企业证照管理制度(原创).docx

为规范集团及其控股子公司的企业证照业务管理，保障公司证照安全有效、提高证照应 用效率，根据证照业务实际，制定本管理办法 .

企业证照是指依据法律法规或者市场惯例，企业应具备的、可以重复使用的各种身份证 明 文件、权属证明文件、 许可文件、 鉴定文件的正本、 副本及相应的电子数字证书.(以下简称 “证 照”)

公司证照实行 “统一领导、集中保管、分工办理、借用管理”的制度。
统一领导 是指公司所有涉及证照的业务活动统一由一个部门归口主管。
集中保管： 是指公司所有证照由公司综合档案室集中保管，需要借用时办理借出登记。
分工办理： 是公司指定对口部门分工负责办理证照的申请新办、审核更换等工作。
借用管理： 是指公司对证照的借用采取借用审批、借用登记、定期盘点、归还核销等措 施进行有效管理。

身份类： 是证明企业身份的物件，具有“一个组织只一个惟一号码”的特点.
如,工商管理部门签发的《营业执照》(商事登记证)、人民银行签发的 《机构信用代码证》、 社保机构签发的《社会保险登记证》等。
权属类： 是政府机构签发的明确资产权利法律归属的物件，其特点是对资产的独占性。
如，国土部门签发的《国有土地使用权证》、房产登记部门签发的《房地产权证》、《不动 产登记证》、车辆管理部门签发的《机动车登记证》、商标管理部门签发《商标注册证》、知识
产权局签发的《发明专利证书》、《实用新型专利证书》、《外观设计专利证书》. 等
许可类： 是政府管理机关或者商业机构授予企业从事某项活动权利的证件。
如人民银行签发的《开户许可证》、质量监督部门签发的《全国工业产品生产许可证 交通运输管理部门签发的《道路运输经营许可证》、环保部门的签发《排污许可证》、省市政

,

府签发《台港澳侨投资企业批准证书》等等 .
鉴定类:是政府或者第三方中介对公司某项工作达到一定水平的评价证明证书。
如 ISO 系列证书、税务部门的纳税证明、 《车辆购置税完税证明(正本)》、工商机关签发 的“驰名商标“认定，中介机构发布的省、市“名牌产品"等.

身份类证照普通有正本和副本，如《营业执照》有正本和副本。正本、副本的使用，各 政府部门规定不一致。普通情况，副本使用较多，或者用于张贴或者用于政府部门办事 .

身份类证照附有电子数字签注证书(即 Key) ,用于企业在政府 IT 系统办事时登陆系统、 证 明身份之用。如与《组织机构代码证》对应的“组织机构数字证书KEY",与国税局《税务登记 证》对应的“纳税申报KEY”，商业银行网络银行的Key 等。

1、 集团总经办为证照主管部门，负责对公司证照业务实行统筹规划、组织协调，统一制
度，监督和指导。
2、 负责制定制度,对制度执行情况进行培训、指导、监督、检查。
3、 对公司证照业务工作实行统筹规划，组织协调各部门、各方面的力量，保障公司证照
公司安全有序开展。
4、 根据公司职能分工,制证照办理及审核更换工作分工表,经公司审批后组织实施.

1、 负责公司证照的集中保管，对集中保管的证照的安全完整负责。
2、 负责建立证照台帐，登记证照出入库记录，定期报告证照保管、办理、借用情况。督
促新办及借出的证照的收缴。
3、 集团总经办指派专人负责综合档案室的证照保管日常业务。

1、 对口部门对相关证照的及时办理和定期审核负责.
2、 证照办理或者审核后，及时将证照移交集团综合档案室集中保管。

1 、借用部门对借用的证照合法使用及证照的安全完整性负责。
2、借用部门按制度办理借用审批 借出等记，及时归还证照 .

1、 公司实行证照 “集中保管”制度。
2、 集团综合档案室为证照的集中保管部门，总经办指派专人负责证照的保管.
3、 档案(证照)管理员变更调整,应办理岗位交接手续， 总经办负责交接监督。交接记录
表应与证照台帐一起存放。
4、 新办或者定期审核后的证照，应在办理后一周内移交集团综合档案室集中保管。
5、 证照应单独存放于放火、防潮、防尘、防盗的场所。
6、 档案(证照)管理员应对集中保管的证照建立和登记 “证照台帐” .每月 15 日前向总经

办负责人、审计监察部门、公司领导报送一次证照存续情况，并对各对口部门单独报告其对

口的证照的存续情况。
7、 档案(证照)管理员对借出的证照应催促借出部门按时归还，对归还的证照应检查其
完整性,缺失损坏的应及时报告总经办负责人处置 .对逾期不还的，应及时报告总经办负责人 处置。

1、证照借用应按有关审批权限进行审批。 档案(证照)管理员凭审批文件办理证照借出及
登记。 证照保管员应将借用审批记录保留3 年， 以便审计部门对其操作规范性进行审计监察。
2、证照借用审批程序 : 申请(经办人)→ 审核(部门负责人)→ 审批 (总经办负责人)
3、证照借用时间原则上不超过一个月 ,超过一个月应办理延期审批。个别需要长期使用 的证照，应先退回综合档案室，再办理借用手续。
4、证照借用部门应按规定期限归还借出的证照。 档案(证照)管理员应披露超期未归还的 证照的情况.

1、证照的办理及审核，由总经办依据公司部门职责分工及政府事务对口划分，不能划分 给公司部门的证照，由总经办负责办理及年审。
2、对口部门负责办理有关证照，有权要求有关部门协同办理相关资料、手续、现场审核 等工作，并对协同情况进行考核，报总经办进行处罚。

1、档案(证照)管理员如属于兼职的人员 ,证照主管部门应根据其承担的证照管理及非

证照管理全部工作量，酌情赋予其适当证照管理方面的津贴 .
2、对于证照办理或者审核有功的人员，公司酌情赋予 200—2000 分的激励考核.

1、档案(证照)管理员存在未建立证照台帐、 未按期报告证照台帐、 未审批擅自借出证照、 未追缴新办或者超期借出证照等失职行为的,每项违规赋予 50 分的负激励考核.
2、证照对口部门存在未及时新办证照或者完成定期审核等失职行为的， 每项违规对直接 经 办人其直接上级分别赋予 100 分的负激励考核。
3、证照对口办理部门在办理或者定期审核证照过程中， 公司相关协同部门不予配合影响 办 理或者定期年审的,对相关责任人及其直接上级分别赋予 50- 100 分的负激励考核。
4、遗失或者损毁证照的，对直接责任人及其直接上级赋予 300— 1000 分的负激励考核. 相 关责任人承担证照遗失或者损毁给公司带来损失的赔偿责任.

本制度合用于 XXXX 集团及其控股子公司有关证照的管理。
本制度由集团总经办负责修订解释，自签发之日起执行 .
《2022年证照管理对口分工表》

发放范围：集团及子公司
编 制：总经办

报 送：董事长、副董事长、总经理、副总经理
存 档:总经办

营业执照
组织机构数字证书 (UKEY)
台港澳侨投资企业批准证书
广东省工会社会团体法人资格证
组织机构代码证 -工会
外商投资企业财政登记证


身份类
身份
类 许
可类
身份
类 身


铜企管部 铜企管部 铜企管部 铜企管部 铜企管部
铜企管部


企管部
企管部
企管部
企管部
企管部

— -

道路运输经营许可证

许可类

车队

企管部

机动车辆登记证
车辆购置税完税证明 (正本)

房地产权证

银行开户许可证
机构信用代码证
普通纳税人认定通知
银行开户许可证 -工会
机构信用代码证 -工会

高新技术企业证书及牌匾
民营科技企业资格证书

全国工业品生产许可证
ISO9001 质量管理体系认证证书
ISO14000 环境管理体系认证证书
广东省采用国际标准产品认可证书
广东省清洁生产企业证书
广东省污染物排放许可证
安全生产标准化证书

对外贸易经营者备案登记表
海关报关单位注册登记证
自理报检企业备案登记证明书

权属类
鉴定类

权属类

许可类
身份类
许可类
许可类
身份类

鉴定类
身份类

许可类
鉴定类
鉴定类
鉴定类
鉴定类
许可类
鉴定类

身份类
身份类
身份类

车队
车队

总经办

资金部
资金部
财务部
资金部
资金部

总经办
总经办

铜企管部
铜企管部
铜企管部
铜企管部
铜企管部
铜企管部
铜企管部

销售公司
销售公司
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企管部
企管部

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财务部
财务部
财务部
财务部
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企管部
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芜湖销售部
芜湖销售部
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