样、日期、以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本 单位领导，一份归档案部门留存。