1、研发部档案资料管理规定
1、目的:
为了更好的收集和保存研发中心各工作小组及个人工作内容及业绩的原始 文件材料,使研发中心的成果更有效、有针对性的应用到提高公司产品性能等提
供有效服务,建立完整的工作文件档案,特制定技术档案管理制度.
2、适用对象:
研发部所有在职人员。
3、范围: (档案分项目档案和非项目档案)
3.1 研发部各组科研项目档案:按《研发项目管理规定》建立资料包
3.1.1 项目任务书；
3.1.2 项目开发计划表；
3.1.3 项目实验内容及具体实施方案；
3.1.4 项目总结报告
3.1.5 项目阶段工作评审会议纪要；
3.1.6 项目评审意
2、见表；
3.1.7 项目奖惩意见及奖励申请、具体金额分配
3.1.8 项目周期小于 3 个月的,项目完成后一起收集资料,超过 3 个月的每 3 个
月收集一次资料。
3.2 研发部非项目档案:
3.2.1 各类检测试验规范与规程；
3.2.2 各类检测技术、方法与标准；
3.2.3 仪器设备的使用说明书及鉴定、测试证书；
3.2.4 实验过程中的全部技术资料；
3.2.4.1 实验原始记录和分析数据等；
3.2.4.2 实验(检测)报告；
3.2.4.3 实验总结报告
3.2.5 各类专业书籍、杂志及报刊；
3.2.6 资料收集周期为:实验时间不超过 3 个月的,实验
3、完后一起收集,超过 3 人月的,每 3 个月收集一次。其它则为每月递交一次。
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4、档案资料的保存期限:
4.1 检测报告一般性保存 2 年；
4.2 一般技术资料(非检测报告类参考资料)保存 1~2 年
4.3 原始资料与电子及影像资料保存 2~5 年
5、档案资料的归档与借阅管理:
5.1 归档材料必须齐全完整,不得私留重要资料而不归档,技术材料应按程序文 件或项目任务书要求提交,并装订成册；
5.2 档案资料书面归档应统一规格为 A4 纸；
5.3 其中技术档案资料密级由部门主任审定 ,科研项目组成员必须遵守保密规 定,不得
4、泄密。
5.4 借阅是发挥档案作用的基本形式之一,除密级资料外,其他书籍、杂志及报 刊可以借阅。密级资料必须经部门主任审核 ,签字批准至技术研发中心总经理后 方可借阅,并按保密制度办理。
5.5 到期档案由研发中心总监审批后, 由综合科项目管理员负责整理封存。
5.6 经同意借出之档案,每次最长时间为三天。如工作需要,到期后需继续使用 的,应办理续借手续。 如遇假期,必须将所借技术档案退回。 到期未归还或未办理 续借手续者, 由项目管理员负责催收,并要求其限期归还。到期还未归还 , 由项目 管理员根据所借资料的实际价值 (各类书籍按标价、资料按制作价格)报部门负 责人审查,研发部主任
5、批准后,对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借 档案,根据其时间的长短,可按处罚金额的 1/2 至全额返还。
5.7 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁 ,不得转借、拆散、涂改、抽换和 丢失。借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况,做到认真负责。如发 现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的 重要性进行处罚, 由项目管理员报部门负责人审查 ,研发部主任批准后,对档案借
阅人进行处罚。
6、综合办公室的任务和管理人员的职责:
6.1 综合档案室的任务 :
6.1.1 集中、统一、科学地管理好技术档案 ,维护技术档案的完整、系统、准 确和安
6、全,并及时、准确地提供利用。
6.1.2 协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整
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理、立卷归档工作。
6.1.3 承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档 ,提供技术资料平 台为全公司有关单位和技术人员服务。
6.2 档案管理人员的职责:
6.2.1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策,保证技术档案工作任务的完成。 积极主动地为生产、开发提供技术资料。
6.2.2 科学地管理研发部技术档案 ,承办技术资料和技术档案的接收、分类、 编目、登记、保管、复制、借阅、
7、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。
6.2.3 遵守公司保密制度,做好安全工作。
6.2.4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。
6.2.5 保持档案室内整洁、卫生,对破损或变质的档案,要及时修补和复制。 7、资料收集管理流程:
项 目 / 档 案 管
理员登记
实 验 / 项 目 资
料收集
资料整体、归
类和存档
流程图: 实 验 / 项 目 申
请/审批
责任人: 各 申 请 人 / 主
任及以上
项目管理员 项目管理专员 综合办公室
8、研发中心人员在申请加薪和晋级时 ,上级领导需参考该工作人员工作档案 ,确定 工作业绩之后,再决定加薪晋级事宜。
9、本管理规定至公布之日起执行。
制订/日期:
审核/日期:
批准/日期:
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