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通信管理制度
1 、 目的
为了提高公司的经营管理水平，节约管理成本，保证公司通信畅通，确保信息的及时传递，提高工作效率、减 少失误，制订本规定。
2 、 适用范围
适用于本公司的办公网络、电话、移动集群号、传真、电子信箱、 AM 等.
3 、 职责权限
3 。1 行政部：负责公司通讯工具的管理及合理配置。
3 。2 行政部 IT：负责员工入职时，相关个人信息的提报及对员工加入公司通信系统的宣导、使用指引.
3 。3 财务部：负责通讯费用的支付管理工作, 以及对费用异常情况的处理.
4、术语定义
无
5、程序
5 。1 办公电话的配置标准
5 。1.1 公司总机配置标准：公司配备了一部话务总机，由行政部前台文员管理、使用.
5 。1 。2 公司各部门内线电话配置标准:按办公室人员人数及实际工作需要配备内线电话.
5 。1 。3 公司各部门开通外线电话标准：部门主管级以上、对外业务、跟单人员,按人数各配备一个公司专用的 手机号：分机电话:如需开通国内长途,一律提交书面申请，经部门负责人审核、行政部负责人审核、行政部负 责人复核、公司直管领导批准，方可开通。
5.1.4 公司各部开通国际长途标准:副总级以上人员可开通国际长途，海外销售可根据需要提交书面申请开通国 际长途，其它部门或个人未经批准一律不准开通国际长途，如需开通国际长途,一律提交书面申请，经部门负责 人审核，经部门负责人审核、行政部负责人复核、公司直管领导批准，方可开通.
5 。2 电话使用规定
5 。2 。1 电话总机由行政部前台文员负责值守，外线电话均由前台文员接转或直拨分机自动转接。前台的总机 不能长时间占线,前台不能用总机拨打电话，接电话长话短说,保证所有来电畅通。
5.2.2 所有申请开通外线功能的员工，每人将分配一个四位随机密码,通过该密码在反映定授权分机可拨打预先所 申请通话权限对应等级的话务， 费用统一结算于对应密码帐户上， 个人保管好自己的话务密码， 防止他人滥用、 盗打，如因个人保管不慎而产生的异常话单，将由密码使用人承担。
5 。2 。3 对已开通外线功能电话，由员工个人负责外线功能的使用管理，在电话使用中,严禁公话私用。行政部 每月不定时核查话务情况，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，给予罚款100 元/次,并通报批评. 5.2.4 禁止利用公司电话聊天,员工在上班时间如接听私人电话， 应长话短说， 以免造成电话线路的繁忙， 每次通 话时间不得超过 5 分钟。
5.2。5 员工必须第一时间接听所有来电，如果暂时离开座位，同一办公室其他同事应在5 秒内代接,如果长时间 不在座位或出差， 应提前将电话呼叫转移到在公司的其他同事电话上,若离响玲电话周围最近的办公座侠员工在 没有接听电话的情况下,不代接响铃电话，发现一次,外罚 10 元。
5 。2.6 已开通电话外线功能的员工一经离职，网络管理员应在签核完离职结算表后及时将该员工的外线功能关 闭, 同时做好登记。
5 。2 。7 配备公司专用手机号的人员：公司网管负责每月固定向经理级以上人员正常使用的号码充费 100 元， 主管级以下人员(含主管)正常使用号码充费 50 元,充费时间 28-31 号，并开通集群号，每月经理级超出 100 元金额及主管超出 50 元的的话费提出书面申请， 公司酌情给予报销， 但公司保留对此号通信记录的稽查权， 若 因个人使用办公手机号办理私人事务,一经查实按私人通讯总费用的金额 10 倍罚款，使用办公手机号的人员在 离职时需将此号码交接于行政部网管处，并保持话费原有金额,若低于原有金额, 网管查询记录,人事文员在结算 工资时按实际缺少的金额在离职工资中扣除。
5.2。8 总经办行政部每月核查座机通话清单，如发现有打私人电话，且无提前注明者,除由其个人赔偿所发生的 话费外，给予罚款 100 元/次,并通报批评。
5 。3 传真机配置标准

5.4 。1 公司传真实行纸张传真
5。4.2 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件，或把公司相关机密资料、文件传真出去,一经发现，给予 罚款 100 元/次，情节严重者给予解除劳动合同，同时保留追究其刑事责任的权利，公司传真机应保持24 小时 通畅状态。
5 。5 电子邮箱配置标准
5 。5 。1 凡是配备办公电脑的员工，每人配置一个内AM 邮箱帐号。
5.6 电子邮箱的使用规定
5.6.1 公司网络管理 员协助员工在其办公电脑上安装、配置一个内部 AM 邮箱号，并简要说明使用过程中需要 注意的事项，员工应熟练使用AM 软件的各种功能，每日上班后，及时打开AM 软件，接收、阅读、回复电子
信息等，并做好重要信息通知的备份。
5.6.2 员工发送较为重要的电子邮件，发送后，还应采取有效的方式知会收件人， (如电话转告)
5 。7 移动电话、群号的使用管理
5 。7.1 新入职员工入职三日内必须峰回路转入公司集群网，及时回复集群网系统确认
信息， 保证次月生效。 若经提醒仍未在信息有效期内及时进行短信回复,导致加入公司集群网超时者,取消当月通 信补贴，没有通讯补贴的处以 50 元罚款。
5.7。2 行政部人事组应在员工入职后及时将联络信息提报公司集群网管理员,如因人事组未及时将联络信息提报 到集群网管理员造成的开通集群网失败，给予人事组当事人50 元/次罚款.
5 。7 。3 所有集群网使用人员必须开通呼叫等待功能，上班时间禁止利用集群网短叼聊天，影响正常的联系和 工作，如发现有违反规定，严重影响公司正常通讯者，行政部有权要求提供个人通话清单进行核查，并处罚50 元/次，不配合者，按照相关规章制度处理,取消当月通讯补贴。
5.74 公司员工固定电话、短号、手机号码如有更改,必须第一时间在 AM 等内部公布更新。
5.7.5 加入公司集群网手机,必须保证 24 小时开机，并设置呼叫等待功能，保障通信畅通。休假期间亦然，如有 特殊原因未能开机， 必须事前通知上级领导， 同时第一时间告知备用联系方式， 待手机通畅时更改自己的号码。 5.7.6 对享有通讯补贴但将移动电话置长时间不接， 不通或者关机状态， 同时并未提供其他电话联系方式,严重影 响工作者，给予通报批评并罚款 50 元/次。主管级(含)以上 100 元/次，一个月内出现三次以上(含三次) ,除 处罚外，取消其当月通讯补贴。
5 。7 。7 公司内部人员之间的沟通，一律使用办公分机或集群网短号,严禁使用公司外线电话拔找集群网内手机 电话，一经发现,给予罚款 50 元/次。
5.7.8 公司集群网公限公司内部员工加入使用，一律不准非本公司人员加入。
5 。8 通讯设施的维护
通讯设施(网络、电话、传真、 AM 电子邮箱)出现问题时，应及时向行政部网络管理员提交设备维修单，报 修处理， 行政部应在第一时间内将问题故障维修好 (最迟不得超过一个工作日) 若因其他外在因素造成的故障， 不能在第一时间处理妥当，网络管理员应当向当事人说明情况并及时跟进、解决。
5 。9 网络及时通讯管理规定
5 。9.1 公司内部及时通讯工具 AM，是公司专为内部员工协同工作而开设,原则上，配备办公电脑的员工均可分 配到一个 AM 帐号。
5.9。2 上班期间， 所有员工必须登录 AM，并调整为在线状态， 如上班期间外出可将状态修改为 “离开”或 “外 出"，上班期间，未登录 AM 的员工，经查实，一律处以 10 元/次的处罚。
5 。9 。3 公司员工必须及明填充、更新AM 个人联系信息。
6、相关文件 无
7、相关记录
7.1 设备维修申请表
7.2 电话、电脑、邮箱、短号新增/变更单 手机群号管理及电话、邮箱申请管理流程
管理流程图 部门/责任人

提出通讯需求

填定电话、邮箱新增/更改申请

部门主客/经理确认

相关部门/个人

相关部门/个人

相关部门/个人

部门主客 /经理确
认

网络管理员审

NO
相关部门各级负责人

网络管理员

行政经理审

行政部主管/经理

网络管理员跟

行政部网络管理员

交付使用并做好登记存

行政部网络管理员

使用人离职后，立即关掉其
电话外线或电子邮箱

NO

行政部网络管理员

做好使用的终止记录并存档备案

行政部网络管理员