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HB-JS/ZD-02

技术文件及档案资料管理制度

1 总则

1.1 为了加强公司技术档案的管理， 充分发挥技术档案在生产过程中的作用，依据 《科学技术档案工作条例》、结合本公司实际工作的特点，特制定本规定。
1.2 技术档案是公司生产经营中的重要组成部分，是公司在新技术、新产品、新设

计、新工艺、 新材料等技术研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的， 并按归档 要求整理归档的(包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等)产品研制档案、 专题技术档案等。
1.3 技术档案是技术研究和生产活动的真实记录，公司必须实行集中统一管理，使 之完整、

准确、系统、安全和有效地开发利用。

1.4 技术档案工作是公司经营管理工作的重要组成部分，是生产科研活动的重要环

节，公司把技术档案工作纳入公司经营管理工作中，与工作紧密结合，实行生 产与建 档工作同步管理。
2 技术档案归案制度

2.1 归档要求

2.1.1 各生产部门必须严格按要求的归档范围进行归档。

2.1.2 各相关材料在立卷前应按照收发文簿或有关记录逐一核对，必须齐全、完整、

准确、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。

2.1.3 归档的文件材料必须经过系统整理，保证质量，做到分类科学保管期限划分准

确、字迹清楚、装订整齐美观结实，不允许有金属物和用圆珠笔、铅笔、复写 纸等书写(包括领导签字)。

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2.1.4 归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应清点核对无误后履行 签字手 续，各存一份。
2.2 归档时间

2.2.1 本年度形成的文件材料，由主管单位文书或各专业处室统一整理、立卷，于次 年 6 月 末前归档。
2.2.2 临时机构所形成的文件材料由临时机构在任务结束后归档。

223 重大技术改革方面的科技文件，在取得成果经项目负责人审定后 3 0 天内归 档。

2.2.4 外购或内购设备的随机文件 ,在设备开箱当场验收后归档。声像档案中，录像带 归档要

在形成年代的次年 3 月末前归档。

3 技术档案收集工作制度

3.1 收集范围 凡是本公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的技术文件材料、图纸照 片、

底片、带等各类载体的原始资料都应进行收集。

3.2 基本要求

3.2.1 各个部门应将技术档案收集工作做为本部门一项重要的基础管理工作，保证档 案的齐全 和完整。
3.2.3 收集的技术文件材料要全面、及时、真实。

3.2.3 本公司新进设备开箱检验，必须有档案管理人员参加，对资料不齐全的应想办 法补办， 不符合要求的不预验收和签字。
3.2.4 技术档案材料收集不齐全应考核技术档案管理人员。

4. 技术档案整理立卷制度

4.1 基本原则

4.1.1 整理档案应根据技术资料的来源、内容和形式保持文件之间的历史联系。

4.1.2 整理后的技术档案必须便于保管和利用。

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4.2 工作内容

4.2.1 技术员要对技术文件认真整理，并根据归档工作有关规定进行立卷工作。

4.2.2 技术员应认真进行技术的档案整理、立卷工作。并负责全部技术档案分类、案 卷排列、

编号、编写案卷目录等工作。

4.3 基本要求

4.3.1 原件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件要立在一起，不得分开、文 电应合一立卷。
4.3.2 立卷时，对文件材料有破损的要修补，并在装订前将金属物去掉，文件材料必须字迹清 楚、耐久、严禁复写和用圆珠笔、铅笔书写材料。
4.3.3 凡是归档的技术材料，底图和蓝图一并归档，重要的蓝图可归档两份。并有技术负责人 签字。
4.3.4 归档时必须办理归档手续，由归档人填写移交清单一式两份，当面查点清楚， 交接双方 签字，各保留一份。
5. 技术档案保管制度

5.1 工作内容

5.1.1 接收技术档案必须认真验收，并给予办理接交手续。

5.1.2 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

5.1.3 原图不得外借。修改后的原图存档，要认真检查其修改、补充等情况。底图存放要以平

放为宜。

5.1.4 定期进行档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行 修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡，要注明原因。
5.2 基本要求

5.2.1 保管工作要做到不得使技术档案分散、 不得使档案互相混乱、 档案不得丢失、 不得泄密、

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不得使档案遭到损坏。

5.2.2 每年对库存档案的数量、保管情况进行一次检查。对于特别重要的档案要逐卷 逐件检查， 一般档案可逐卷检查。
5.2.3 档案装具材料要符合国家档案标准的要求。

5.2.4 调换工作时要办理交接手续，对档案材料现有数量和状况做全面或部分检查。

6. 技术文件、档案资料的借阅、发放制度

6.1 基本原则 按公司有关规定，技术员负责全公司档案的提供利用工作。

6.2 借阅范围 凡是本公司生产、经营、基建、管理各项活动中形成的技术档案，管理员一律负

责提供利用。

6.3 借阅要求

6.3.1 本公司工作人员，因工作需要借阅、查阅技术档案时，必须办理借阅手续，经档案员同 意后即可借阅 。
6.3.2 借阅技术档案必须妥善保管，保持档案的完整与安全，阅卷时严禁吸烟、折 叠、剪裁、 抽页、勾画、涂改、转借或擅自复制、拍照、如有泄密、丢失、玷 污、撕折和涂改等情 况，要依据有关规定进行处理。
6.3.3 借阅人员不准擅自到技术室内查找、翻阅。

6.3.4 凡有下列情况之一者，应立即将所借阅的技术档案资料送还档案室。

① 借阅人请假或出差超过半个月以上。

② 借阅人调离工作，离开本公司。

③ 遇到重要节假日时，档案资料必须在节前返还

④ 因工作需要，档案室认为有必要提前返还者。

6.4 发放制度

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技术文件(图纸)发放，须填写《图纸发放记录登记表》，发放到生产过程 中的图 纸，必须由相关部门按照《图纸发放记录登记表》的要求填写具体、完 整，不得代替他 人填写。
7. 技术档案保密制度

7.1 保密原则

技术档案保密工作要内外有别，对外必须坚持保密，对内则在遵守国家保密制度的前提 下，尽量便于提供利用。
7.2 保密范围 技术档案是公司的宝贵财富， 凡涉及本公司利益， 在一定时间内只能让一定的 人 员知悉的文件材料，均属保密范围。
7.3 基本要求

7.3.1 档案管理员要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄漏机密。对违反保密制 度的人和事要坚决抵制，并及时向公司领导反映。
7.3.2 属于保密范围的档案应标明密级，对不同密级的档案应由不同范围的人员查阅利用，不 得擅自扩大利用范围。
7.3.3 查阅档案人员，不得将档案带出室外或放在它处。

7.3.4 如发现泄密或档案丢失时，应立即向公司领导报告，并及时采取有效措施。

8. 原图管理制度

8.1 基本原则 凡是在生产和管理活动中形成的具有保存价值的重要原图档案， 要集中统一由综

合档案室保存。如有特殊需要，按有关规定执行。

8.2 基本要求

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8.2.1 凡是本公司自行设计的原图应由设计部门移交档案室统一保管， 并填写移交清 单一式两 份，双方在移交清单上签字，以备存查。
8.2.2 归档原图必须完整、签字齐全、分类编号正确、字迹线条清晰，原图的标准尺寸按国家 标准执行。
8.2.4 技术室对归档的原图要分类、编目、平放保管、定期检查、做到账物一致。

9. 图纸更改、补充制度

9.1 基本原则

根据图纸更改制度的要求 , 修改己归档的图纸要有经过主管领导批准的《设计更改 通知 单》。
9.2 基本要求

9.2.1 修改已归档的图纸，要有技术负责人或本公司领导批准的《设计更改通知单》，方能修 改。
9.2.2 为了保持图纸和生产现场相符，各部门对设备改进及设备迁移，增设、变更时，在变更 后一个月之内，由技术人员负责修改底图。
9.2.3 当更改涉及到主要技术参数和功能、性能指标的改变， 或人参安全几相关法律 要求的时， 应对更改进行适当的评审、验证和确认，经总工程师批准后才能实 施，评审应包括评价 更改对产品组成部分和已交付产品的影响。
9.2.4 应建立并保持记录， 以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应 保持清晰、 易于识别和检索，应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、储 存、保护、检索、保 存期限和处置所需的控制。
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