1、备用金管理办法财务备用金管理制度
备用金管理办法
为加强公司系统备用金管理，强化资金使用效率，规范员工因公借款程序， 夯实公司成本费用核算，避免资金损失，制定本办法。
一、适用范围 本办法用于公司总部、各子(分)公司。
二、开支范围
(一)购买办公用品、宣传及学习资料等支出；
(二)食堂采购款、差旅费、会议费、培训费等支出；
(三)汽车修理费、油料费、过路过桥费等支出；
(四)诉讼费、咨询费、事故处理费、员工体检费；
(五)办公设备、机械设备日常维修费；
(六)确实无法通过银行转账结算的零星支出；
(七)项目部办公费用及零星采购支出；
2、
(八)其他。
三、借支额度管理及签批权限 本办法中的备用金分为：常用备用金、专项备 用金。
(一)常用备用金额度管理 常用备用金借支额度原则控制在 2 万元；项目部 备用金按项目合同总价划分：
1.项目合同总价 1000 万以下： 2 万元；
2.项目合同总价 1000 万-5000 万： 3 万元；
3.项目合同总价 5000 万以上： 5 万元。
(二)专项备用金是指为从事某项工作所需支付的特定用途的备用金，专项 备用金的金额以预算费用略有余地为限，根据实际情况分次借支。
四、借支程序 备用金借支严格按照先预算后借支的程序执行，备用金申请部 门(项目
3、部)需事前编制备用金预算申请表(附件 1)经部门(项目部)负责人审 核后再申请借支备用金。
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常用备用金额度在 2 万元以内(含 2 万元)，由公司分管副总签批，超过 2 万元的，由公司主要领导签批，专项备用金、项目部备用金一律需要单位主要领导 签批。
借支申请及审批流程如下：
借支人员按照已审核的备用金预算申请额度填写备用金借款审批表(附件 2) →部门(项目部)负责人签认 →财务部审核 →单位分管领导(主要领导)审批 →将预算申请表及借款审批表一并报单位财务部办理备用金借支手续。
五、报销程序
(一)在财务部审核支付备用金后，借
4、款人应在 30 日内到财务部门报销结 算，冲销备用金；因特殊原因需延长报销时间的，需经单位领导批准同意；
(二)食堂采购及驾驶员借支备用金原则上采取年初借支、年末冲销方式进 行核算处理(项目部除外)，期间正常开支按照费用报销管理办法进行相应核算管 理；
(三)购买物品、货物等实物的，必须由接收人签字、部门负责人审核，才 能凭验收入库单和发票到财务部门报销；
(四)用备用金支付本办法规定的其他开支，按正常报销程序到财务部办理 报销手续；
(五)备用金借支人因故不能亲自报账 ,而委托他人代办的，应有书面的委托 凭据；
(六)借款人办理报销手续时，财务人员应查明报销人员原借款金
5、额，对报 销的超支款项应及时支付，对报销金额低于已借支金额的，应让其退回余额以结清 借支账；
(七)财务部每年 12 月 25 日前完成当年备用金借支清理，确保备用金挂账 额度清零。
六、使用管理
(一)使用备用金的各部门应设专人(签订正式劳动合同的人员)负责办理 备用金的领取、支付和报销手续，并对备用金的安全负责；
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(二)财务人员应依据备用金管理台账(附件 3)及时清理拖欠备用金；对 发现拖欠备用金报销的个人，采取下达《备用金催缴通知书》(附件 4)的方式催 缴；
(三)人力资部在办理公司人员退休、调动、离职、辞职等事项时，应先到
6、 该人员所在部门、财务部核实相关借款情况，对未核销的要先归还借款再办理。
七、使用原则
(一)备用金使用制度要严格按照预算明确的用途专款专用，不得挪用、转 借他人或用于其他用途；
(二)非因公原因不得借支。
八、检查与考核
(一)财务部应按季度对单位各部门、各项目备用金的管理和使用情况进行检 查； (二)公司财务部应不定期检查各子(分)公司备用金管理工作：
1.检查是否存在挪用或占用公司备用金的行为；
2.检查是否存在超过预计还款时间尚未结清的备用金；
3.检查是否存在用不符合财务规定的单据冲抵备用金；
4.检查是否存在谎报用途套取备用金；
5.检查是否存在以坐收坐支形式使用备用金。
(三)检查各部门及个人备用金时，一经发现备用金超范围转存、挪用、私 借、未缴清等，在报经其部门分管领导及单位主要领导同意后，财务部将采取工资 扣抵的形式予以追缴并向公司纪检部门汇报相关情况，依法依规追究相关人员(部 门负责人、备用金管理员)责任；
(四)纪检监察部应加强对不合规的备用金使用进行查处，对相关责任人严 肃追究责任。
九、本办法由公司财务部负责解释，自印发之日起执行。
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