报销管理制度及流程.docx

费用报销管理办法

为了公司各部门、各级人员费用支出的合理化，规范财务报销制度,特制定 本办法.
一、 报销的范围：

指因工作需要而发生费用 :

1、 部门办公成本：资料费、快递费、误餐费、办公用品耗用、耗材费、 市内车费(指无报销额度的员工因工作需要发生的市内车费)。
2、 个人固定额度的津贴成本:通讯费、市内交通费。

3、 部门非经常性开支：除上述费用外，临时或突发产生的费用。

4、 特殊费用:业务招待费、差旅费。

二、 部门办公成本的报销管理办法：

1、 关于项目的办公费用，由经办部门总监签字报行政管理部会签，经

公司总经理审批后,报销。

2、 关于部门的办公成本费用，由需求部门向行政管理部申领,或填写《申 购单》经批准后，由行政管理部采购，发放至部门领用,月底由行政管 理部统一报销，经需求部门总监会签后，总经理审批,报财务部门。根 据使用部门不同，分部门列支.
三、 通讯费报销管理办法 :

因公司员工薪资结构中福利补贴内已考虑对通讯费用的补贴， 故除以 下特殊岗位因业务需要给予一定额度的报销， 其他员工 (包含案场销 售人员) 不再享有通讯费补贴。 特殊岗位通讯费报销最高额度详见下

表：
行政部驾驶员

100 元/月
市场部市调员

100 元/月
总经理级

实报实销
职位

标准

手机费的支付一般采取当事人先行垫付,然后由公司报销的方式。手 机费如不足额度的按实报销。 额度内的手机费由各部门总监审批， 超 额度部分一律不予报销.
凡公司报销通讯费的员工均须 24 小时开机以便联系,若两小时内仍 不能联系者,取消当月报销资格.
四、市内交通费报销管理办法：

1 、经审批合格的管理层以上干部按照《私车公用管理制度》执行。

2 、其他员工： (按项目提佣的部门和个人，该部分费用包含在所提佣

金额度内)

A、因公外出，公司在未能安排车辆的情况下，可报销员工往来办事

所需的公共汽车费用。

B、公司在未能安排车辆的情况下，因事情紧急，员工须乘出租车或

采取其它便捷的交通手段时，须事先征得部门领导的同意后方

能报销。

五、业务招待费报销管理办法：

1 、按项目提佣的部门和个人，该部分费用包含在所提佣金额度内。

2、以公司名义发生业务招待费的，须向总经理申请后，再执行，经总

经理审批后报销。

3 、若跨部门须由对方部门的审核人核准批准后予以报销。

六、 差旅费报销管理办法：

1 、员工市外出差差旅费报销规定：

A公司员工因工作需要出差,须填报《出差申请书》，经本部门领导

同意，并经总经理批准后方可出差。

B、出差人员来往的交通费(飞机、轮船、火车、普客、) 住宿费按审

批标准实行实报实销(票务及住宿由行政管理部统一安排) .对于

出差人员出差期间的差旅津贴(原则上包括伙食费、通讯费等)按

以下标准实行补贴：
部门经理级

80 元/天
总经理级

实报实销
员工

50 元/天
职位

标准

D、出差天数的计算：以实际住宿天数为准.

E、出差人员必须在回公司后的一周内报销相关差旅费用 . 出差人员

须填写出差费用报销单，并将相关费用票据附在报销单后面，经部

门领导签字,行政管理部审核，报总经理签字同意后方可报销.

F、 部门负责人主要审核出差事实和准确的出差时间(何日出差、 何日

回公司)；行政管理部主要核准报销费用标准.

G、对于已实行综合津贴的总公司编制的员工， 如公司安排到其它地

方不再享受该补贴。

2 、外派来京工作人员相关费用的报销：

A、外派来京的工作人员界定： 指由上海总公司派出的， 人事关系及工

资发放均在上海总公司的员工。

B、北京公司发放的津贴标准:北京公司对外派来京工作人员发放当地

津贴，标准为 3000.00 元/月.人.津贴的报销原则上以各种报销

凭证填补，当地各人所得税由本人承担。

C 、外派来京工作人员返回原籍费用报销的相关规定：

a\ 对外派来京工作人员， 公司准予每人每月一次返回原籍， 并报销

往来的交通费。

b\ 原则上回原籍时间安排为双休日。

c\ 公司每月只报销一次回原籍人员往返的交通费，若因工

作需要当月未能回原籍者，可报销其亲属来京的往返交通费(限 1

人次)。该费用报销不累计，凡未当月报销者逾期作废.

d\ 工作需要 , 安排外派人员回原籍时 ,若该人员利用该机会探亲

另行休假两天) ,那么公司不再报销当月回原籍所需交通费.

e\ 利用出差或工作调动之便 ,事先经单位领导批准就近回家省亲

办事， 其绕道而增加的各项费用， 视情况经总经理批准后酌情处理； 对派驻除北京外异地工作所实际发生的各项费用均由业务所在地公

司(邀请方公司)负担,并实行内部结算制

七、各项费用报销付款细则

1、填写付款申请/报销单

[1]、首先要选择不同类型的付款申请/报销单

A、请款单

B、现金报销单
C、备用金请款单

D、支票付款凭单

[2]、 为符合法律和档案保存的要求， 有效的付款申请/报销单须严格

遵守下述的填写要求和附件(原始凭证)粘贴规定： A、请用蓝色或黑色钢笔、墨水笔、圆珠笔填写 B、请勿涂改(包括用涂改液)
C、用中文填写 ,字迹清楚

D、附件必须整齐粘贴在费用报销凭证纸上

E、然后将请款单和报销凭证纸粘贴在付款申请/报销单后

[3]、结合公司实际，以下是必须由申请人填写的要素

A、日期。应与实际申请日期相符.
B、金额.须注明币别：人民币—RMB。

C、金额合计数。大小写必须一致.

D、费用说明 .

E、收款人资料.需写明收款人全称。

F、费用所属部门

G 、付款方式。现金、贷汇凭证及支票等。

H、 申请人签名。 申请人必须是费用发生的直接使用人或直接相 关人,不得由其他员工代签。
2、费用报销程序:

[1]、报销人须在发票上注明经办人，若是招待费须注明何业务、

单位、人数及时间。

[2]、填写费用报销单，交部门经理签字.
[3]、按金额交相关领导审核签字.

[4]、到财务部请款。

3、付款细则

[1]、发票规定

A 、所有发票应为正本，有收款单位及税务监制章。 B 、发票的抬头一般为公司的全称。
C 、发票开票人必须与收款人一致。
D、发票内容必须清楚列明项目、单价和数量等. E 、车费发票背后需注明日期、起止点和事由。
F 、业务招待费发票需写明费用的日期、目的和参与者。 G、住宿发票要附酒店打印的房费清单

[2]、收据

收据一般不得作为正式报销凭证。唯以下收据视同普通发票： A、国家财政部门以及公共事业部门的托收单据或行政事业单位

盖有财政监制章的专有正式收据。
B、国外取得的收据(帐单).

[3]、差旅费申请表

公司人员出差须征得副总裁的书面批准。申请费用时须填写差 旅费申请表。
A 、应注明出差地点、目的、日期和每天费用预算。 B、费用预算应根据公司的出差标准而定.
C、此表经批准后作为申请付款的正式原始数据.
D、出差人员须在出差结束后五个工作日内报销实际费用 ,如实 际费用与预算相差超过 10％时由副总裁追加签字确认。

[4]、业务招待申请表

公司人员招待客户须征得总经理的书面批准。申请费用时须填 写业务招待费申请表。
A 、应注明业务招待目的、日期和费用预算。

B 、此表经批准后作为申请付款的正式原始数据。

C、业务招待经办人员须在招待发生后三个工作日内报销实际费 用，如实际费用与预算相差超过 10%时由执行总裁追加签字 确认。

4、费用入账

费用发生后应及时交财务部入账 , 当月发票当月报销，超额度部 分不予报销.年末， 各部门应将尚未付款的发票交财务部以准确记录 公司当期费用及负债 ; 在年度结束之前, 各部门还应总结当期费用已

发生但尚未收到正式发票的项目， 将相关单据， 如合同， 供应商付

款通知， 交财务部入账。

八、现金报销规定

1、原则上公司以每周五为固定报销费用时间。

2 、其它情况视时处理。

九、借支管理：

1 、现金借支管理：

[1]、 公司员工因公借用公司现金， 需填写借款申请单， 经部门主任审核

报总经理签字同意后方可借支。

[2]、 公司总经理因公在外，不能及时签署意见时, 以电话的形式报总经

理同意方可借支,但事后应及时办好补签手续。原则上超过 3000 元

以上不予以借支现金。

[3]、 专款专用，不得挪为他用，借款只能用于办理公事。

[4]、 对于借出的现金，财务人员必须及时清理，原则上执行前款未清

后款不借的借款原则。

[5]、 因公借款，时间最多不得超出 2 周，有特殊情况，应书面说明，报

总经理同意。

2、支票借支管理:

[1]、超过 3000 元以上费用一般以支票方式支付。

[2]、公司员工因公借用公司支票，需填写借款申请单，并注明借支票，

经部门经理审核报总经理签字同意后方可借支。

[3]、公司员工需向财务人员提供进账单位的名称及大致所需金额，否则

财务人员可以予以拒付，特殊情况特别处理。

[4]、借用支票后须及时将支票存根交与财务部，并在一周内完结费用报

销手续。
总经理拥有对该制度的解释修改权，该制度于总经理批准之日起实施.